W dzisiejszym świecie biznesu, gdzie dane są nowym złotem, umiejętność efektywnej analizy informacji staje się kluczowa dla sukcesu każdej organizacji. Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje potężne narzędzie do analizy danych – wymiary analityczne. Są one nieocenione w procesie podejmowania decyzji, pozwalając na głębokie zrozumienie operacji biznesowych i finansowych.
Wymiary – definicja, założenia i przykłady
W dobie cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych, narzędzia ERP takie jak Microsoft Dynamics 365 Business Central odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Jedną z najbardziej wartościowych funkcji Microsoft Dynamics 365 Business Central są wymiary analityczne, które umożliwiają głęboką analizę finansową i operacyjną firmy. Czym zatem są wspomniane wymiary?
Mianem wymiarów określa się wartości, które umożliwiają dzielenie zapisów na kategorie, a następnie ich śledzenie i analizowanie w systemie. Wymiary mogą służyć również do oznaczenia zapisu/operacji. Przykładowo; mogą one wskazywać projekt lub dział, z którego pochodzi zapis. Zamiast konfigurować oddzielne konta księgi głównej dla każdego działu i projektu, można użyć wymiarów jako podstawy do analizy, a tym samym uniknąć konieczności tworzenia skomplikowanego planu kont.
Mówiąc wprost, wymiary analityczne to atrybuty, które można przypisać do różnych zapisów w systemie, takich jak transakcje finansowe, zamówienia czy faktury. Pozwalają one na kategoryzację danych według różnych kryteriów, takich jak dział, projekt, czy centrum kosztów. Dzięki temu, użytkownicy mogą przeprowadzać szczegółowe analizy i generować raporty z podziałem na wybrane kategorie.
Powiązanie z innymi elementami systemu
Wymiary nie dotyczą jedynie wymiaru finansów, a całego systemu m.in.: zapasów, zleceń produkcyjnych, pracowników, kampanii sprzedażowych, centrów kompetencyjnych, kont księgowych nabyców i dostawców. Wymiary mogą określać dowolną kategorię, np.: MPK, wydział, centra kosztów/centra przychodów, grupy zapasów/nabywców/dostawców, obiekty kosztowe, obszary działania, inwestycje, projekty, sprzedawca etc. W praktyce wspomniane kategorie uzależnione są bezpośrednio od potrzeb firmy.
Warto zauważyć że pod każdym wymiarem znajdują się konkretne wartości. Przykładowo w ramach wymiaru wydział mamy różne wartości wymiaru, takie jak np. sprzedaż, administracja, produkcja, marketing etc. Mówiąc wprost; wymiarów używamy po to, aby w sposób łatwy, uporządkowany oraz czytelny skategoryzować wykonywane operacje, a następnie posługiwać się nimi.
Użycie wymiarów podczas bieżącej pracy w systemie
Aby skorzystać z wymiarów w Business Central, należy je najpierw zdefiniować i ustawić. Proces ten obejmuje stworzenie wymiarów i przypisanie im wartości, które będą reprezentować konkretne kategorie analizy.
W przypadku systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central po wejściu w zakładkę kategorie wymiarów użytkownikowi prezentowana jest lista wymiarów. Warto jednak dodać, iż jest to wyłącznie lista wymiarów, a nie ich wartości (gdyż wartości dostępne są po kliknięciu na zakładkę Wymiary -> Wartości Wymiarów). Nadmieniona lista umożliwia opisywanie zdarzeń. Dzięki niej do każdego projektu możemy dodać nową wartość. Aby tego dokonać należy wyświetlić listę wartości, a następnie dopisać nową kategorię. Ta kategoria może być przypisywana automatycznie do wszystkich zdarzeń gospodarczych, które będziemy rejestrować. Oczywiście w każdej chwili użytkownik może dodać nowy wymiar. Wystarczy wejść w zakładkę Edytuj listę, a następnie dopisać wspomniany wymiar. Przykładowo; w celu rejestracji kosztów firmowych samochodów możemy założyć nową kategorię, a następnie wybrać wartości, które w ramach tej kategorii chcemy rejestrować. Następnie wystarczy wpisać wszystkie dostępne pojazdy (w celu rejestracji zdarzeń z tym oznaczeniem). Po oznaczeniu transakcji będziemy wiedzieć, że dana transakcja dotyczyła takiego, a nie innego pojazdu.
Bieżąca analiza i przegląd danych
W sytuacji, gdy pragniemy wprowadzić do systemu nowy dokument i musieli podać przy nim (oprócz konta księgi głównej) kilka wymiarów byłoby to trudne, ze względu na zwiększenie czasochłonności prowadzonej operacji. Jednak część rzeczy może być zdefiniowana w systemie jako wartości domyślne. Dobrym przykładem jest kartoteka nabywcy. W ramach wspomnianej kartoteki nabywcy dostępny jest parametr Wymiary -> Wiersz oraz Wymiary -> Zakres. Wymiary -> Zakres jest bardzo wygodnym mechanizmem służącym do tego, aby dany wymiar przypiąć do większej ilości kontrahentów, niż jednego. Niemniej na przykładzie jednego nabywcy można zobaczyć, w jaki sposób został on oznaczony wymiarami. Jest to kluczowy element w systemie, niezbędny do tego aby posługiwać się wymiarami w sposób prawidłowy. Np. Wspomnianemu kontrahentowi na różny sposób przypisane zostały cztery wymiary. Pierwszą kategorią jest grupa nabywców. W przypadku, gdy kategoria wymiaru oznaczona została np. jako Large, a w rubryce Księgowanie wartości widnieje informacja „ten sam kod”, oznacza to, że dla tego nabywcy musimy używać tej kategorii wymiaru. Co więcej każda transakcja prowadzona dla tego kontrahenta będzie miała automatycznie przypisany ten wymiar i automatycznie zostanie oznaczona w ten sposób. Oczywiście inni kontrahenci mają przypięte inne kategorie. Oznacza to, że tak naprawdę użytkownicy nie przypisują tej kategorii ręcznie. Nie jest to potrzebne gdyż wspomniana Kategoria przypisywana jest automatycznie na podstawie kartoteki nabywcy.
Podobna sytuacja dotyczy obszaru. W tym przypadku kodowanie obszaru jest nieco inaczej zbudowane (ze względu na numerację). Tym samym kod wymiaru (jego nazwa) może być zbudowany w sposób dowolny. Gdy w rubryce Księgowanie wartości widnieje informacja „Kod obowiązkowy”, oznacza to, iż wybór Kodu wartości wymiarów musi zostać wpisany (wybrany z listy). Co istotne to fakt, że w przypadku wprowadzanych zdarzeń gospodarczych możemy mieć zarówno wymiary, które dotyczą całego dokumentu, jak i wyłącznie poszczególnych wierszy. Uzupełnienie wszystkich niezbędnych parametrów jest konieczne do zarejestrowania dokumentu. W innym przypadku systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central uniemożliwi nam wykonanie tej operacji. Warto dodać iż możliwe jest zbudowanie alokacji, która automatycznie będzie rozbijać wprowadzoną transakcję na poszczególne wymiary.
Raporty i analizy danych z użyciem wymiarów. Konfiguracja.
Istnieje cała masa sposobów na dokonanie analizy danych z wykorzystaniem wymiarów. Jednym z nich jest plan kont. Wbrew pozorom nie zawiera on wyłącznie informacji dotyczących kwot widniejących na danych kontach. W ramach planu kont możemy przefiltrować wspomniane konta tak aby np. wyświetlane były wyłącznie konta zespołu nr. 4. Po wybraniu odpowiedniego filtra wspomniane wartości możemy ograniczyć do wyłącznie jednego wydziału. Opisywana opcja umożliwia budowanie analiz dla poszczególnych kategorii. Co więcej, interfejs Zapisy księgi głównej jest dostępny zarówno w formie tabeli, jak i w postaci czytelnej analizy. Oczywiście w obu postaciach dostępne są filtry, które umożliwiają stworzenie jeszcze czytelniejszej analizy, zawierającej wyłącznie interesujące nas dane.
Jak widać na powyższym przykładzie, wymiary analityczne umożliwiają na przykład śledzenie kosztów i przychodów według działów, projektów czy lokalizacji. Pozwala to na szybką identyfikację obszarów generujących największe zyski lub straty i podejmowanie działań korygujących. Wymiary mogą być również wykorzystywane do analizy trendów sprzedaży, efektywności kampanii marketingowych czy do monitorowania budżetów.
Korzyści z użycia wymiarów analitycznych
Korzystanie z wymiarów analitycznych w Microsoft Dynamics 365 Business Central przynosi wiele korzyści, w tym m.in.:
- Uproszczenie struktury kont – zamiast tworzyć skomplikowany plan kont dla każdego działu czy projektu, wymiary pozwalają na analizę danych bez konieczności modyfikacji podstawowej struktury księgowej.
- Lepsze zrozumienie danych – wymiary pozwalają na głębszą analizę danych, co przekłada się na lepsze zrozumienie prowadzonego biznesu.
- Lepsza analiza i raportowanie – wymiary umożliwiają tworzenie wielowymiarowych raportów, które dostarczają szczegółowych informacji o efektywności poszczególnych obszarów firmy. Pozwala to na szybsze podejmowanie decyzji i lepsze zarządzanie zasobami.
- Elastyczność i skalowalność – system wymiarów w Microsoft Dynamics 365 Business Central jest wysoce elastyczny i można go dostosować do zmieniających się potrzeb biznesowych. Dodawanie nowych wymiarów jest proste i nie zakłóca bieżącej pracy.
- Ułatwienie raportowania – dzięki wymiarom tworzenie spersonalizowanych raportów jest niezwykle proste, szybkie oraz czytelne.
- Optymalizacja operacji – wymiary umożliwiają prostą i szybką identyfikację obszarów wymagających poprawy, co może prowadzić do optymalizacji ogółu prowadzonych procesów biznesowych.
Przykłady praktycznego zastosowania wymiarów
- Analiza sprzedaży – wymiary pozwalają na śledzenie, który dział sprzedaje najwięcej produktów, co ułatwia alokację zasobów i planowanie sprzedaży.
- Kontrola kosztów – przypisanie kosztów do konkretnych projektów lub działów pozwala na dokładniejsze śledzenie wydatków i identyfikację obszarów do optymalizacji.
- Budżetowanie – wymiary ułatwiają tworzenie i kontrolę budżetów, pozwalając na szczegółowe planowanie finansowe.
- Analiza efektywności pracowników – wymiary umożliwiają dokonanie realnej oceny poziomu wydajności pracowników poprzez przypisanie ich pracy do konkretnych zadań, projektów lub działów, co ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi.
- Optymalizacja łańcucha dostaw – przy użyciu wymiarów możliwa jest analiza kosztów związanych z konkretnymi dostawcami lub kategoriami artykułów, co pomaga w negocjacjach cenowych i wyborze najbardziej efektywnych partnerów biznesowych.
- Zarządzanie projektami – korzystając z wymiarów możliwe jest przypisanie kosztów i przychodów do wskazanych projektów, co przyczynia się do łatwiejszego i szybszego monitorowania rentowności i postępu prac.
- Analiza sprzedaży według regionów – dzięki wymiarom możemy z łatwością śledzić wyniki sprzedaży w różnych regionach firmy, co jest kluczowe dla opracowania strategii marketingowych, a tym samym rozwoju naszej firmy.
- Budżetowanie i prognozowanie – wymiary bardzo często są używane do tworzenia szczegółowych budżetów i prognoz finansowych. Dzięki temu możliwe jest efektywniejsze planowanie przyszłych inwestycji i wydatków.
- Analiza wielowymiarowa – wymiary stanowią niezastąpione narzędzie w przypadku analityki biznesowej. Mowa między innymi o definiowaniu arkuszy analitycznych, które korzystają z danych wymiarów do tworzenia szczegółowych raportów oraz analiz.
Wymiary analityczne w Microsoft Dynamics 365 Business Central to potężne narzędzie, które może znacząco przyczynić się do poprawy analizy danych i wsparcia procesów decyzyjnych w organizacji, a finalnie do osiągnięcia oczekiwanych efektów biznesowych. Ich elastyczność i łatwość użycia sprawia, że są one niezastąpione w codziennej pracy z danymi.