Program do integracji z KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to internetowa platforma stworzona w celu umożliwienia elektronicznego wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Jest to narzędzie informatyczne, które służy do usprawnienia procesu obiegu faktur w formie elektronicznej pomiędzy dostawcami i odbiorcami usług lub towarów.

• Redukcja kosztów: elektroniczny obieg faktur eliminuje potrzebę drukowania, przesyłania pocztą oraz ręcznego przetwarzania papierowych dokumentów, co prowadzi do oszczędności czasu i środków.
• Zwiększenie efektywności: dzięki automatyzacji procesów związanych z fakturami, cały cykl ich obsługi może przebiegać szybciej i sprawniej.
• Zmniejszenie ryzyka błędów: elektroniczne wystawianie i przetwarzanie faktur zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, które mogą występować przy ręcznym wprowadzaniu danych.
• Podniesienie transparentności: system elektroniczny pozwala na lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów oraz umożliwia łatwiejsze audytowanie.
• Wdrożenie systemu e-Faktur ma na celu usprawnienie działania rynku i poprawę efektywności administracyjnej. Może to również pomóc w walce z oszustwami podatkowymi i innymi nieprawidłowościami związanymi z obrotem fakturami.

• Od 1 lutego 2026 r.: Duże podmioty, których łączna wartość sprzedaży (w tym z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku.
• Od 1 kwietnia 2026 r.: Wszyscy pozostali przedsiębiorcy, w tym firmy zwolnione z VAT oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Do końca 2026 r. podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowana fakturami nie przekracza kwoty 10 000 zł (brutto) są zwolnieni z obowiązku korzystania z KSeF.

Chociaż nadrzędnym celem stworzenia platformy teleinformatycznej KSeF było wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, to w praktyce system umożliwia także:

• Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowanie o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
• Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
• Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
• Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• Informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.

Faktury ustrukturyzowane wystawiane za pomocą KSeF, to rodzaj faktur elektronicznych, które zawierają wskazane w przepisach dane. Przepisy normujące funkcjonowanie faktur ustrukturyzowanych obejmują ich formę oraz format elektroniczny (xml – zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP). Pozwala on na odczytanie faktury ustrukturyzowanej oraz przetwarzanie zawartych na niej danych. Każda faktura ustrukturyzowana wyposażona jest w numer identyfikujący ją w systemie KSeF.

Każda faktura ustrukturyzowana musi spełniać ogólne warunki określające faktury wymienione przez ustawodawcę w art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Obligatoryjne elementy zawarte na każdej fakturze ustrukturyzowanej to m.in.:

• Data wystawienia,
• Numer faktury, który ją identyfikuje,
• Nazwa podatnika bądź jego imię i nazwisko,
• Nazwa nabywcy towarów lub usług,
• Numer identyfikacyjny podatnika,
• Numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
• Adres podatnika,
• Adres nabywcy,
• Data dokonania albo zakończenia dostarczenia towarów lub wykonania usługi,
• Nazwa towaru lub rodzaju usługi,
• Cena jednostkowa netto,
• Kwota opustów i obniżek cen,
• Stawka podatku,
• Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek),
• Kwota należności ogółem.

Faktury ustrukturyzowane mogą być przygotowywane przy użyciu narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja mobilna KSeF MF będzie dostępna w I kwartale 2024 r.) bądź za pomocą odpowiednich programów finansowo-księgowych. Godnym polecenia narzędziem, stworzonym z myślą o platformie KSeF jest program Hogart eFaktury. Narzędzie umożliwia precyzyjną obsługę dowolnych procesów wymiany danych, w tym m.in. łączenie i kodowanie danych, kontrolę procesu wymiany danych między systemami ERP, a KSeF, weryfikację oraz – w razie potrzeby – edycję danych (wykrywając ewentualne błędy lub niezgodności), archiwizację procesu pobierania, edycji i wysyłki danych, pobieranie i archiwizowanie potwierdzenia odbioru przez portal KSeF.

Z racji na fakt, iż zagraniczne przedsiębiorstwa nie są zobligowane do użytkowania platformy KSeF, polskie firmy muszą samodzielnie dostarczyć takim klientom/kontrahentom fakturę. Taką możliwość daje program Hogart eFaktury. Po wystawieniu oraz opatrzeniu faktury numerem identyfikującym ją w systemie KSeF, narzędzie dystrybuuje fakturę do wskazanych partnerów zagranicznych. Dzięki Hogart eFaktury dostarczenie dokumentu sprzedaży zagranicznym przedsiębiorstwom będzie wymagać jedynie kilku kliknięć!

Za dzień wystawienia faktury uznaje się datę jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (fakt ten zostaje odnotowany w Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru tzw. UPO). Z kolei dniem, w którym faktura zostaje uznana za otrzymaną jest dzień przydzielenia takowej numeru identyfikującego ją w systemie KSeF.

Hogart KSeF to nowoczesne, proste w obsłudze narzędzie umożliwiające integrację dowolnego systemu ERP z Krajowym Systemem e-Faktur (czyli KSeF). Rozwiązanie pozwala na pobieranie danych z różnorodnych źródeł oraz przetwarzanie ich, przy zachowaniu pełnej kontroli oraz weryfikacji poprawności każdego kroku (począwszy od zebrania danych, poprzez ich weryfikację, podpis, aż po bezpieczną wysyłkę na portal KSeF Ministerstwa Finansów). Hogart KSeF posiada wbudowany szereg funkcjonalności takich jak: podgląd danych, eksport do MS Excel, podsumowania, archiwum wysyłek itp. Każda wysyłka danych na platformę KSeF zwieńczona zostaje pobraniem statusu wysyłki i potwierdzeniem odbioru (UPO). Wszystkie etapy przygotowania są rejestrowane, a platforma zapewnia pełną archiwizację danych i historię zmian, co pozwala na kompleksowe śledzenie całego procesu.

Naturalnie! Program eFaktury gwarantuje pełną przejrzystość i kompleksową obsługę całego procesu, w tym oczywiście pobranie i zarchiwizowanie potwierdzenia odbioru danych przez portal KSeF Ministerstwa Finansów. Wszystkie odebrane UPO trafiają natomiast do archiwum.

Poza płynnym procesem przesyłania danych ze wszystkich programów finansowo-księgowych, Hogart KSeF zapewnia odpowiednie kodowanie i mapowanie danych (dzięki czemu możliwe jest uniknięcie problemów związanych z różnymi formatami danych w systemach ERP i KSeF), monitorowanie i kontrolę całego procesu wysyłki, możliwość edycji danych, ich weryfikację danych (wykrywając ewentualne błędy lub niezgodności), archiwizację wszystkich etapów przeprowadzanych procesów w bazie danych, pobranie i zarchiwizowanie potwierdzenia odbioru danych przez portal KSeF Ministerstwa Finansów.

Program Hogart KSeF automatycznie przekazuje faktury na platformę KSeF, a zatem natychmiast po ich przesłaniu przez użytkownika. Takie działanie stanowi gwarancję uniknięcia jakichkolwiek opóźnień i zapewnia większą płynność i przejrzystość przesyłanych informacji.

W ramach projektu wdrożeniowego firma Hogart oferuje kilka scenariuszy wsparcia we wdrożeniu, w tym pełne wdrożenie wraz z przygotowaniem źródeł (z udziałem specjalistów od Oracle, SAP, MFG-PRO, Insert, Infor SunSystems etc.), analizę danych, wspólne dopracowanie źródeł danych lub też ustalenie struktur, które klient przygotuje samodzielnie. Warto dodać, że Hogart zapewnia także pełne wsparcie powdrożeniowe.

Wdrożenie obowiązku użytkowania Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF) to bez wątpienia jedna z najistotniejszych zmian prawnych zapowiadanych na rok 2024. Obecnie system KSeF ma charakter dobrowolny. Funkcjonuje zatem na równi z dotychczasowymi formami fakturowania (postacią elektroniczną i papierową).

2 sierpnia 2021 r. Polska złożyła do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, którego celem było uzyskanie upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego.

17 czerwca 2022 roku, na mocy wydanej decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83), Polska uzyskała zgodę na wdrożenie obowiązku fakturowania elektronicznego od 1 stycznia 2024 roku. MF podjęło jednak decyzję o zmianie terminu wejścia w życie opisywanego rozwiązania z 1 stycznia na 1 lipca 2024 r. oraz 1 stycznia 2025 r. (dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT).

Dobrowolne wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur związane jest ze sporą ilością korzyści po stronie przedsiębiorców. Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie MF, wśród dostępnych benefitów znajdują się m.in.:

• Preferencyjny zwrot VAT w 40 dni – skrócony okres zwrotu podatku VAT (dostępny od 1 stycznia 2022 r.). Przedsiębiorcy wystawiający faktury ustrukturyzowane mają możliwość ubiegania się o zwrot VAT w 40 dni (po wcześniejszym spełnieniu określonych warunków). W takim przypadku czas oczekiwania na środki skrócony jest o 1/3 czyli wynosi 40 dni (zamiast standardowych 60 dni),
• Brak obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK_FA – informacje zawarte na e-fakturach są zbieżne z tymi udostępnianymi w ramach struktury JPK_FA składanej na żądanie organu. Z tego względu żądanie nie dotyczy faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane,
• Uproszczenie procesu rozliczania e-faktur korygujących in minus,
• Brak konieczności wystawiania duplikatów faktur,
• Przyspieszenie wymiany danych pomiędzy przedsiębiorcami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona e-faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,
• Brak konieczności przechowywania faktur wystawionych w KSeF,
• Usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu faktury (zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe; cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników),
• Jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm.

Możliwość ubiegania się o otrzymanie szybszego zwrotu podatku wymaga spełnienia następujących przesłanek:

• Wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego przedsiębiorca wnioskuje o zwrot podatku VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), Co istotne to fakt, iż warunek uważa się za spełniony nawet jeśli wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub w przypadku faktur uproszczonych sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
• Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który przedsiębiorca wnioskuje o zwrotu (i) był on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście.
• Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie jest wyższa, niż 3000 zł.

Wszystkie z wymienionych powyżej przesłane muszą zostać spełnione łącznie. Podatnik nie musi ich wykazywać, gdyż będą one podlegać weryfikacji w oparciu o dane posiadane przez organ podatkowy.