Wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko kwestia transferu danych. Dla wielu firm wyzwaniem są błędy powodujące odrzucenie dokumentu przez KSeF z powodu nieprawidłowych danych lub niezgodności ze strukturą wymaganą przez system.
W Hogart KSeF proces ten można ograniczyć dzięki mechanizmom walidacji danych wykonywanym jeszcze przed wysyłką dokumentu.
Dlaczego KSeF odrzuca faktury z Twojego ERP?
Systemy ERP, zwłaszcza starsze lub mocno dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy, mogą generować dane, które:
- Nie zawierają wszystkich wymaganych informacji.
- Zawierają nieprawidłowe dane kontrahenta lub błędne wartości w kluczowych polach.
- Nie spełniają wymagań aktualnej struktury faktury ustrukturyzowanej.
Rozwiązanie: Konfigurowalne reguły w języku C#
Hogart KSeF nie jest jedynie narzędziem do przesyłania dokumentów. Aplikacja umożliwia definiowanie własnych reguł walidacji i przetwarzania danych przy użyciu języka C#.
Co wyróżnia to podejście?
Logika programistyczna
Zarządzanie regułami odbywa się z wykorzystaniem języka C#, co pozwala wdrożeniowcom tworzyć indywidualne walidacje oraz transformacje danych dostosowane do wymagań organizacji.
Walidacja przed wysyłką
System może sprawdzać poprawność danych jeszcze przed przekazaniem dokumentu do KSeF. Standardowo aplikacja weryfikuje m.in. poprawność wymaganych pól, a dodatkowe reguły mogą zostać przygotowane w ramach wdrożenia.
Weryfikacja kontrahenta
Aplikacja może umożliwiać weryfikację kontrahentów w wykazie podatników VAT (Biała Lista), systemie VIES oraz rejestrach REGON/NBRN. Funkcje te są konfigurowane podczas wdrożenia i mogą blokować wysyłkę dokumentów zawierających nieprawidłowe dane.
Bezpieczeństwo i bezinwazyjność
Kluczem do stabilności rozwiązania jest jego architektura. Hogart KSeF wykorzystuje własną infrastrukturę bazodanową:
- Baza główna – przechowuje konfigurację, użytkowników i reguły.
- Baza robocza – służy do przygotowania i przetwarzania dokumentów.
- Baza archiwum – przechowuje zarchiwizowane dokumenty oraz dane audytowe.
Dzięki temu całe przetwarzanie odbywa się w środowisku Hogart KSeF, a system ERP pozostaje niezmodyfikowany. Dane są pobierane wyłącznie do odczytu, natomiast zapis realizowany jest we własnych bazach aplikacji.
Pełny audyt – na potrzeby kontroli i analiz
Operacje wykonywane przez aplikację są rejestrowane w mechanizmach audytu i logowania. Funkcje Audyt KSeF oraz Logi procesu pozwalają analizować historię operacji, zdarzeń i komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów, ułatwiając diagnostykę oraz spełnianie wymagań audytowych.
Wniosek dla CFO
Hogart KSeF pomaga ograniczyć ryzyko problemów podczas wymiany danych z KSeF dzięki mechanizmom walidacji, weryfikacji kontrahentów oraz możliwości definiowania własnych reguł biznesowych. Błędy mogą zostać wykryte przed wysyłką dokumentu, co usprawnia obsługę procesów fakturowania.
Jak to wdrożyć u siebie?
Dane mogą być dostarczane do Hogart KSeF na różne sposoby, m.in. poprzez pliki Excel, CSV, TXT, procedury SQL, bezpośredni odczyt z bazy ERP lub dedykowane API. Następnie aplikacja realizuje mapowanie danych i przygotowanie dokumentów do obsługi w KSeF.
FAQ: Walidacja danych i błędy 4xx w Hogart KSeF
- Co dokładnie oznaczają błędy 4xx podczas wysyłki do KSeF?
Błędy z grupy 4xx oznaczają, że przesłane żądanie zawiera dane, które nie spełniają wymagań systemu. W praktyce może to wynikać z niepoprawnych wartości, brakujących danych lub niezgodności dokumentu z obowiązującymi wymaganiami.
- W jaki sposób Hogart KSeF ogranicza liczbę błędów bez ingerencji w system ERP?
Program wykorzystuje własną architekturę bazodanową (bazę główną, roboczą i archiwum), dzięki czemu przetwarzanie danych odbywa się poza systemem ERP. Dodatkowo możliwe jest stosowanie walidacji oraz indywidualnych reguł C#, które pomagają wykrywać problemy jeszcze przed wysyłką.
- Czy administrator systemu może samodzielnie definiować reguły sprawdzania danych?
Tak. Mechanizm reguł C# pozwala tworzyć własne walidacje oraz logikę biznesową dostosowaną do potrzeb organizacji. Wymaga to odpowiedniej wiedzy technicznej lub wsparcia wdrożeniowego.
- Czy program automatycznie weryfikuje status podatkowy kontrahentów?
Aplikacja oferuje możliwość weryfikacji danych kontrahenta przy użyciu Białej Listy, VIES oraz wybranych rejestrów. Funkcje te są konfigurowane podczas wdrożenia i mogą zostać wykorzystane do blokowania dokumentów zawierających nieprawidłowe dane.