Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z największych wyzwań technologicznych dla polskich przedsiębiorstw. Dla wielu organizacji kluczową barierą jest posiadanie silnie zmodyfikowanych systemów ERP lub rozwiązań typu legacy, których modyfikacja jest kosztowna i ryzykowna. Rozwiązaniem tego problemu jest aplikacja Hogart KSeF – integrator działający niezależnie od struktury posiadanego systemu źródłowego.
Bezinwazyjność: Twoje ERP pozostaje bezpieczne
Główną przewagą Hogart KSeF jest jego architektura. Program nie ingeruje w kod źródłowy ani strukturę bazy danych systemu ERP. Aplikacja posiada własną, wydzieloną infrastrukturę bazodanową:
- Baza główna – przechowuje konfigurację, użytkowników i parametry systemu.
- Baza robocza – służy do przygotowania i przetwarzania danych.
- Baza archiwum – zapewnia przechowywanie dokumentów oraz danych audytowych.
Dzięki temu Hogart KSeF pełni rolę bezpiecznego pomostu (middleware), który pobiera dane z systemu źródłowego, przetwarza je we własnym środowisku i przygotowuje do obsługi w KSeF.
Co istotne, aplikacja odczytuje dane z ERP bez modyfikowania jego struktury. Cały zapis realizowany jest we własnych bazach Hogart KSeF.
Kluczowe funkcjonalności dla wymagających środowisk IT
Tryb KSeF Offline24
Program oferuje funkcję KSeF Offline24, która pozwala wystawiać faktury także w przypadku problemów z komunikacją z KSeF. W takim przypadku dokument otrzymuje status offline i trafia do dedykowanej kolejki.
Faktury offline mogą być następnie automatycznie dosyłane do KSeF za pomocą skonfigurowanego zadania harmonogramu. Po przyjęciu dokumentów system może uzupełnić numer KSeF oraz UPO. Dodatkowo faktury offline mogą być oznaczane zgodnie z wymaganiami przewidzianymi dla tego trybu pracy.
Zaawansowana automatyzacja (Harmonogramy CRON)
Administratorzy mogą definiować własne harmonogramy wykorzystujące wyrażenia CRON. Dzięki temu możliwe jest automatyzowanie między innymi:
- wysyłki faktur sprzedaży do KSeF,
- wysyłki faktur offline po przywróceniu łączności,
- ponawiania wysyłki dokumentów niedostarczonych,
- pobierania faktur sprzedaży,
- pobierania faktur zakupowych,
- pobierania UPO,
- synchronizacji uprawnień KSeF,
- uruchamiania procedur SQL,
- importu i eksportu danych,
- wysyłania powiadomień użytkownikom.
Częstotliwość wykonywania zadań zależy od konfiguracji wdrożenia.
Bezpieczeństwo klasy Enterprise
W dużych organizacjach kluczowe znaczenie ma zarządzanie dostępem do systemu. Hogart KSeF wspiera:
- Logowanie zintegrowane z kontem Windows lub domeną, dzięki czemu użytkownicy mogą korzystać z istniejących poświadczeń.
- Role użytkowników, umożliwiające przypisywanie odpowiednich uprawnień.
- Politykę haseł, pozwalającą kontrolować wymagania dotyczące bezpieczeństwa kont.
Pełna kontrola i audyt
Aplikacja umożliwia monitorowanie operacji wykonywanych przez system. Funkcja Audyt KSeF pozwala analizować historię zdarzeń, operacji użytkowników oraz komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów. Ułatwia to diagnostykę problemów oraz przygotowanie materiałów na potrzeby kontroli i audytu.
Dlaczego Hogart KSeF?
- Obsługuje konfigurowalne reguły w języku C#, które pozwalają tworzyć dodatkowe walidacje i transformacje danych dostosowane do potrzeb organizacji.
- Umożliwia eksport i analizę danych faktur zakupowych, m.in. w arkuszach Excel.
- Zapewnia obsługę wielu podmiotów w ramach jednej instalacji.
- Pozwala integrować różne źródła danych bez konieczności modyfikowania systemu ERP.
Podsumowanie
Hogart KSeF to rozwiązanie zaprojektowane z myślą o integracji z różnorodnymi systemami źródłowymi bez potrzeby ingerowania w ich strukturę. Dzięki własnej architekturze bazodanowej, obsłudze wielu podmiotów, automatyzacji procesów oraz rozbudowanym możliwościom konfiguracji pozwala skutecznie realizować procesy związane z KSeF także w wymagających środowiskach IT.
FAQ: Bezinwazyjna integracja KSeF z systemami ERP
Jak zintegrować KSeF ze zmodyfikowanym lub trudnym systemem ERP?
Rozwiązaniem jest aplikacja Hogart KSeF, która działa jako niezależny integrator (middleware). Program pobiera dane z systemu źródłowego i przygotowuje je do obsługi w KSeF bez konieczności modyfikacji kodu źródłowego ERP.
Na czym polega bezinwazyjność rozwiązania Hogart KSeF?
Aplikacja nie ingeruje w strukturę ani dane systemu ERP. Wykorzystuje własne środowisko bazodanowe składające się z:
- Bazy głównej – przechowującej konfigurację i ustawienia.
- Bazy roboczej – odpowiedzialnej za przetwarzanie danych.
- Bazy archiwum – przechowującej dokumenty i dane audytowe.
Dane z ERP są odczytywane, natomiast cały zapis odbywa się po stronie Hogart KSeF.
Czym jest tryb KSeF Offline24?
Jest to funkcja umożliwiająca obsługę dokumentów w sytuacjach problemów z komunikacją z KSeF. Faktury otrzymują status offline, trafiają do dedykowanej kolejki, a ich wysyłka może zostać zrealizowana przez odpowiednio skonfigurowane zadanie harmonogramu po przywróceniu łączności.
Jakie procesy można zautomatyzować za pomocą harmonogramów CRON?
Administratorzy mogą automatyzować m.in. wysyłkę faktur sprzedaży, wysyłkę dokumentów offline, pobieranie faktur sprzedażowych i zakupowych, pobieranie UPO, synchronizację uprawnień KSeF, procedury SQL, import i eksport danych oraz wysyłanie powiadomień.
Jakie funkcje bezpieczeństwa oferuje system?
Hogart KSeF zapewnia:
- logowanie zintegrowane z kontem Windows lub domeną,
- system ról i uprawnień,
- politykę haseł,
- funkcję Audyt KSeF umożliwiającą analizę historii operacji i komunikacji systemowej.
Jak Hogart KSeF pomaga ograniczać liczbę błędów przed wysyłką?
Program umożliwia definiowanie dodatkowych walidacji i reguł biznesowych w języku C#, a także korzystanie z mechanizmów weryfikacji danych kontrahentów. Dzięki temu potencjalne problemy mogą zostać wykryte przed wysłaniem dokumentu do KSeF.
Jakie dodatkowe ułatwienia system oferuje działom księgowym?
Aplikacja umożliwia analizę i eksport danych faktur zakupowych, między innymi do programu Excel, a także obsługę wielu podmiotów w ramach jednej instalacji systemu.