W systemie KSeF wystawianie faktur jest ściśle związane z komunikacją z platformą Ministerstwa Finansów. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy wystąpi problem z łącznością lub czasowa niedostępność KSeF, a procesy sprzedażowe i logistyczne muszą działać dalej? Rozwiązaniem jest tryb KSeF Offline24 dostępny w aplikacji Hogart KSeF.
Czym jest tryb Offline24?
To specjalny tryb pracy wykorzystywany w przypadku problemów technicznych po stronie podatnika lub czasowej niedostępności platformy KSeF. Pozwala on przygotowywać dokumenty bez konieczności natychmiastowej komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.
Bezpieczeństwo i zgodność z wymaganiami KSeF
Praca w trybie offline nakłada na przedsiębiorcę określone obowiązki, które Hogart KSeF wspiera poprzez odpowiednie mechanizmy obsługi dokumentów:
- Obsługa schematów faktur – tryb offline wykorzystuje fakturę w wersji schematu, w jakiej została przygotowana. System nie wymusza stosowania wyłącznie FA(3).
- Obsługa dokumentów offline – faktury przygotowane podczas awarii mogą zostać później przekazane do KSeF po przywróceniu możliwości komunikacji.
- Kody QR dla trybu offline – aplikacja generuje wymagane elementy identyfikacyjne wykorzystywane w procesie obsługi faktur offline.
Jak to działa w praktyce (workflow)?
- Wykrycie problemu z komunikacją
Po wystąpieniu błędu połączenia system może przejść do obsługi dokumentów w trybie offline. Mechanizm działa reaktywnie po wykryciu problemu komunikacyjnego.
- Generowanie faktury
System pobiera dane z systemu źródłowego lub z mechanizmów importu danych (np. Excel, XML, API) i przygotowuje fakturę w środowisku Hogart KSeF.
- Kolejkowanie
Faktury trafiają do dedykowanej sekcji „Faktury offline”, gdzie oczekują na wysłanie do KSeF.
- Wysyłka e-mail do kontrahenta
System może wysłać fakturę do odbiorcy drogą elektroniczną zgodnie z konfiguracją wdrożenia. Dokument może zostać przekazany wraz z odpowiednimi załącznikami, co pozwala kontynuować procesy biznesowe przed uzyskaniem numeru KSeF.
- Dosyłka do KSeF
Po przywróceniu możliwości komunikacji specjalne zadanie harmonogramu może wysłać zakolejkowane dokumenty do KSeF. Po ich przyjęciu system może uzupełnić numer KSeF oraz UPO.
Automatyzacja dzięki harmonogramom
Aby ograniczyć ryzyko ręcznej obsługi dokumentów offline, Hogart KSeF umożliwia skonfigurowanie harmonogramów opartych na wyrażeniach CRON.
Za ich pomocą można automatycznie:
- wysyłać faktury offline do KSeF,
- ponawiać wysyłkę dokumentów niedostarczonych,
- pobierać UPO po przetworzeniu dokumentów,
- wykonywać inne cykliczne zadania związane z integracją KSeF.
Wysyłka dokumentów offline odbywa się za pośrednictwem odpowiednio skonfigurowanego zadania harmonogramu, a nie poprzez aktywne monitorowanie powrotu dostępności bramki.
Podsumowanie
Tryb Offline24 pozwala ograniczyć ryzyko przestojów w sytuacji problemów z komunikacją z KSeF. Faktury mogą zostać przygotowane lokalnie, przekazane kontrahentowi zgodnie z konfiguracją procesu, a następnie dosłane do KSeF po przywróceniu możliwości komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.
Wskazówka techniczna do wdrożenia
W sekcji Administracja → System → Konfiguracja programu można skonfigurować parametry związane z obsługą dostępności usług wykorzystywanych przez aplikację. Dodatkowo należy skonfigurować odpowiednie zadania harmonogramu odpowiedzialne za wysyłkę dokumentów offline do KSeF.
FAQ
Czym jest tryb KSeF Offline24 w aplikacji Hogart?
To tryb pracy umożliwiający obsługę dokumentów w sytuacji problemów technicznych po stronie podatnika lub czasowej niedostępności platformy KSeF. Dokumenty mogą zostać przygotowane lokalnie, a następnie wysłane do KSeF po przywróceniu możliwości komunikacji.
Jak zapewnić ciągłość wydań magazynowych i logistyki podczas awarii systemu KSeF?
Tryb Offline24 pozwala kontynuować proces wystawiania dokumentów mimo problemów z komunikacją z KSeF. Dokumenty mogą zostać zapisane lokalnie, przekazane kontrahentowi zgodnie z konfiguracją procesu oraz później przesłane do KSeF.
Jakie wymogi prawne i techniczne musi spełnić faktura offline?
Faktura offline musi zostać przygotowana zgodnie z obowiązującymi wymaganiami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych. System obsługuje dokumenty przygotowane w odpowiedniej wersji schematu i wspiera wymagane elementy związane z obsługą trybu offline, w tym kody QR.
Jak krok po kroku wygląda workflow obsługi faktur w trybie offline?
Proces obejmuje:
- Wykrycie problemu z komunikacją.
- Przygotowanie dokumentu na podstawie danych źródłowych.
- Umieszczenie faktury w kolejce offline.
- Opcjonalną wysyłkę dokumentu do kontrahenta.
- Wysłanie dokumentu do KSeF przez skonfigurowane zadanie harmonogramu.
- Uzupełnienie numeru KSeF i UPO po przyjęciu dokumentu.
W jaki sposób harmonogramy zapobiegają ryzyku przekroczenia terminu wysyłki?
Harmonogramy umożliwiają automatyczne wykonywanie zadań związanych z obsługą dokumentów offline, w tym ich wysyłkę do KSeF oraz ponawianie wysyłki dokumentów, które nie zostały wcześniej dostarczone.
Gdzie w systemie konfiguruje się obsługę dostępności usług i wysyłkę dokumentów offline?
Odpowiednie parametry znajdują się w obszarze konfiguracji systemu. Dodatkowo należy skonfigurować harmonogram odpowiedzialny za wysyłkę dokumentów offline, ponieważ to on realizuje proces dosyłania faktur do KSeF po przywróceniu możliwości komunikacji.