Zgodnie z treścią komunikatu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów, już za niespełna rok – 1 lipca 2024 r. – wejdzie w życie obligatoryjny KSeF czyli Krajowy System e-Faktur. Wprowadzenie KSeF stanowi kolejny, widoczny przejaw dążenia ustawodawcy do cyfryzacji procesów zachodzących na gruncie administracji państwowej i usług publicznych. Choć ustawa wdrażająca system e-faktur została przyjęta przez Sejm, to jednak Senat zdecydował się na jej całkowite odrzucenie. Powodem takiej decyzji są liczne błędy w treści opisywanego dokumentu. Co dalej z KSeF? Czy system zostanie wprowadzony w wyznaczonym terminie?
Do czego służy KSeF?
Krajowy System e-Faktur to narzędzie opracowane i stworzone przez Ministerstwo Finansów. W praktyce KSeF stanowi zaawansowaną platformę teleinformatyczną przeznaczoną do elektronicznego wystawiania oraz przesyłania faktur VAT, a także ich przechowywania, oznaczania oraz weryfikowania zgodności nadmienionych dokumentów. Poza tym rozwiązanie służy do analizy i kontroli danych zawartych w dokumentach, wysyłki komunikatów (informujących o ich wystawianiu), jak również nadawaniu uprawnień dostępu.
Kto może korzystać z KSeF?
KSeF to system, z którego mogą korzystać (a już wkrótce zostaną do tego zobligowani):
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Użytkowanie KSeF – korzyści z rozwiązania
Począwszy od stycznia 2022 r. użytkowanie KSeF jest dobrowolne. Co więcej, wcześniejsze wdrożenie rozwiązania niesie ze sobą liczne korzyści, takie jak m.in.
- Brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur (wyjątek stanowi sytuacja, gdy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego > 10 lat przez który faktury ustrukturyzowane są przechowywane przez platformę KSeF),
- Brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA),
- Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej,
- Szybszy zwrot podatku VAT (w ciągu 40 dni) po spełnieniu następujących warunków:
- Podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet wtedy, gdy wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub – w przypadku faktur uproszczonych – sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
- Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście podatników.
- Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF to proces, który nierzadko bywa określany mianem prawdziwej rewolucji w fakturach. Niemniej warto zwrócić uwagę na fakt, iż Polska nie jest pierwszym, a czwartym krajem Unii Europejskiej, w którym wprowadzone zostało tego rodzaju rozwiązanie. Podobne platformy teleinformatyczne wdrożone zostały już we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.
Błędy w ustawie o KSeF
W toku prac nad ustawą o KSeF, senackie biuro legislacyjne wskazano liczne błędy oraz nieścisłości wymagające dookreślenia. Mowa między innymi o błędnej formie ogłoszenia wzoru faktury. Stosowna informacja powinna bowiem zostać umieszczona w rozporządzeniu ministra finansów, nie zaś – jak przewiduje obecna postać ustawy – w globalnej sieci. Co więcej, tożsamy błąd popełniony został również w odniesieniu do wzorów innych dokumentów dla celów VAT.
E-faktury z kodem QR
Wątpliwości senatorów wzbudziła także kwestia oznaczania faktur ustrukturyzowanych, przy użyciu kodu QR (w celu umożliwienia weryfikacji autentyczności wystawionego dokumentu). Nadmieniony obowiązek dotyczyć ma faktur ustrukturyzowanych udostępnianych nabywcy, który nie jest zobligowany do korzystania z KSeF, jak również faktur wystawianych bez użyciu KSeF (np. jako wizualizacja PDF). Senatorowie wskazali potrzebę dookreślenia danych zawartych w kodzie QR (w odniesieniu zarówno do faktur przesyłanych na platformę KSeF, jak i faktur wystawianych w trybie off-line).
Brak ulg na systemy finansowo – księgowe
Wdrożenie systemu KSeF w firmie to obowiązek powstający po stronie samych przedsiębiorców. Również na nich spoczywa odpowiedzialność za dostosowanie systemów do obsługi platformy KSeF, a tym samym przygotowanie i zorganizowanie danych oraz pełnego procesu fakturowania. Aby sprostać tym wymogom, podatnicy muszą zaopatrzyć się w odpowiednie programy umożliwiające obsługę systemu KSeF. Naturalnie wiąże się to z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów. W związku z powyższym komisja sejmowa zaproponowała wprowadzenie zmiany w treści ustawy, a tym samym wprowadzenie ulg na nadmienione wydatki. Postulat nie uzyskał jednak większości sejmowej. W praktyce więc pełny koszt wdrożenia odpowiedniego systemu finansowo – księgowego pozostanie wyłącznie po stronie przedsiębiorcy.
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Pomimo, iż w drodze głosowania senatorowie podjęli decyzję o odrzuceniu ustawy w całości, prawdopodobieństwo przełożenia daty wejścia w życie obligatoryjnego KSeF jest niewielkie. Weto Senatu trafi bowiem do Sejmu (w celu rozpatrzenia), a ten najpewniej zdecyduje się na jego odrzucenie. Jeśli tak się stanie, to obligatoryjny KSeF wejdzie w życie w zapowiadanym terminie tj. 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT oraz 1 stycznia 2025 r. – dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT.