fbpx
Szukaj
Close this search box.

Rozwiązania informatyczne dla KSeF

10_featured_image

01.01.2022 r. na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, weszły w życie nowe przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych i Krajowego Systemu e-Faktur. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rodzaj systemu teleinformatycznego, który został stworzony z myślą o:

  • Nadawaniu, zmianie lub odbieraniu uprawnień do korzystania z KSeF, a także informowaniu o tych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
  • Wystawianiu, dostępie, otrzymywaniu, przechowywaniu (przez 10 lat) faktur ustrukturyzowanych,
  • Nadawaniu fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego je w systemie KSeF,
  • Analizie i kontroli informacji zawartych na fakturach ustrukturyzowanych,
  • Powiadamianiu o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości wystawienia faktury ze względu na niedostępność platformy KSeF.

Celem wprowadzanych zmian jest standaryzacja faktur VAT obejmująca zarówno format dokumentu, jak i zakres danych udostępnianych w Krajowym Systemie e-Faktur. W związku z tym, elementem ściśle związanym z funkcjonowaniem KSeF są faktury ustrukturyzowane.

Faktura ustrukturyzowana to typ faktury elektronicznej, która:

  • Została wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), 
  • Posiada przydzielony numer identyfikujący ją w systemie KSeF,
  • Stanowi szczególny rodzaj faktury elektronicznej,
  • Mają do niej zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych (z zastrzeżeniem odmienności przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych).

Faktura ustrukturyzowana musi zostać wystawiona drogą elektroniczną. Ponadto musi ona być zgodna z szablonem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Opisywany rodzaj faktur zawiera zarówno standardowe informacje, jak i dodatkowe dane dotyczące: 

  • Rodzaju faktury (zwykła, korekta, zaliczka, rozliczająca zaliczkę, uproszczona), 
  • Rachunku bankowego, 
  • Oznaczenia GTU, oznaczenia procedury,
  • Warunków transakcji – m.in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
  • Wartości akcyzy w cenie, 
  • Transportu – m.in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu,
  • Płatności – m.in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.

Wejście w życie platformy KSeF podzielone zostało na dwa etapy. Etap I, trwający od 01.01.2022 r. do końca bieżącego roku, jest okresem testowy, w trakcie którego stosowanie KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych posiada charakter fakultatywny, a zatem korzystanie z rozwiązań jest w pełni dobrowolne. Etap II – którego wprowadzenie planowane jest 01.01.2023 r. – zmieni status platformy na obligatoryjny co oznacza, że KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm. 

Tym samym przedsiębiorstwa korzystające z programów finansowo – księgowych zostaną zobligowane do integracji systemów z Krajowym System e-Faktur, w taki sposób, aby za pomocą odpowiednio przygotowanych procesów eksportu i importu danych (API), umożliwić wysyłkę danych z obecnego systemu ERP do KSe-F. 

W związku z opisywanymi zmianami firma Hogart przygotowała rozwiązanie zapewniające automatyzację całego procesu (pobieranie oraz wysyłkę faktur na platformę KSeF Ministerstwa Finansów) – Hogart e-Faktury do KSeF.

Hogart e-Faktury do KSeF

Hogart e-Faktury do KSeF to program finansowo – księgowy powstały na bazie platformy, na której zbudowane są również inne funkcjonalne rozwiązania firmy Hogart. Aplikacja umożliwia integrację dowolnego systemu ERP z Krajowym Systemem e-Faktur.

Program e-Faktury do KSeF obsługuje nowe wymogi prawne w zakresie:

  • Generowania faktur ustrukturyzowanych, 
  • Pobierania faktur z krajowego rejestru.

Hogart e-Faktury do KSeF pozwala na:

  • Pobieranie i przetwarzanie danych z dowolnych źródeł, a także pełną kontrolę i weryfikację poprawności kolejnych kroków,
  • Podgląd danych,
  • Export do Ms Excel, 
  • Generowanie w oczekiwanym formacie XML i wysyłkę na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO.

Ponadto rozwiązanie rejestruje każdy krok procesu przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia pełną archiwizację danych wraz z historią zmian.