W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian w przepisach podatkowych, przedsiębiorcy stają przed kolejnym wyzwaniem – wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ten nowy wymóg, który wejdzie w życie już niebawem, może wydawać się skomplikowany, ale jest kluczowy dla zapewnienia większej transparentności i efektywności w rozliczeniach podatkowych. W niniejszym artykule zgromadziliśmy najważniejsze informacje, które pomogą Ci zrozumieć, na czym polega system KSeF, jakie niesie za sobą korzyści, jak korzystać z faktury ustrukturyzowanej i co zrobić w przypadku awarii systemu?
Ogólne zasady działania KSeF
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to rozwiązanie, będące przejawem widocznej tendencji ustawodawcy do elektronizacji procesu raportowania informacji podatkowych. KSeF w postaci fakultatywnej wprowadzony został 01 stycznia 2022 r. na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r.
(Dz.U.2021.2076). Zgodnie z założeniem MF, trwający obecnie etap fakultatywny jest jedynie okresem testowym, po którym korzystanie z systemu zmieni swój charakter z dobrowolnego, na obligatoryjny.
W dniu 02 sierpnia 2021 r. Polska złożyła do Komisji Europejskiej wniosek o derogację, który miał na celu uzyskanie upoważnienia do stosowania odstępstwa od art. 218, 226 i 232 Dyrektywy VAT, a zatem uzyskanie przez Polskę upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 01 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego. W odpowiedzi na złożony wniosek, Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na derogację w decyzji z dnia 17 czerwca 2022 r. Zgodnie z treścią nadmienionej decyzji, wprowadzenie obowiązku korzystania z systemu KSeF było możliwe od 01 stycznia 2024 r., pod warunkiem, że krajowy ustawodawca wprowadzi niezbędne zmiany w przepisach ustawy o VAT.
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Jeszcze do niedawna, zgodnie z treścią nowelizacji ustawy o VAT, system KSeF miał się stać obligatoryjny dla większości podatników, od 1 lipca 2024 r. Z kolei podmioty zwolnione z VAT przedmiotowo lub podmiotowo miały zostać zobowiązane do stosowania systemu KSeF od 01 stycznia 2025 r. Tak się jednak nie stało, gdyż Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o przesunięciu w czasie wdrożenia obowiązkowego korzystania z platformy KSeF. Powodem podjętej decyzji stały się wyniki przeprowadzonego audytu systemu KSeF, które wskazały na konieczność prowadzenia dalszych prac nad opisywanym rozwiązaniem.
Aktualnie Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie obowiązku korzystania z systemu KSeF w dwóch etapach:
- Od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w roku 2025 przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.
Te daty mają zapewnić wystarczająco dużo czasu na przeprowadzenie niezbędnych prac nad systemem. Podane terminy mogą jednak ulec zmianie, gdyż obecnie ustawa wdrażająca powyższe założenia nie została jeszcze podpisana przez prezydenta, a zatem nie weszła w życie.
KSeF – zakres podmiotowy
System KSeF jest rozwiązaniem kierowanym głównie do podatników VAT czynnych oraz zwolnionych. W związku z powyższym obowiązek korzystania z platformy MF nie będzie obejmował:
- podatników zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce, jeśli nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (opcja)
- podatników zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce, jeśli mają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w sprzedaży (opcja)
- Faktur wystawianych konsumentom (b2c) (opcja w wyniku konsultacji)
- Dokumentów zrównanych z fakturami (bilety za autostrady, bilety na transport kolejowy, etc.)
- Procedur szczególne (np. OSS)
Do czego służy system KSeF?
- Platforma KSeF to rozwiązanie stworzone w szczególności do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, a także informowania o tych uprawnieniach i ich weryfikowania,
- wystawiania, dostępu, otrzymywania, przechowywania (10 lat) faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- informowania o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia z powodu niedostępności KSeF,
- przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy,
- weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF.
Zalety i wyzwania związane z wdrożeniem systemu KSeF
Wdrożenie obligatoryjnego korzystania z platformy KSeF związane jest z szeregiem korzyści występujących zarówno po stronie podatników, jak i Państwa. Z perspektywy Państwa wprowadzenie KSeF umożliwi organom skarbowym sprawniejszą i skuteczniejszą kontrolę faktur, a tym samym zapobiegnie nadużyciom, a tym samym pomoże w zwalczaniu oszustw podatkowych. Obowiązkowy KSeF oznacza także możliwość wdrożenia pogłębionej kontroli nad przepływami finansowymi.
Nieco inaczej sprawa przedstawia się z punktu widzenia podatników. W ich przypadku wdrożenie firmy w model fakultatywny (a więc dobrowolne korzystanie z systemu KSeF, mające miejsce jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku korzystania z platformy MF) pozwala na uzyskanie pewnych benefitów, takich jak m.in. możliwość uzyskania szybszego zwrotu podatku VAT. Nie oznacza to jednak, że późniejsze przejście na system KSeF nie niesie ze sobą żadnych korzyści. Jest bowiem wręcz przeciwnie. Przede wszystkim, pozwala na automatyzację procesów związanych z fakturami, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Ponadto, dzięki centralizacji danych, przedsiębiorcy mogą łatwiej zarządzać dokumentacją, a ryzyko błędów czy utraty ważnych dokumentów jest znacznie zredukowane.
Niemniej planowany model obligatoryjny wymaga od przedsiębiorców dostosowania się do nowego systemu, co w praktyce związane jest z koniecznością:
- zakupu niezbędnego oprogramowania i powiązania go z istniejącą infrastrukturą IT,
- mapowania danych zawartych w schemie faktury ustrukturyzowanej,
- zweryfikowania i dostosowania procesów biznesowych do wymogów KSeF.
Faktura ustrukturyzowana – definicja i warunki stosowania
Elementem nieodłącznie związanym z systemem KSeF jest oczywiście faktura ustrukturyzowana. Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym tej fakturze numerem identyfikującym ją w KSeF. Stanowi ona szczególny rodzaje faktury elektronicznej, w związku z czym mają do niej zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych, z zastrzeżeniem odmienności przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych.
Aktualnie warunki stosowania faktury ustrukturyzowanej
Obecnie stosowanie faktury ustrukturyzowanej związane jest z koniecznością uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez system KSeF. Niemniej sama akceptacja odbiorcy do stosowania faktury elektronicznej nie jest wystarczająca. Wymagana jest bowiem oddzielna zgoda dedykowana dla otrzymywania faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem systemu KSeF. Brak akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF oznacza, że tak wystawiona faktura będzie przesyłana przez sprzedawcę innym kanałem komunikacji niż platforma KSeF. Warto jednak dodać, że brak akceptacji ze strony nabywcy na otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF nie oznacza, że sprzedawca nie może wystawić faktury w KSeF. Wystawienie faktury w KSeF i jej otrzymanie w KSeF stanowią bowiem dwie, osobne kwestie.
Warunki stosowania faktury ustrukturyzowanej po wdrożeniu obligatoryjnego systemu KSeF
Zgodnie z treścią decyzji derogacyjną Rady Unii Europejskiej, Polska uzyskała zgodę na stosowanie faktur elektronicznych bez zgody odbiorcy. W praktyce oznacza to zatem, że w systemie obowiązkowym nie będzie potrzeby uzyskiwania zgody odbiorcy faktury na jej doręczenie za pośrednictwem platformy KSeF.
Jak korzystać z faktury ustrukturyzowanej? – Ogólne zasady
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Opisywany dokument jest wystawiany elektronicznie zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo finansów. W przypadku faktury elektronicznej nie jest możliwe ani jej anulowanie, ani utworzenie duplikatu faktury, noty korygującej, wystawienie jej jako pro forma, ani też dodanie do niej załączników. Noty korygujące staną się również niedostępne dla faktur papierowych i elektronicznych. Używanie faktury poza KSeF, np. przesyłanie jej nabywcy zagranicznemu, wymaga oznaczania faktur ustrukturyzowanych kodem (QR). Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej związana jest także z obowiązkiem wskazywania identyfikatora faktury ustrukturyzowanej lub identyfikatora zbiorczego dla płatności za faktury ustrukturyzowane między podatnikami VAT czynnymi (także w przypadku, gdy płatność realizuje podmiot trzeci).
Zakres danych przekazywanych na fakturach ustrukturyzowanych
Faktura ustrukturyzowana zawiera trzy rodzaje pól. Są to:
- Pola obowiązkowe (zawsze obowiązkowe),
- Pola opcjonalne (obowiązkowe w określonych przypadkach),
- Pola fakultatywne (do zawarcia wg decyzji podatnika).
Poza standardowymi danymi, faktura ustrukturyzowana zawiera pola takie jak m.in.:
- Rodzaj faktury (zwykła, korekta, zaliczka, rozliczająca zaliczkę, uproszczona),
- Rachunek bankowy,
- Oznaczenie GTU, oznaczenie procedury
- Warunki transakcji – m. in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
- Wartość akcyzy z cenie,
- Dane dotyczące transportu – m. in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu
- Dane w zakresie płatności – m. in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.
Faktura ustrukturyzowana, jak każda faktura, zawiera pole „data wystawienia”. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data (skutecznego) wysłania do KSeF. Data wystawienia dla faktury ustrukturyzowanej wskazana w polu „data wystawienia” ma znaczenie wyłącznie w określonych przypadkach (kurs waluty; wystawienie faktury w okresie awarii, niedostępności, podatnika pozostającego offline). Warto dodać, że datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej przekazywanej poza KSeF jest data faktycznego otrzymania faktury.
Zalety faktury ustrukturyzowanej
Wśród zalet wynikających ze stosowania faktury ustrukturyzowanej warto wymienić między innymi:
- Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej (obok podpisu kwalifikowanego i EDI)
- Brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur, chyba, że okres przedawnienia zobowiązania podatkowego > 10 lat przez który faktury strukturyzowane przechowuje KSeF
- Brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA)
- Rozliczanie ustrukturyzowanych faktur korygujących
co do zasady ma następować według daty wystawienia/otrzymania, niemniej szczególne zasady obowiązywać będą w przypadku wystąpienia awarii systemu (od 01.07.2024 r. nastąpi ogólna zmiana rozliczania faktur korygujących).
Co w przypadku awarii systemu KSeF?
W przypadku „awarii” systemu podatnik będzie zobowiązane do wystawienia faktury w formie ustrukturyzowanej i doręczenia jej poza systemem KSeF, a następnie przesłania do KSeF w terminie 7 dni. Awarie nadzwyczajne, ogłaszane w środkach masowego przekazu, wyłączą obowiązek następczego przesyłania faktur do KSeF. W takim przypadku wystawiać się będzie zwykłe faktury elektroniczne lub papierowe. W przypadku niedostępności KSeF lub braku możliwości wystawienia faktury w KSeF po stronie podatnika, podatnik będzie wystawiał fakturę w formie ustrukturyzowanej i doręczał ją poza KSeF, a następnie przesyłał do KSeF w najbliższym dniu roboczym.
Sankcje
Kary pieniężne obowiązywać mają za naruszenie obowiązków w zakresie stosowania KSeF (do 100% kwoty VAT z faktury – za brak wystawienia faktury przez KSeF). Sankcje dotyczyć będą także faktur bez kwoty VAT. Wadliwe faktury KSeF, niewystawienie faktury lub brak uploadu faktury offline nie mają być penalizowane na gruncie KKS.