16 marca 2023 roku na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów zamieszczony został komunikat informujący o pozytywnym zaopiniowaniu projektu ustawy o KSeF przez Stały Komitet Rady Ministrów. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi kolejny krok MF na drodze digitalizacji sektora publicznego.
Czym jest KSeF?
KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – stanowi część pakietu SLIM VAT 2. Rozwiązanie w formie fakultatywnej (dobrowolnej) zostało wprowadzone 1 stycznia 2022 r. na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. KSeF został stworzony z myślą o obsłudze faktur ustrukturyzowanych (czyli e-faktur, które w polskim systemie gospodarczym traktowane są na równi z fakturami tradycyjnymi tj. papierowymi oraz fakturami elektronicznymi), a konkretniej rzecz ujmując o ich wystawiania oraz udostępnianiu.
Poza wspomnianymi funkacjami KSeF umożliwia:
- Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowanie o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
- Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Kto może korzystać z KSeF?
Z platformy KSeF od 1 stycznia 2022 r. mogą korzystać:
- Podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, będący w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowego NIP.
Od 1 lipca 2024 roku każda z wymienionych powyżej grup podatników, będzie zobowiązana do korzystania z KSeF.
Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej (e-faktury)
Faktury ustrukturyzowane – czyli e-faktury – wystawiane za pomocą systemu KSeF, stanowią typ faktur elektronicznych zawierających wskazane w przepisach informacje. Art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) normujący funkcjonowanie opisywanych dokumentów odnosi się do ich formy oraz formatu elektronicznego (xml – zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP), który pozwala na odczytanie faktury ustrukturyzowanej oraz przetwarzanie danych. Co istotne to fakt, że każda e-faktura wyposażona jest w numer identyfikujący ją w systemie KSeF.
Przedsiębiorcy mogą wysyłać i odbierać e-faktury:
- Wprost z KSeF;
- Za pomocą systemu finansowo – księgowego zintegrowanego z API KSeF.
Każda faktura ustrukturyzowana musi posiadać elementy takie, jak m.in.:
- datę wystawienia;
- numer faktury, który ją identyfikuje,
- nazwę podatnika bądź jego imię i nazwisko,
- nazwę nabywcy towarów lub usług,
- numer identyfikacyjny podatnika,
- numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
- adres podatnika,
- adres nabywcy,
- datę dokonania albo zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwę towaru lub rodzaj usługi,
- cenę jednostkową netto,
- kwotę upustów i obniżek cen,
- stawkę podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek),
- kwotę należności ogółem.
Obowiązkowy KSeF – od kiedy?
Choć od 1 stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur za pomocą platformy KSeF, to jednak – zgodnie z początkowym założeniem – trwają prace mające na celu wprowadzenie KSeF w charakterze narzędzia obligatoryjnego. Kolejnym krokiem prowadzącym do osiągnięcia zamierzonego celu jest uzyskanie pozytywnej opinii Stałego Komitetu Rady Ministrów odnośnie projektu ustawy o KSeF. Warto przy tym dodać, iż – według najnowszych ustaleń – obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r.
Zmiany w KSeF
W opisywanym projekcie ustawy o KSeF zawarte zostały zmiany dotyczące funkcjonowania platformy. Wśród najistotniejszych z nich znalazły się ustalenia dotyczące:
- Przesunięcia terminu wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
- Wydłużenia o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
- Faktur z kas rejestrujących – będą one mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- Paragonów fiskalnych z NIP – będą one uznawane jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Faktur konsumenckich (B2C) – nie zostaną one objęte KSeF.
- Biletów pełniących rolę faktury (w tym paragonów na autostradach płatnych) – zostają one wyłączone z KSeF.
- Wyłączenia z KSeF faktur wystawianeych w procedurach OSS i IOSS.
- Kursu waluty obcej stosowanego do przeliczenia na PLN – zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- Awarii technicznych – w przypadku wystąpienia awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- Doprecyzowania daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- Liberalizacji sankcji i ich stosowania dopiero od 1 stycznia 2025 r.
- Likwidacji not korygujących w KSeF i poza KSeF.
Zalety KSeF
Korzystanie z platformy KSeF niesie ze sobą szereg zalet, zarówno z punktu widzenia przedsiębiorców, jak i ustawodawcy. Z punktu widzenia organów rządowych, wdrożenie obligatoryjnego KSeF znacząco przyspieszy proces digitalizacji sektora publicznego umożliwiając tym samym efektywniejszą kontrolę na gruncie podatku VAT, a w konsekwencji także uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa. Z kolei dla przedsiębiorców korzystanie z KSeF oznacza spore ułatwienie odnoszące się do całego procesu prowadzenia przedsiębiorstwa gospodarczego. W praktyce oznacza to między innymi optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych, eliminację ryzyka zgubienia bądź zniszczenia faktury, gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury (elementy te nie podlegają ocenie organu podatkowego, gdyż wynikają one z obowiązujących przepisów). Jednolity schemat e-faktury ułatwi dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie oraz przetwarzanie faktur. Co więcej, przedsiębiorcy korzystający z KseF zwolnieni są z obowiązku przechowywania i archiwizowania faktur – wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat (gdyż tyle wynosi okres przechowywania przez system KSeF faktur ustrukturyzowanych), jak również z obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA) – dane przekazywane na fakturach ustrukturyzowanych są zbieżne z tymi, których organ finansowy może oczekiwać w ramach struktury JPK_FA (składanej na żądanie). Z tego względu JPK_FA nie obejmie swoim zakresem faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane. Dodatkowo przedsiębiorcy korzystający z KSeF otrzymują w/w dokumenty w czasie rzeczywistym.
Programy do KSeF – Hogart eFaktury do KSeF
Hogart eFaktury do KSeF to rozwiązanie umożliwiające integrację dowolnego systemu ERP z krajowym systemem e-Faktur.
Hogart eFaktury do KSeF pozwala na generowanie wielu podatków, opłat czy raportów składanych w sposób elektroniczny do wielu urzędów, instytucji, stowarzyszeń, czy centrali korporacji (m.in. JPK, PŚT, eSprawozdania, ZSMOPL, podatek cukrowy, deklaracje akcyzowe itp.).
Nasze rozwiązanie pozwalaja na pobieranie danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzanie, pełną kontrolę i weryfikację poprawności kolejnych kroków, podgląd danych, export do Ms Excel czy wreszcie generowanie w oczekiwanym formacie XML i wysyłkę na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO. Platforma rejestruje każdy krok procesu przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia pełną archiwizację danych wraz z historią zmian.
Hogart eFaktury zapewnia pełną integrację z SAP, Oracle, Infor i innymi programami ERP oraz pobieranie danych z dowolnego źródła jak CSV czy MS Excel.
Nasza platforma umożliwia:
- pobranie danych z dowolnego źródła lub wielu źródeł,
- odpowiednie okodowanie danych,
- przejrzystą kontrolę procesu wymiany danych,
- weryfikację danych, ich edycję i przygotowanie przez wysyłką na określony portal,
- cały proces pobierania, przygotowania, edycji i wysyłki danych jest archiwizowany w bazie danych,
- wysyłkę danych w dowolnym formacie, w tym XML na bramkę z pobraniem UPO i archiwizacją każdej przesłanej paczki danych.
Rozwiązanie Hogart może pracować na platformie MS Windows.
Elektronizacja wiążących informacji (e-WIS)
W najnowszym projekcie ustawy o KSeF przewidziana została również pełna elektronizacja wiążących informacji. W praktyce oznacza to wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa) – poprzez rozbudowę oraz dostosowanie działających aktualnie systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC).
Proponowane rozwiązania skupiać się będą na rozszerzeniu potencjału obecnie funkcjonujących programów do obsługi KAS, co – z punktu widzenia podatników – oznacza brak konieczności technologicznego wdrożenia. Poza brakiem konieczności dodatkowych wdrożeń u przedsiębiorców, program nie przewiduje ograniczenia dostępu do narzędzi takich jak WIS, WIA, WIT i WIP.
Wśród zalet wynikających z elektronizacji obsługi wiążących informacji, wymienić należy możliwość nieprzerwanej obsługi spraw w trybie zdalnym, co zaowocuje zarówno przypieszeniem obsługi, jak i znacznym uproszczeniem sposobu otrzymywania przez przedsiębiorców informacji podatkowych i celnych. Dodatkowo wpłynie także na zwiększenie pewność obrotu gospodarczego.