Szukaj
Close this search box.

KSeF rozpatrzony przez SKRM

6_featured_image

16 marca 2023 roku na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów zamieszczony został komunikat informujący o pozytywnym zaopiniowaniu projektu ustawy o KSeF przez Stały Komitet Rady Ministrów. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi kolejny krok MF na drodze digitalizacji sektora publicznego. 

Czym jest KSeF?

KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – stanowi część pakietu SLIM VAT 2. Rozwiązanie w formie fakultatywnej (dobrowolnej) zostało wprowadzone 1 stycznia 2022 r. na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. KSeF został stworzony z myślą o obsłudze faktur ustrukturyzowanych (czyli e-faktur, które w polskim systemie gospodarczym traktowane są na równi z fakturami tradycyjnymi tj. papierowymi oraz fakturami elektronicznymi), a konkretniej rzecz ujmując o ich wystawiania oraz udostępnianiu.

Poza wspomnianymi funkacjami KSeF umożliwia:

  • Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowanie o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
  • Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
  • Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
  • Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
  • Informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.

Kto może korzystać z KSeF?

Z platformy KSeF od 1 stycznia 2022 r. mogą korzystać:

  • Podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT, 
  • Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, będący w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowego NIP. 

Od 1 lipca 2024 roku każda z wymienionych powyżej grup podatników, będzie zobowiązana do korzystania z KSeF. 

Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej (e-faktury)

Faktury ustrukturyzowane – czyli e-faktury – wystawiane za pomocą systemu KSeF, stanowią typ faktur elektronicznych zawierających wskazane w przepisach informacje. Art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) normujący funkcjonowanie opisywanych dokumentów odnosi się do ich formy oraz formatu elektronicznego (xml – zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP), który pozwala na odczytanie faktury ustrukturyzowanej oraz przetwarzanie danych. Co istotne to fakt, że każda e-faktura wyposażona jest w numer identyfikujący ją w systemie KSeF. 

Przedsiębiorcy mogą wysyłać i odbierać e-faktury:

  • Wprost z KSeF;
  • Za pomocą systemu finansowo – księgowego zintegrowanego z API KSeF.

 

Każda faktura ustrukturyzowana musi posiadać elementy takie, jak m.in.:

  • datę wystawienia;
  • numer faktury, który ją identyfikuje,
  • nazwę podatnika bądź jego imię i nazwisko,
  • nazwę nabywcy towarów lub usług,
  • numer identyfikacyjny podatnika,
  • numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
  • adres podatnika,
  • adres nabywcy,
  • datę dokonania albo zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • nazwę towaru lub rodzaj usługi,
  • cenę jednostkową netto,
  • kwotę upustów i obniżek cen,
  • stawkę podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek),
  • kwotę należności ogółem.

Obowiązkowy KSeF – od kiedy?

Choć od 1 stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur za pomocą platformy KSeF, to jednak – zgodnie z początkowym założeniem – trwają prace mające na celu wprowadzenie KSeF w charakterze narzędzia obligatoryjnego. Kolejnym krokiem prowadzącym do osiągnięcia zamierzonego celu jest uzyskanie pozytywnej opinii Stałego Komitetu Rady Ministrów odnośnie projektu ustawy o KSeF. Warto przy tym dodać, iż – według najnowszych ustaleń – obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. 

Zmiany w KSeF 

W opisywanym projekcie ustawy o KSeF zawarte zostały zmiany dotyczące funkcjonowania platformy. Wśród najistotniejszych z nich znalazły się ustalenia dotyczące:

  • Przesunięcia terminu wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
  • Wydłużenia o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
  • Faktur z kas rejestrujących – będą one mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
  • Paragonów fiskalnych z NIP – będą one uznawane jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
  • Faktur konsumenckich (B2C) – nie zostaną one objęte KSeF.
  • Biletów pełniących rolę faktury (w tym paragonów na autostradach płatnych) – zostają one wyłączone z KSeF.
  • Wyłączenia z KSeF faktur wystawianeych w procedurach OSS i IOSS.
  • Kursu waluty obcej stosowanego do przeliczenia na PLN – zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
  • Awarii technicznych – w przypadku wystąpienia awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
  • Doprecyzowania daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
  • W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
  • Liberalizacji sankcji i ich stosowania dopiero od 1 stycznia 2025 r.
  • Likwidacji not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Zalety KSeF

Korzystanie z platformy KSeF niesie ze sobą szereg zalet, zarówno z punktu widzenia przedsiębiorców, jak i ustawodawcy. Z punktu widzenia organów rządowych, wdrożenie obligatoryjnego KSeF znacząco przyspieszy proces digitalizacji sektora publicznego umożliwiając tym samym efektywniejszą kontrolę na gruncie podatku VAT, a w konsekwencji także uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa. Z kolei dla przedsiębiorców korzystanie z KSeF oznacza spore ułatwienie odnoszące się do całego procesu prowadzenia przedsiębiorstwa gospodarczego. W praktyce oznacza to między innymi optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych, eliminację ryzyka zgubienia bądź zniszczenia faktury, gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury (elementy te nie podlegają ocenie organu podatkowego, gdyż wynikają one z obowiązujących przepisów). Jednolity schemat e-faktury ułatwi dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie oraz przetwarzanie faktur. Co więcej, przedsiębiorcy korzystający z KseF zwolnieni są z obowiązku przechowywania i archiwizowania faktur – wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat (gdyż tyle wynosi okres przechowywania przez system KSeF faktur ustrukturyzowanych), jak również z obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA) – dane przekazywane na fakturach ustrukturyzowanych są zbieżne z tymi, których organ finansowy może oczekiwać w ramach struktury JPK_FA (składanej na żądanie). Z tego względu JPK_FA nie obejmie swoim zakresem faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane. Dodatkowo przedsiębiorcy korzystający z KSeF otrzymują w/w dokumenty w czasie rzeczywistym.

Programy do KSeF – Hogart eFaktury do KSeF

Hogart eFaktury do KSeF to rozwiązanie umożliwiające integrację dowolnego systemu ERP z krajowym systemem e-Faktur.

Hogart eFaktury do KSeF pozwala na generowanie wielu podatków, opłat czy raportów składanych w sposób elektroniczny do wielu urzędów, instytucji, stowarzyszeń, czy centrali korporacji (m.in. JPK, PŚT, eSprawozdania, ZSMOPL, podatek cukrowy, deklaracje akcyzowe itp.).

Nasze rozwiązanie pozwalaja na pobieranie danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzanie, pełną kontrolę i weryfikację poprawności kolejnych kroków, podgląd danych, export do Ms Excel czy wreszcie generowanie w oczekiwanym formacie XML i wysyłkę na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO. Platforma rejestruje każdy krok procesu przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia pełną archiwizację danych wraz z historią zmian.

Hogart eFaktury zapewnia pełną integrację z SAP, Oracle, Infor i innymi programami ERP oraz pobieranie danych z dowolnego źródła jak CSV czy MS Excel. 

Nasza platforma umożliwia: 

  • pobranie danych z dowolnego źródła lub wielu źródeł,
  • odpowiednie okodowanie danych,
  • przejrzystą kontrolę procesu wymiany danych,
  • weryfikację danych, ich edycję i przygotowanie przez wysyłką na określony portal,
  • cały proces pobierania, przygotowania, edycji i wysyłki danych jest archiwizowany w bazie danych,
  • wysyłkę danych w dowolnym formacie, w tym XML na bramkę z pobraniem UPO i archiwizacją każdej przesłanej paczki danych. 

Rozwiązanie Hogart może pracować na platformie MS Windows.

Elektronizacja wiążących informacji (e-WIS)

W najnowszym projekcie ustawy o KSeF przewidziana została również pełna elektronizacja wiążących informacji. W praktyce oznacza to wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa) – poprzez rozbudowę oraz dostosowanie działających aktualnie systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC).

Proponowane rozwiązania skupiać się będą na rozszerzeniu potencjału obecnie funkcjonujących programów do obsługi KAS, co – z punktu widzenia podatników – oznacza brak konieczności technologicznego wdrożenia. Poza brakiem konieczności dodatkowych wdrożeń u przedsiębiorców, program nie przewiduje ograniczenia dostępu do narzędzi takich jak WIS, WIA, WIT i WIP.

Wśród zalet wynikających z elektronizacji obsługi wiążących informacji, wymienić należy możliwość nieprzerwanej obsługi spraw w trybie zdalnym, co zaowocuje zarówno przypieszeniem obsługi, jak i znacznym uproszczeniem sposobu otrzymywania przez przedsiębiorców informacji podatkowych i celnych. Dodatkowo wpłynie także na zwiększenie pewność obrotu gospodarczego.