Moduł obiegu dokumentów zakupowych, umożliwiający pełną rejestrację dokumentów, automatyzację ich autoryzacji i dekretację do systemów FK. Posiada możliwość integracji z modułami OCR. Łatwy we wdrożeniu i obsłudze.
System QuickRegister to predefiniowana, gotowa do użycia aplikacja służąca do zarządzania procesami obiegu dokumentów w organizacji (workflow). Na bazie niniejszej aplikacji zostały zbudowane dodatkowe moduły takie jak:
Moduł QuickRegister w szczególności służy do skanowania, rejestracji, akceptacji, kodyfikacji i dekretacji przychodzących dokumentów kosztowych. Rozwiązanie jest w pełni zintegrowane z systemem finansowo – księgowym INFOR SunSystems (zarówno wersji 5 jak i 6), SAP i inne. QuickRegister łatwo integruje się z innym systemem finansowo-księgowym, dzięki wbudowanym mechanizmom integracji wymiany danych.
Aplikacja posiada dostęp webowy (uruchamianym z dowolnej przeglądarki internetowej), zapewnia w prosty i czytelny sposób kontrolę procesów przepływu dokumentów w organizacji. Dzięki temu pozwala na zmianę sposobu obiegu dokumentów (np. zakupowych, rozliczenia delegacji) w firmie, zastępując tradycyjny, papierowy. W pełni kontrolowalny (pełne logowanie działań, z możliwością ich wyraportowania), elektroniczny. Zinformatyzowany obieg dokumentów zapewnia firmie bezpieczeństwo i kontrolę ich przepływu oraz usprawnia dostęp i archiwizację.
Korzyści płynące z korzystania z aplikacji to między innymi:
Wszystkie dane lub pliki wykorzystywane w obrębie aplikacji przechowywane są w tabelach SQL lub plikach na dysku w folderze aplikacji. Niniejsza organizacja aplikacji zapewnia maksymalne bezpieczeństwo, a jednocześnie w przypadku takiej potrzeby umożliwia dostęp do danych nawet poza aplikacją, z poziomu bazy danych.
Na stronie głównej aplikacji, oprócz standardowego menu, QuickRegister oferuje również bezpośredni dostęp do określonych obszarów systemu (np. listy dokumentów) za pomocą kliknięcia w określone zegarowe kontrolki KPI. Kontrolki mogą być definiowane w dowolny sposób zgodnie z oczekiwaniami użytkowników, zaś dostęp do poszczególnych z ich można uzależnić od posiadanych przez użytkownika uprawnień.
Dane statyczne
Dane statyczne mogą być pobierane z dowolnego systemu finansowo-księgowego. Nie ma możliwości ich modyfikacji z poziomu aplikacji, jednakże po zmodyfikowaniu danych w systemie finansowo-księgowym będą one dostępne w aplikacji on-line.
Własne zestawy danych w obrębie aplikacji
QuickRegister oferuje możliwość zdefiniowania własnych zestawów danych statycznych, które na potrzeby użytkowników będą wykorzystywane w procesach.
Ścieżki akceptacji
QuickRegister umożliwia również sparametryzowanie wielostopniowych ścieżek akceptacji. Ścieżki mogą być oparte na grupach lub pojedynczych użytkownikach. Można je dowolnie modyfikować, jednakże nie ma możliwości usunięcia ścieżki, na której obecnie procesowane są dokumenty. Jeżeli któraś ze ścieżek jest obecnie wykorzystywana w procesie akceptacji, a wymaga aktualizacji lub modyfikacji, QuickRegister pozwala na dokonanie zmian, które po zapisaniu zostaną automatycznie przeniesione na dokumenty, dla których ścieżka została wybrana.
Delegacje uprawnień
System pozwala na ustalenie dowolnej hierarchii uprawnień wraz z ich delegowaniem (czasowym lub jednorazowym). Hierarchia jest w pełni administrowana przez uprawnione osoby (istnieje możliwość przypisania uprawnień do określonych typów dokumentów, czynności, kategorii analitycznych etc.)
Produkty/Usługi
Aplikacja umożliwia również kategoryzację listy usług/produktów, na jakie mogą być rejestrowane dokumenty zakupowe. Jednocześnie produktom/usługom takim przypisujemy stawkę VAT oraz konto kosztowe na jakie transakcje będą automatycznie księgowane. Wówczas podczas rejestracji dokumentu pojawia się lista rozwijana z dostępnymi kategoriami produktów/usług na jakie możemy rejestrować linie z przychodzących dokumentów źródłowych. QuickRegister oferuje także automatyczne uzupełnianie pól linii dokumentu na formatce po wybraniu określonej kategorii produktu/usługi.
Lista dokumentów
Jest to podstawowa lista prezentująca dokumenty we wszystkich statusach. Aby nawigacja w aplikacji była jeszcze prostsza , zastosowano ten sam layout we wszystkich formatkach listy dokumentów. Lista może zawierać przykładowo następujące kolumny, które użytkownik za pomocą kilku kliknięć myszką może przesuwać i ukrywać zgodnie z potrzebami:
QuickRegister umożliwia także w prosty sposób (za pomocą pojedynczego przycisku na formatce) eksportować dane do Excel.
Jak rejestrujemy dokumenty?
Kolejność uzupełniania pól na formatce jest dowolna i może zostać sparametryzowana zgodnie z oczekiwaniem użytkowników. W QuickRegister istnieje również możliwość określenia, które z pól muszą zostać wypełnione, a których wypełnienie nie jest koniecznie. Dodatkowo możemy określić poziom uprawnień do wypełnienia/modyfikacji dla poszczególnych użytkowników (lub grup użytkowników).
Grupy użytkowników
QuickRegister oferuje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby grup użytkowników. Grupy umożliwiają podzielenie użytkowników ze względu na np. zakres posiadanych kompetencji, poszczególne działy w firmie lub miejscowości. Dzięki temu procesy w organizacji są jeszcze bardziej precyzyjne uporządkowane.
Uprawnienia użytkowników i grup użytkowników
Dla każdej z grup użytkowników, jak również dla pojedynczego użytkownika można określić odrębne uprawnienia. Mogą one dotyczyć dostępu do formatek, poszczególnych pól na formatach lub funkcji w systemie.
Dekretacja
QuickRegister automatycznie tworzy dekrety księgowe, jest w pełni zintegrowany z INFOR SunSystems, a także jest łatwo integrowalny z dowolnym innym systemem finansowo-księgowym. Aplikacja oferuje możliwość utworzenia draftu dekretu i możliwość jego modyfikacji przed ostatecznym importem do programu finansowo-księgowego (np. Infor SunSystems). Moment utworzenia, jak również kryteria generowania draftu dekretu (np. jakich dokumentów ma dotyczyć, jakim typem rejestru ma zostać wykonane księgowanie) można ustawić na dowolnym etapie zatwierdzania dokumentu.
Zarządzanie użytkownikami
Zarządzanie użytkownikami nigdy nie było tak proste. W QuickRegister mamy przejrzysta listę użytkowników, którą możemy dowolnie modyfikować zgodnie z potrzebami. W tym miejscu mamy możliwość m.in. nadania użytkownikowi unikalnego loginu, jak również przypisania go do grupy i ustawienia języka aplikacji.
Powiadomienia mailowe
QuickRegister oferuje również usługę wysyłki powiadomień mailowych mających na celu informowanie użytkowników o zdarzeniach w systemie, których dotyczą (np. o dokumentach do zaakceptowania).
Logi
Dodatkowo dla każdego rejestrowanego w systemie dokumentu w QuickRegister dostępny jest log ze zdarzeniami i komentarzami. W logu przechowywane są wszystkie zmiany statusów zarówno na liniach dokumentów jak i na nagłówkach, a także komentarze wprowadzane przez użytkowników.
Dlaczego warto wybrać nasze programy?
Dla firm różnej wielkości, działających w każdej branży
Zapewniamy pełne wsparcie powdrożeniowe
Bez ingerencji w ERP i bazę danych - ważne przy aktualizacji
Intuicyjny interfejs ułatwia szybkie rozpoczęcie pracy
Możliwość rozbudowy aplikacji w miarę rozwoju potrzeb
Łatwa integracja z systemami informatycznymi w firmie
Hogart Sp. z o. o., 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72. Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. KRS 0000022120, REGON 012609306, NIP 527-02-02-093. Kapitał Zakładowy 2 434 000,00 zł.
Copyright © Hogart sp. z o.o.
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak zgody lub wycofanie zgody może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.