Moduł obiegu dokumentów zakupowych

System QuickRegister to predefiniowana, gotowa do użycia aplikacja służąca do zarządzania procesami obiegu dokumentów w organizacji (workflow). Na bazie niniejszej aplikacji zostały zbudowane dodatkowe moduły takie jak:

• Procurement (automatyzacja procesu zakupów)
• Zarządzanie projektami np.: budowlanymi,
• Ewidencja majątku trwałego
• Realizacja i rozliczenie prac serwisowych
• Gospodarka zakupowa i magazynowa
• Raportowanie techniczne i ekonomiczne
• Ewidencja klientów i kontraktów wraz z kontrolą finansową
• Realizacja i rozliczenie prac serwisowych realizowanych w ramach kontraktu
• Gospodarka zakupowa i magazynowa
• Zarządzanie personelem technicznym
• Raportowanie techniczne i ekonomiczne

Moduł QuickRegister w szczególności służy do skanowania, rejestracji, akceptacji, kodyfikacji i dekretacji przychodzących dokumentów kosztowych. Rozwiązanie jest w pełni zintegrowane z systemem finansowo – księgowym INFOR SunSystems (zarówno wersji 5 jak i 6), SAP i inne. QuickRegister łatwo integruje się z innym systemem finansowo-księgowym, dzięki wbudowanym mechanizmom integracji wymiany danych.

Aplikacja posiada dostęp webowy (uruchamianym z dowolnej przeglądarki internetowej), zapewnia w prosty i czytelny sposób kontrolę procesów przepływu dokumentów w organizacji. Dzięki temu pozwala na zmianę sposobu obiegu dokumentów (np. zakupowych, rozliczenia delegacji) w firmie, zastępując tradycyjny, papierowy. W pełni kontrolowalny (pełne logowanie działań, z możliwością ich wyraportowania), elektroniczny. Zinformatyzowany obieg dokumentów zapewnia firmie bezpieczeństwo i kontrolę ich przepływu oraz usprawnia dostęp i archiwizację.

Korzyści płynące z korzystania z aplikacji to między innymi:

• uporządkowanie wewnętrznych procesów obiegu dokumentów (zadania do wykonania przez pracowników są automatycznie rozsyłane poprzez wiadomości e-mail i/lub SMS). Każdy użytkownik ma także dostęp poprzez portal webowy do listy zadań jakie na niego czekają, np. dokumenty do akceptacji itp.
• pełna archiwizacja, okodowanie, otagowanie i uporządkowanie dokumentacji poprzez zastosowanie różnego typu numeracji dla każdego rodzaju dokumentu,
• przyspieszenie procesu wyszukiwania dokumentów,
• automatyzacja procesu akceptacji i księgowania dokumentów kosztowych (gotowe dekrety księgowe na końcu ścieżki akceptacji),
• rejestracja czynności wykonywanych przez użytkowników – logowanie czynności (pozwala to na identyfikację, kto kiedy otrzymał, zaakceptował określony dokument etc.),
• pełna kontrola nad wewnętrznym obiegiem dokumentów w firmie,
• wcześniejsza rejestracja dokumentów (dokumenty nie „giną” w szufladach), zanim zostaną przekazane do osób merytorycznych,
• wykonywanie dowolnej ilości przedruków ze skanów w razie potrzeby,
• repozytorium dokumentów dostępne zawsze pod ręką do celów audytu, kontroli oraz potrzeb wewnętrznych firmy,
• wsparcie obiegu dokumentów związanych z normami jakości np.: procedury ISO, BHP, lub innych niezbędnych norm,
• możliwość organizacji i odwzorowania innych, ważnych procesów w firmie.

Wszystkie dane lub pliki wykorzystywane w obrębie aplikacji przechowywane są w tabelach SQL lub plikach na dysku w folderze aplikacji. Niniejsza organizacja aplikacji zapewnia maksymalne bezpieczeństwo, a jednocześnie w przypadku takiej potrzeby umożliwia dostęp do danych nawet poza aplikacją, z poziomu bazy danych.

Na stronie głównej aplikacji, oprócz standardowego menu, QuickRegister oferuje również bezpośredni dostęp do określonych obszarów systemu (np. listy dokumentów) za pomocą kliknięcia w określone zegarowe kontrolki KPI. Kontrolki mogą być definiowane w dowolny sposób zgodnie z oczekiwaniami użytkowników, zaś dostęp do poszczególnych z ich można uzależnić od posiadanych przez użytkownika uprawnień.

Dane statyczne
Dane statyczne mogą być pobierane z dowolnego systemu finansowo-księgowego. Nie ma możliwości ich modyfikacji z poziomu aplikacji, jednakże po zmodyfikowaniu danych w systemie finansowo-księgowym będą one dostępne w aplikacji on-line.

Własne zestawy danych w obrębie aplikacji
QuickRegister oferuje możliwość zdefiniowania własnych zestawów danych statycznych, które na potrzeby użytkowników będą wykorzystywane w procesach.

Ścieżki akceptacji
QuickRegister umożliwia również sparametryzowanie wielostopniowych ścieżek akceptacji. Ścieżki mogą być oparte na grupach lub pojedynczych użytkownikach. Można je dowolnie modyfikować, jednakże nie ma możliwości usunięcia ścieżki, na której obecnie procesowane są dokumenty. Jeżeli któraś ze ścieżek jest obecnie wykorzystywana w procesie akceptacji, a wymaga aktualizacji lub modyfikacji, QuickRegister pozwala na dokonanie zmian, które po zapisaniu zostaną automatycznie przeniesione na dokumenty, dla których ścieżka została wybrana.

Delegacje uprawnień
System pozwala na ustalenie dowolnej hierarchii uprawnień wraz z ich delegowaniem (czasowym lub jednorazowym). Hierarchia jest w pełni administrowana przez uprawnione osoby (istnieje możliwość przypisania uprawnień do określonych typów dokumentów, czynności, kategorii analitycznych etc.)

Produkty/Usługi
Aplikacja umożliwia również kategoryzację listy usług/produktów, na jakie mogą być rejestrowane dokumenty zakupowe. Jednocześnie produktom/usługom takim przypisujemy stawkę VAT oraz konto kosztowe na jakie transakcje będą automatycznie księgowane. Wówczas podczas rejestracji dokumentu pojawia się lista rozwijana z dostępnymi kategoriami produktów/usług na jakie możemy rejestrować linie z przychodzących dokumentów źródłowych. QuickRegister oferuje także automatyczne uzupełnianie pól linii dokumentu na formatce po wybraniu określonej kategorii produktu/usługi.

Lista dokumentów
Jest to podstawowa lista prezentująca dokumenty we wszystkich statusach. Aby nawigacja w aplikacji była jeszcze prostsza , zastosowano ten sam layout we wszystkich formatkach listy dokumentów. Lista może zawierać przykładowo następujące kolumny, które użytkownik za pomocą kilku kliknięć myszką może przesuwać i ukrywać zgodnie z potrzebami:

• Kod kontrahenta
• Nazwa kontrahenta
• Sygnatura
• Nr dokumentu
• Wartość netto PLN
• Kod waluty
• Wartość brutto PLN
• Data wystawienia dokumentu
• Typ dokumentu
• Status procesowania dokumentu

QuickRegister umożliwia także w prosty sposób (za pomocą pojedynczego przycisku na formatce) eksportować dane do Excel.

Jak rejestrujemy dokumenty?
Kolejność uzupełniania pól na formatce jest dowolna i może zostać sparametryzowana zgodnie z oczekiwaniem użytkowników. W QuickRegister istnieje również możliwość określenia, które z pól muszą zostać wypełnione, a których wypełnienie nie jest koniecznie. Dodatkowo możemy określić poziom uprawnień do wypełnienia/modyfikacji dla poszczególnych użytkowników (lub grup użytkowników).

Grupy użytkowników
QuickRegister oferuje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby grup użytkowników. Grupy umożliwiają podzielenie użytkowników ze względu na np. zakres posiadanych kompetencji, poszczególne działy w firmie lub miejscowości. Dzięki temu procesy w organizacji są jeszcze bardziej precyzyjne uporządkowane.

Uprawnienia użytkowników i grup użytkowników
Dla każdej z grup użytkowników, jak również dla pojedynczego użytkownika można określić odrębne uprawnienia. Mogą one dotyczyć dostępu do formatek, poszczególnych pól na formatach lub funkcji w systemie.

Dekretacja
QuickRegister automatycznie tworzy dekrety księgowe, jest w pełni zintegrowany z INFOR SunSystems, a także jest łatwo integrowalny z dowolnym innym systemem finansowo-księgowym. Aplikacja oferuje możliwość utworzenia draftu dekretu i możliwość jego modyfikacji przed ostatecznym importem do programu finansowo-księgowego (np. Infor SunSystems). Moment utworzenia, jak również kryteria generowania draftu dekretu (np. jakich dokumentów ma dotyczyć, jakim typem rejestru ma zostać wykonane księgowanie) można ustawić na dowolnym etapie zatwierdzania dokumentu.

Zarządzanie użytkownikami
Zarządzanie użytkownikami nigdy nie było tak proste. W QuickRegister mamy przejrzysta listę użytkowników, którą możemy dowolnie modyfikować zgodnie z potrzebami. W tym miejscu mamy możliwość m.in. nadania użytkownikowi unikalnego loginu, jak również przypisania go do grupy i ustawienia języka aplikacji.

Powiadomienia mailowe
QuickRegister oferuje również usługę wysyłki powiadomień mailowych mających na celu informowanie użytkowników o zdarzeniach w systemie, których dotyczą (np. o dokumentach do zaakceptowania).

Logi
Dodatkowo dla każdego rejestrowanego w systemie dokumentu w QuickRegister dostępny jest log ze zdarzeniami i komentarzami. W logu przechowywane są wszystkie zmiany statusów zarówno na liniach dokumentów jak i na nagłówkach, a także komentarze wprowadzane przez użytkowników.