Audyt przeprowadzony przez Ministerstwo Finansów, ujawnił liczne nieprawidłowości w projektowaniu i zarządzaniu systemem. Zidentyfikowano liczne problemy z architekturą IT, które znacząco obniżały wydajność i bezpieczeństwo systemu, zarazem zwiększając poziom awaryjności KSeF. Nieprawidłowości te były na tyle poważne, że zdecydowano o przesunięciu terminu obowiązkowego wdrożenia platformy na rok 2026.
Minister finansów, Andrzej Domański, zaznaczył, że zewnętrzny audyt platformy KSeF wykazał, iż system nie jest gotowy do wdrożenia, zaś jego wejście w życie w postaci obligatoryjnej groziłoby paraliżem gospodarki. W związku z powyższym niezbędne jest stworzenie nowej architektury Krajowego Systemu e-Faktur i przygotowanie nowego oprogramowania. Ma to umożliwić stworzenie KSeF wydajnego i bezpiecznego dla obrotu faktur elektronicznych w Polskiej gospodarce. Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Nowe terminy wdrożenia
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji i modernizacji systemu podatkowego w Polsce. System ten, stworzony w celu usprawnienia procesu fakturowania, przesyłania i przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej, został na początku roku poddany zewnętrznemu audytowi, który wykazał szereg krytycznych błędów w jego funkcjonowaniu.
W świetle wyników audytu, Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o etapowym wdrażaniu KSeF. Obowiązkowy system e-faktur zostanie wprowadzony od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł w poprzednim roku podatkowym, natomiast dla pozostałych przedsiębiorców – od 1 kwietnia 2026 r.
System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych. Jako Ministerstwo Finansów jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczne funkcjonowanie obrotu gospodarczego, dlatego na podstawie otrzymanych wyników podjęliśmy decyzję o istotnym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF. Jedną z rekomendacji pokontrolnych było fazowanie projektu, czyli jego stopniowe wdrażanie. Będzie on obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 mln zł KSeF , a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r. – powiedział Andrzej Domański, Minister finansów.
Wyniki zewnętrznego audytu
Audyt wykazał liczne nieprawidłowości, w tym między innymi nieprawidłowo zaprojektowaną architekturę IT wywierającą negatywny wpływ na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania, jak również rozwój systemu w przyszłości oraz możliwość jego odtwarzania. Błędy oraz zaniechania zdiagnozowane zostały również w warstwie zarządzania projektem, takie jak między innymi nieprawidłowy nadzór nad pracami czy niewłaściwie prowadzona dokumentacja, która uniemożliwiła pozytywne zrealizowanie założonego projektu.
Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny – podsumował Marcin Łoboda Szef KAS.
Konsekwencje dla Ministerstwa Finansów
Minister Domański przyznał, że szacunkowe straty Ministerstwa Finansów związane z opóźnieniem wdrożenia KSeF to około 30 mln zł. Wspomniane straty stanowią wynik błędnie zaprojektowanego systemu, niemniej wpływy z VAT w tym roku wykazują tendencję wzrostową i nie są zagrożone.
Działania informacyjno-edukacyjne dla przedsiębiorców
Przesunięcie harmonogramu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma wpływ na zaplanowane inicjatywy edukacyjne i informacyjne.
Operacyjnie jesteśmy gotowi. Przeszkoliliśmy już około tysiąca pracowników. Po wakacjach rozpoczną oni pierwsze szkolenia dla przedsiębiorców. Od stycznia 2025 r. będziemy zwiększać częstotliwość szkoleń, w miarę zbliżania się terminu wdrożenia – wyjaśnia Marcin Łoboda.
Dodatkowo, w każdym urzędzie skarbowym przedsiębiorcy będą mieli możliwość skorzystania z indywidualnych porad dotyczących bezpłatnego oprogramowania stworzonego przez ministerstwo finansów. W styczniu 2025 roku uruchomiona zostanie także dedykowana linia telefoniczna Krajowej Informacji Skarbowej, mająca na celu wsparcie użytkowników KSeF. Wszystkie te działania będą dodatkowo promowane poprzez obszerną kampanię informacyjną.
Perspektywy na przyszłość, a wpływ na przedsiębiorców
Z uwagi na negatywny wynik audytu, Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o dwuetapowym wprowadzeniu obligatoryjnego korzystania z systemu KSeF. W praktyce oznacza to, że proces wystawiania faktur z punktu widzenia przedsiębiorców nie ulega na razie zmianie. Ta decyzja daje przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymagań i zapewnia, że KSeF będzie funkcjonował jako niezawodne i bezpieczne narzędzie w polskim systemie podatkowym. Czy jednak warto zwlekać z dostosowaniem swoich systemów fakturowych do nowych wymagań?
Dlaczego warto korzystać z Krajowego System e-Faktur?
Wbrew pozorom korzystanie z Krajowego System e-Faktur (KSeF), przynosi wiele korzyści takich jak między innymi:
- Większa efektywność i bezpieczeństwo procesów fakturowania – automatyzacja procesów fakturowania za pomocą systemu e-faktur minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i zapewnia lepszą kontrolę nad transakcjami podatkowymi.
- Łatwiejsza integracja i wymiana handlowa – dzięki e-fakturom, przedsiębiorcy mają dostęp do swoich faktur w każdym miejscu i czasie, co ułatwia rozliczenia i przyspiesza procesy biznesowe.
- Redukcja kosztów – e-faktury eliminują koszty związane z drukowaniem, wysyłką i archiwizacją dokumentów papierowych.
- Szybszy zwrot VAT – procesy związane z VAT są uproszczone i przyspieszone, co przekłada się na szybszy zwrot podatku.
- Mniejsza biurokracja – e-faktury zmniejszają ilość tak zwanej „papierkowej roboty” i upraszczają procesy księgowe.
- Korzyści dla środowiska naturalnego – przejście na e-faktury znacząco zmniejsza potrzebę wykorzystywania papieru, co przekłada się na ochronę lasów i zmniejszenie wycinki drzew. Dodatkowo e-faktury eliminują potrzebę fizycznego transportu dokumentów, co redukuje emisję szkodliwych substancji do atmosfery związanych z transportem. Elektroniczny obieg dokumentów jest bardziej efektywny energetycznie, niż tradycyjne metody przetwarzania papierowych faktur.
KSeF ma nie tylko zastąpić tradycyjne faktury papierowe, ale także – a może właśnie przede wszystkim – wprowadzić jednolity standard fakturowania w Polsce, co jest zgodne z europejskimi wytycznymi i ułatwia wymianę handlową między krajami Unii Europejskiej.
Hogart KSeF
Pomimo uzyskanych wyników audytu Krajowego Systemu e-Faktur, korzystanie z platformy może być proste oraz szybkie. Warunek stanowi wyposażenie się w odpowiedni program finansowo-księgowy do obsługi KSeF. Takim narzędziem jest aplikacja Hogart KSeF.
Hogart KSeF to program do integracji systemu ERP z Krajowym Systemem e-Faktur. Aplikacja współpracuje z różnymi, popularnymi programami ERP – takimi jak SAP, INFOR SunSystems, Oracle, Microsoft Dynamics czy Comarch Optima.
Hogart KSeF umożliwia proste i szybkie:
- Łączenie danych z różnych źródeł w różnych formatach.
- Kodowanie i mapowanie danych, co eliminuje problemy związane z różnymi formatami danych w systemach ERP i KSeF.
- Kontrolowanie procesu wymiany danych między systemami ERP, a KSeF.
- Weryfikowanie i edycję danych, w tym diagnozowanie ewentualnych błędów, jak również edycję danych przed wysłaniem do KSeF.
- Archiwizowanie procesu pobierania, przygotowywania, edycji i wysyłki danych
- Podpisywanie, wysyłkę danych wraz z pobraniem i zarchiwizowaniem potwierdzenia odbioru przez portal KSeF.
Więcej informacji na temat programu Hogart KSeF znajdziesz na stronie https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/. Poznaj również wersję dla małych firm czyli aplikację Hogart KSeFcio: https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite/.