Po uruchomieniu KSeF wiele przedsiębiorstw przekonało się, że mimo formalnej poprawności faktur, ich praktyczne wykorzystanie w codziennej pracy bywa mocno ograniczone. Dokumenty trafiają do działów księgowych jako surowe pliki, w których brakuje informacji wyjaśniających okoliczności ich wystawienia i wykorzystania. Nie wiadomo, kto pobrał fakturę, z jakiego powodu została wystawiona, którego działu dotyczy koszt, jaki budżet powinien zostać nim obciążony ani kto odpowiada za jej akceptację. W efekcie księgowość ma dostęp do samego dokumentu, ale nie do procesu powstania i historii z nim związanych. Jak więc skutecznie uporządkować opisany chaos informacyjny?
Faktury pozbawione kontekstu
W praktyce oznacza to, że działy finansowe pracują na danych wymagających dodatkowego wyjaśniania, konsultacji z pracownikami, a niekiedy nawet domyślania się intencji stojących za konkretnym wydatkiem. W większych organizacjach, do których każdego dnia trafiają dziesiątki lub setki dokumentów, bardzo szybko prowadzi to do powstawania zatorów organizacyjnych. Rosną opóźnienia w akceptacji faktur, zwiększa się ryzyko podwójnego księgowania, a także pojawiają się trudności przy rozliczaniu delegacji i zwrotów kosztów. Pracownicy nie mają pewności, czy przekazane przez nich dokumenty zostały już zarejestrowane, natomiast księgowość nie jest w stanie stwierdzić, czy faktura widoczna w KSeF odnosi się do wydatku zgłoszonego przez daną osobę. Nie wynika to z błędów użytkowników, lecz jest naturalnym skutkiem działania KSeF, który przekazuje dane formalne, ale bez dodatkowego kontekstu organizacyjnego.
Skąd bierze się chaos?
KSeF nie został zaprojektowany z myślą o przechowywaniu danych analitycznych ani informacji operacyjnych, które są niezbędne do sprawnego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Faktura zawiera wyłącznie podstawowe dane, takie jak informacje o wystawcy, kwoty, daty czy numer dokumentu. W systemie brakuje miejsca na MPK, projekt, budżet, osobę akceptującą czy komentarz dodany przez pracownika. Jeszcze większe trudności pojawiają się w przypadku dokumentów wystawianych jako potwierdzenia transakcji lub w trybie offline24 (czyli awaryjnym trybie działania Krajowego Systemu e-Faktur stosowanym wtedy, gdy nie ma możliwości natychmiastowego połączenia z KSeF). W takiej sytuacji księgowość uzyskuje dostęp do dokumentu dopiero po jego formalnym przesłaniu do systemu.
W rezultacie pojawia się luka informacyjna, której przy dużej liczbie dokumentów nie sposób skutecznie uzupełniać ręcznie. Pracownik może posiadać potwierdzenie dokonanej transakcji, natomiast księgowość widzi jedynie fakturę pobraną z KSeF, bez danych umożliwiających przypisanie jej do konkretnej osoby. Powoduje to sytuacje, w których dokumenty pozostają w systemie bez wskazanego właściciela, a dział finansowy musi samodzielnie ustalać, kto powinien je zaakceptować. Bez odpowiednich narzędzi wspierających, organizacja traci kontrolę nad procesem, a KSeF zamiast usprawniać obieg dokumentów, zaczyna generować dodatkowe problemy organizacyjne.
Rozwiązanie problemu: integracja dwóch źródeł danych
Aby skutecznie uporządkować proces, niezbędne jest połączenie dwóch niezależnych strumieni informacji: danych dotyczących dokumentów rejestrowanych przez pracowników oraz informacji pobieranych z KSeF. Dopiero zestawienie tych dwóch elementów pozwala uzyskać pełny obraz dokumentu i jego kontekstu biznesowego. Rozwiązaniem umożliwiającym integrację obu źródeł jest system workflow Hogart SM+. Dzięki niemu księgowość otrzymuje dokumenty kompletne zarówno pod względem formalnym, jak i operacyjnym.
W praktyce oznacza to, że faktura pobrana z KSeF jest automatycznie rozszerzana przez workflow Hogart SM+ o dane, których nie zawiera system rządowy. Mogą to być między innymi informacje o MPK, projekcie, dziale, celu wydatku, komentarzu pracownika czy osobie, która faktycznie zarejestrowała dokument. Dzięki temu faktura od razu trafia do właściwego pracownika odpowiedzialnego za akceptację, a księgowość otrzymuje nie tylko dane finansowe, ale również pełny kontekst operacyjny. Proces staje się bardziej przejrzysty, przewidywalny i odporny na błędy, a organizacja odzyskuje kontrolę nad obiegiem dokumentów zakupowych.
Rejestrowanie dokumentu przez pracownika
Cały proces rozpoczyna się w chwili, gdy pracownik dodaje dokument w aplikacji mobilnej — najlepiej bezpośrednio w miejscu dokonania zakupu. To właśnie na tym etapie tworzony jest kontekst operacyjny, którego sam KSeF nie zapewnia. Użytkownik może zeskanować kod QR z faktury, wykonać zdjęcie potwierdzenia transakcji lub dodać dokument w trybie offline24, który dopiero później zostanie przekształcony w fakturę widoczną w KSeF. Mechanizm OCR automatycznie odczytuje podstawowe dane, takie jak numer dokumentu, NIP wystawcy czy wartości kwotowe, dzięki czemu pracownik nie musi ręcznie przepisywać informacji.
Następnie użytkownik uzupełnia dodatkowe elementy wymagane przez organizację, takie jak MPK, projekt, dział, cel wydatku, komentarz lub inne pola obowiązujące w firmie. Dzięki temu dokument trafia do systemu już z kompletnym opisem operacyjnym, jeszcze zanim pojawi się w KSeF. Księgowość od początku posiada więc pełniejszy obraz sytuacji, a pracownik ma pewność, że zgłoszony wydatek został prawidłowo zarejestrowany i nie zostanie pominięty w dalszym procesie.
Automatyczne dopasowanie faktury z KSeF
W chwili, gdy faktura zostaje udostępniona w KSeF, system workflow Hogart SM+ automatycznie pobiera dokument i zestawia go z informacjami wcześniej zgłoszonymi przez pracownika. Proces dopasowania odbywa się na podstawie numeru faktury oraz numeru NIP, co pozwala jednoznacznie połączyć dane pochodzące z obu źródeł. Dzięki temu dokument pobrany z KSeF zostaje automatycznie uzupełniony o wszystkie informacje operacyjne dodane wcześniej przez użytkownika.
W efekcie faktura, która początkowo funkcjonowała wyłącznie jako techniczny plik z KSeF, staje się pełnoprawnym elementem firmowego workflow. Hogart SM+ samodzielnie przekazuje ją do odpowiedniego przełożonego zgodnie ze strukturą organizacyjną. Cały mechanizm działa automatycznie, bez konieczności angażowania księgowości w ręczne wyszukiwanie dokumentów czy ustalanie osób odpowiedzialnych za ich akceptację.
Proces akceptacji
Po połączeniu danych z KSeF z informacjami przekazanymi przez pracownika dokument trafia do osoby odpowiedzialnej za dany obszar kosztowy. Osoba akceptująca widzi fakturę wraz z pełnym zestawem informacji. Dzięki temu nie ma potrzeby analizowania dokumentu bez kontekstu.
W zależności od obowiązujących procedur faktura może zostać zaakceptowana lub odrzucona wraz z dodaniem odpowiednich uwag. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie zmienia status i trafia do księgowości jako kompletny materiał gotowy do zaksięgowania. Cały przebieg procesu jest przejrzysty zarówno dla pracownika, który może śledzić status swojego dokumentu, jak i dla działu finansowego otrzymującego pełny zestaw danych operacyjnych. Dzięki temu obieg dokumentów staje się uporządkowany, przewidywalny i znacznie mniej podatny na błędy.
Pełna kontrola dla księgowości
Gdy dokument przejdzie przez wszystkie etapy akceptacji i zostanie uzupełniony o wymagane informacje operacyjne, księgowość otrzymuje go w formie umożliwiającej natychmiastowe rozpoczęcie pracy. Dział finansowy ma dostęp do pełnego obrazu procesu — widzi dokumenty znajdujące się w obiegu, ich aktualne statusy, osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy oraz faktury oczekujące jeszcze na działania pracowników lub menedżerów. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego monitorowania procesu ani prowadzenia dodatkowych ustaleń, ponieważ system automatycznie wskazuje miejsca, w których pojawiają się opóźnienia lub potencjalne wąskie gardła.
Istotną funkcją workflow Hogart SM+ jest również możliwość bieżącego śledzenia dokumentów zgłoszonych przez pracowników, które nie zostały jeszcze formalnie zarejestrowane w KSeF. Pozwala to dokładniej określać wartość rezerw tworzonych na koniec miesiąca bez konieczności opierania się na szacunkach lub niepełnych danych. System eliminuje również ryzyko duplikacji dokumentów poprzez automatyczne wykrywanie prób ponownego dodania tej samej faktury.
W rezultacie księgowość pracuje na danych kompletnych, spójnych i jednoznacznych. Pracownicy mają pewność, że zgłoszone przez nich dokumenty zostały poprawnie zarejestrowane i nie zostaną pominięte w procesie, natomiast kierownicy otrzymują wyłącznie te faktury, które rzeczywiście dotyczą ich obszaru odpowiedzialności. Dzięki temu cała organizacja zyskuje uporządkowany i odporny na błędy proces obiegu dokumentów, pozwalający sprawnie funkcjonować w realiach KSeF bez konieczności ręcznego „ratowania” procesu.
Hogart SM+
Integracja danych pobieranych z KSeF z informacjami wprowadzanymi przez pracowników za pomocą aplikacji mobilnej, pozwala odzyskać pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów zakupowych. Takie podejście eliminuje trudności, które pojawiły się po wdrożeniu KSeF. Jeśli więc chcesz realnie odciążyć księgowość i uporządkować obieg dokumentów w erze KSeF, sprawdź jak działa workflow Hogart SM+. To rozwiązanie stworzone z myślą o przyspieszeniu codziennej pracy działów finansowych — bez kosztownych zmian w istniejących systemach i bez rewolucji w infrastrukturze firmy. Hogart SM+ to najszybsza droga do realnej poprawy efektywności.