Obligatoryjne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to obowiązek, którego wprowadzenie zaplanowane było na 1 lipca 2024 r. (dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Niemniej, z uwagi na wykryte błędy w działaniu systemu, Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o przesunięciu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania. Kiedy więc wdrożony zostanie obligatoryjny KSeF? Zgodnie ze słowami Ministra Finansów, Andrzeja Domańskiego: – Wiemy, że ta informacja ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców. Dlatego dołożymy wszelkich starań, żeby jak najszybciej podać tę datę. Przewidujemy, że na podstawie analiz i audytów będziemy mogli to zrobić na przełomie kwietnia i maja.
Czy zatem – w świetle powyższych faktów – warto inwestować w program do KSeF? A jeśli tak, to jaki program wybrać i czym kierować się podczas zakupu odpowiedniego narzędzia finansowo-księgowego?
Czy warto już teraz zaopatrzyć się w program do KSeF?
Pomimo faktu, iż wdrożenie obowiązkowego użytkowania systemu KSeF było wielokrotnie przekładane, Ministerstwo Finansów nie pozostawia wątpliwości, że wejście w życie opisywanego rozwiązania jest już tylko kwestią czasu. Z tego względu wielu przedsiębiorców nie spieszy się z zakupem oprogramowania umożliwiającego obsługę systemu KSeF. Wbrew pozorom nie jest to dobre podejście. Powód? Otóż należy zdawać sobie sprawę z faktu, iż wprowadzenie obowiązkoweego KSeF będzie prawdziwą rewolucją w fakturowaniu. Co więcej, wdrożenie oprogramowania finansowo-księgowego do obsługi KSeF także jest procesem złożonym, wymagającym czasu. Czy zatem warto zwlekać z tym na przysłowiową, ostatnią chwilę? Zdecydowanie nie. O wiele lepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze zapoznanie się z dostępnymi na rynku programami i zakup rozwiązania dopasowanego do potrzeb prowadzonej przez nas firmy.
Program do KSeF – jak wybrać odpowiedni?
Jak wiadomo, Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które umożliwia elektroniczną wymianę faktur między przedsiębiorcami. Z tego względu wybór odpowiedniego programu do obsługi KSeF jest kluczowy dla efektywnej i bezproblemowej komunikacji z opisywanym systemem.
Czym kierować się przy wyborze programu do obsługi KSeF?
Zgodność z przepisami
- Aktualizacje: Wybierz program, który regularnie aktualizuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przepisy dotyczące e-faktur mogą się zmieniać, dlatego ważne jest, aby twój program odpowiadał na bieżące wymagania ustawodawcy.
- Weryfikacja: Upewnij się, że program automatycznie weryfikuje poprawność generowanych e-faktur zgodnie z wymogami prawnymi. To pomoże uniknąć błędów i potencjalnych kar.
- Zgodność z formatem: Sprawdź, czy program obsługuje wszystkie formaty e-faktur, takie jak JPK_FA, JPK_VAT, czy faktury w formacie PDF.
Intuicyjny interfejs
- Prosta nawigacja: Wybierz program, który ma przejrzysty interfejs i intuicyjną nawigację. To ułatwi pracę użytkownikom, którzy nie posiadają specjalistycznej wiedzy informatycznej.
- Szybkie wprowadzanie danych: Program powinien umożliwiać szybkie wprowadzanie danych, aby oszczędzić czas potrzebny do dopełnienia obowiązków sprawozdawczych.
Wsparcie techniczne
- Dostępność: Sprawdź, czy dostawca programu oferuje wsparcie techniczne w formie telefonicznej lub online. To ważne, gdy pojawią się problemy lub pytania.
- Czas reakcji: Upewnij się, że dostawca szybko reaguje na zgłoszenia użytkowników. Długie oczekiwanie na odpowiedź może utrudnić pracę.
Bezpieczeństwo danych
- Szyfrowanie: Program powinien korzystać z zaawansowanego szyfrowania danych, aby chronić informacje przed dostępem osób niepowołanych.
- Backup: Sprawdź, czy program automatycznie tworzy kopie zapasowe danych. To ważne w przypadku awarii lub utraty danych.
Funkcjonalności
- Automatyzacja: Wybierz program, który oferuje automatyczne generowanie e-faktur na podstawie danych z systemu księgowego.
- Integracje: Sprawdź, czy program może integrować się z innymi narzędziami, takimi jak systemy ERP czy magazynowe.
- Archiwizacja: Program powinien umożliwiać przechowywanie i archiwizację e-faktur zgodnie z wymogami prawnymi.
Wybór odpowiedniego programu do obsługi KSeF jest kluczowy dla skutecznej obsługi systemu KSeF. Zwróć uwagę na zgodność z przepisami, intuicyjność interfejsu, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo danych i funkcjonalności. Pamiętaj, że dobry program ułatwi Ci prowadzenie działalności gospodarczej i przyczyni się do efektywnej obsługi e-faktur.
Wybór programu do KSeF, a wielkość firmy
Niezwykle ważną kwestią, na którą należy zwracać uwagę podczas wyboru programu do obsługi systemu KSeF, jest wielkość przedsiębiorstwa. Aktualnie spora część dostępnych na rynku narzędzi do KSeF, to zaawansowane, rozbudowane programy, dopasowane głównie do potrzeb dużych przedsiębiorstw. Czy zatem prowadząc małe przedsiębiorstwo warto zdecydować się na taki program? Niestety nie. Dlaczego?
W większych firmach procesy księgowe są bardziej złożone. Wybór zaawansowanego programu pozwala na obsługę większej ilości transakcji i bardziej skomplikowanych operacji. Z kolei w przypadku małych firm procesy księgowe są zdecydowanie prostsze. Z tego względu nie ma potrzeby inwestowania w narzędzie wyposażone w funkcje, z których i tak nie będziemy korzystać. Naturalnie wybierając program dopasowany do wielkości firmy, niejako automatycznie unikamy przepłacania. Nie ma sensu inwestować w drogi program, jeśli nie jest to konieczne. Naturalnie aplikacja wyposażona jedynie w potrzebne nam funkcje, jest również o wiele łatwiejsza w obsłudze. Małe firmy często nie mają dużego działu księgowości, dlatego ważne jest, aby program był intuicyjny. A jeśli już o obsłudze mowa, to należy również zwrócić uwagę na proces instalacji programu. W przypadku skomplikowanych narzędzi często wdrożenie takiego rozwiązania wymaga pomocy ze strony dostawcy aplikacji. W praktyce oznacza to zarówno większą ilość czasu potrzebną zarówno do zainstalowania programu, jak i nauki jego obsługi. Wspomniany kłopot znika w przypadku programów odznaczających się mniejszym stopniem złożoności, gdyż takie narzędzia bardzo często możemy zainstalować w pełni samodzielnie. Podsumowując, wybór programu do KSeF dostosowanego do wielkości firmy pozwala na efektywną obsługę procesów księgowych i minimalizuje ryzyko błędów oraz przepłacania.
Godny polecenia program do KSeF dla małych przedsiębiorstw? Tylko Hogart Ksefcio!
Jeśli poszukujesz dobrego, sprawdzonego, programu umożliwiającego obsługę KSeF małym przedsiębiorstwom, to rozwiązaniem wręcz skrojonym na miarę Twojej firmy jest program Hogart Ksefcio.
Czym – w praktyce – jest Ksefcio? Ksefcio to aplikacja stworzona specjalnie z myślą o małych firmach. Narzędzie stanowi gotowe oprogramowanie, które użytkownik może zainstalować w pełni samodzielnie. Wraz z oprogramowaniem otrzymuje on gotowy szablon Excel, do którego może wpisać lub zaimportować swoje faktury sprzedażowe. Wszystko co należy zrobić, to uzupełnić – przy pomocy konfiguratora instalacji – informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Ksefcia. Boisz się, że nie dasz sobie rady z własnoręcznym zainstalowaniem programu? Bez obaw! Instalator wyposażony jest w podpowiedzi i filmiki instruktażowe, dzięki którym z łatwością dokonasz wdrożenia narzędzia.
No dobrze, ale co zrobić w przypadku rozbudowy firmy? Czy Ksefcio może być także używany przez duże przedsiębiorstwa? Ksefcio jest aplikacją odpowiednią dla małych firm. Nie oznacza to jednak, że wraz ze zwiększeniem swoich potrzeb będziesz zmuszony do zakupu zupełnie nowego oprogramowania finansowo-księgowego. W takim przypadku wystarczy skorzystać z możliwości rozbudowy Ksefcia to pełnej wersji oprogramowania – Hogart KSeF(umożliwiającej zautomatyzowaną współpracę z każdym programem ERP).