Wiele firm staje przed dylematem: zainstalować prosty „dodatek” do posiadanego systemu ERP czy wdrożyć zewnętrzny integrator klasy middleware? Choć wtyczka wydaje się rozwiązaniem najkrótszym, z punktu widzenia trwałości systemów IT i bezpieczeństwa procesów, niesie ze sobą ryzyka, których można uniknąć dzięki architekturze niezależnego integratora.
Ryzyko aktualizacji: pułapka „sztywnej” integracji
Głównym problemem wtyczek jest ich ścisłe powiązanie z konkretnym systemem ERP. Każda aktualizacja ERP może wymagać dostosowania mechanizmów integracyjnych.
Rozwiązanie Hogart:
Hogart KSeF jest rozwiązaniem niezależnym od systemu ERP. Posiada własną bazę główną, bazę roboczą oraz archiwum. Komunikacja odbywa się poprzez wymianę danych, dzięki czemu przetwarzanie i archiwizacja dokumentów realizowane są poza systemem źródłowym.
Wydajność: ERP do obsługi procesów biznesowych, integrator do obsługi komunikacji z KSeF
Generowanie i przetwarzanie dużej liczby faktur ustrukturyzowanych wymaga dodatkowych operacji związanych z walidacją, archiwizacją i komunikacją z KSeF.
Rozwiązanie Hogart:
Program wykorzystuje wydzieloną bazę roboczą przeznaczoną do przetwarzania danych. Dzięki temu operacje związane z przygotowaniem i obsługą dokumentów realizowane są poza środowiskiem ERP, co ogranicza wpływ procesów integracyjnych na system źródłowy.
Wielopodmiotowość i zróżnicowane środowiska
W dużych organizacjach często funkcjonuje więcej niż jeden system źródłowy. Może to być kilka systemów ERP, rozwiązania branżowe lub aplikacje rozwijane wewnętrznie.
Rozwiązanie Hogart:
Aplikacja umożliwia definiowanie wielu podmiotów oraz przypisywanie im różnych źródeł danych. Dzięki temu możliwe jest zarządzanie fakturami wielu jednostek organizacyjnych z poziomu jednej aplikacji.
Co z „trudnymi” danymi?
Proste integracje często ograniczają się do przekazania danych do KSeF bez dodatkowej kontroli jakości.
Rozwiązanie Hogart:
Hogart KSeF umożliwia wykonywanie dodatkowych walidacji przed wysyłką faktury. System może weryfikować m.in. wymagane pola oraz dane kontrahenta (np. z wykorzystaniem Białej Listy, VIES lub REGON, jeśli takie funkcje zostały włączone podczas wdrożenia). Dodatkowo silnik reguł C# pozwala tworzyć indywidualne walidacje i transformacje danych dostosowane do potrzeb organizacji. Błędne faktury mogą zostać zablokowane przed wysłaniem do KSeF.
FAQ: Strategiczny wybór integratora KSeF
- Czy Hogart KSeF ingeruje w strukturę mojej bazy danych ERP?
Nie. Hogart KSeF jest rozwiązaniem bezinwazyjnym. Dane mogą być pobierane z plików, procedur składowanych, interfejsów API lub poprzez odczyt z bazy ERP. Przetwarzanie i archiwizacja odbywają się w bazach należących do Hogart KSeF. System ERP pozostaje niezmodyfikowany.
- Co się stanie, gdy zaktualizuję system ERP do nowszej wersji?
Wpływ aktualizacji zależy od sposobu integracji. W niektórych przypadkach może być konieczne dostosowanie mapowania danych lub procedur integracyjnych. Sam mechanizm komunikacji Hogart KSeF z KSeF pozostaje niezależny od wersji systemu ERP.
- Jak program radzi sobie z bezpieczeństwem dostępu w dużych firmach?
Hogart KSeF wspiera logowanie zintegrowane z kontem Windows/domeny. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z istniejących poświadczeń systemowych bez potrzeby tworzenia dodatkowych haseł w aplikacji.
- Czy jeden program obsłuży faktury z kilku różnych systemów?
Tak. Dzięki elastycznym mechanizmom importu i konfiguracji źródeł danych możliwe jest zintegrowanie wielu systemów obsługujących różne podmioty w ramach jednej instalacji.
- Czy mam dostęp do pełnej historii błędów i komunikacji?
Tak. Funkcja Audyt KSeF umożliwia przegląd historii operacji wykonywanych przez aplikację oraz informacji związanych z komunikacją z systemem Ministerstwa Finansów. Dodatkowo logi rejestrują działania użytkowników, co ułatwia prowadzenie audytu i analizę zdarzeń.