eFaktury do KSeF

Czym jest platforma KSeF MF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest przejawem widocznej tendencji ustawodawcy do elektronizacji procesu raportowania informacji podatkowych. Sejm uchwalił nowelizację VAT na posiedzeniu 1.10.2021 (druk IX.1547).

Platforma KSeF MF to system Ministerstwa Finansów przeznaczony do otrzymywania faktur wystawianych przez FIRMY (wysyłka w formacie XML). Jego założenia są zbliżone do założeń JPK z tą różnicą, że dotyczą faktur ze wszystkimi szczegółami. Z platformy KSeF MF będzie można pobierać faktury wystawione przez naszych kontrahentów. Pobieranie będzie możliwe za pomocą bramki/API.

KSeF ma wejść w życie początkowo jako rozwiązanie fakultatywne 1 stycznia 2022 r. Choć nie wynika to wprost z projektu nowelizacji, etap fakultatywny ma być okresem testowym, po którym korzystanie z KSeF będzie miało charakter obligatoryjny – od 2023 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny przeznaczony zwłaszcza do:

• nadawania, weryfikowania, informowania o uprawnieniach do korzystania z KSeF,
• wystawienia, otrzymywania, przechowywania (10 lat), dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• Informowania o wystawieniu faktury strukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia z powodu niedostępności KSeF.
• Wprowadzenie KSeF umożliwi organom skarbowym sprawniejszą i skuteczniejszą kontrolę faktur
• Ma pomóc w zwalczaniu oszustw podatkowych
• Wprowadzenie KSeF umożliwi organom skarbowym sprawniejszą i skuteczniejszą kontrolę faktur
• Ma pomóc w zwalczaniu oszustw podatkowych

Z punktu widzenia Państwa wprowadzenie KSeF umożliwi organom skarbowym sprawniejszą i skuteczniejszą kontrolę wystawianych faktur. Poza tym odegra sporą rolę w zwalczaniu oszustw podatkowych. 

Z punktu widzenia podatnika 

Wdrożenie firmy w model fakultatywny zaowocuje korzyściami w postaci np. szybszego zwrotu podatku VAT (termin zwrotu skróci się o 20 dni, z 60 na 40). Należy jednak dodać, że planowany model obligatoryjny stwarza konieczność dostosowania się do nowego systemu, w tym zakup niezbędnego oprogramowania i powiązanie go z istniejącą infrastrukturą IT.

Zdaniem wiceministra finansów, Jana Sarnowskiego: „Wdrożenie e-faktur przyniesie dwa bardzo pozytywne skutki dla polskiej gospodarki. Po pierwsze znacznie ułatwi rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Po drugie, przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku, a przez to zwiększy bezpieczeństwo uczciwych firm i posłuży dalszemu zmniejszeniu luki VAT (…) E- faktura przyspieszy obrót pomiędzy firmami. Przedsiębiorcy, którzy z niej skorzystają, dokonają korekty in minus po prostu w momencie jej wystawienia, bo obie strony transakcji będą ją widziały w systemie. To również bardzo wygodne rozwiązanie. E-faktura ma postać ustrukturyzowaną – oznacza to, że ma zawsze ten sam format. Kluczowe informacje, takie jak cena towaru czy stawka podatku będą na niej w tym samym miejscu.”

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym tej fakturze numerem identyfikującym w KSeF.

Faktura ustrukturyzowana jest szczególnym rodzajem faktury elektronicznej, w związku z czym będą miały do niej zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych, z zastrzeżeniem odmienności przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych.

Warunki stosowania faktur ustrukturyzowanych

Wśród warunków stosowania faktur ustrukturyzowanych wymienić należy: 

• Konieczność uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF – należy jedna dodać, że sama akceptacja odbiorcy do stosowania faktury elektronicznej nie jest wystarczająca. Wymagana jest oddzielna zgoda dedykowana dla faktury ustrukturyzowanej. Brak uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF oznacza, że tak wystawiona faktura będzie przesyłana bezpośrednio przez sprzedawcę.
• Konieczność uzyskania uprawnień do korzystania z KSeF  (podatnik, biuro rachunkowe, pełnomocnik) – MF określi w rozporządzeniu zasady uzyskiwania i weryfikowania uprawnień oraz uwierzytelniania dostępu do KSeF.

Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. 

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w systemie. Jest ona wystawiana elektronicznie wg wzoru udostępnionego przez MF.

Niemożliwe jest natomiast anulowanie czy też odsyłanie faktur. Podobnie rzecz się ma w przypadku chęci wystawienia duplikatu, faktury pro forma bądź też FV RR. Z kolei noty korygujące mają zastosowanie na zasadach ogólnych (niedostępne w KSeF).

Zalety korzystania z faktury ustrukturyzowanej

• Wśród zalet wdrażanego rozwiązania wymienić należy m.in.:
• Brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur, chyba, że okres przedawnienia zobowiązania podatkowego > 10 lat przez który faktury strukturyzowane przechowuje KSeF
• Brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA)
• Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej 

Rozliczanie ustrukturyzowanych faktur korygujących

Sprzedaż w momencie wystawienia, a zakup w momencie otrzymania przez KSeF (jeśli faktura ustrukturyzowana otrzymana poza KSeF, korekta VAT naliczonego na zasadach ogólnych).

Należy dodać, że niezbędne jest podanie na fakturze korygującej numeru identyfikującego w KSeF fakturę pierwotną. Fakturę ustrukturyzowaną koniecznie należy skorygować przez KSeF czyli w formie faktury korygującej ustrukturyzowanej. 

Preferencyjny zwrot VAT w 40 dni

Warunki otrzymania zwrotu VAT w 40 dni:

• Podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet wtedy, gdy wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub  – w przypadku faktur uproszczonych –  sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
• Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście podatników. 
• Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

Uwaga; Warunki trzeba spełnić łącznie. Nie trzeba ich wykazywać – organ sam je zweryfikuje na bazie posiadanych danych. 

E-Faktury na potrzeby PZP nie są fakturami strukturyzowanymi wg KSEF, zatem wystawienie takiej FV będzie uniemożliwiać ubieganie się o przyspieszony zwrot VAT. Taka sama zasada odnosi się do faktur wystawianych na kasie rejestrującej, gdy sprzedaż i VAT trafiają na dobowy raport z kasy fiskalnej. Należy dodać, że sam zwrot w czasie 40 dni może być przedłużany.

Faktura ustrukturyzowana – zakres danych 

Poza standardowymi danymi, faktura ustrukturyzowana zawiera pola dotyczące:

• Oznaczenia GTU,
• Warunki transakcji – m. in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, 
• Wartość akcyzy wliczoną w cenę, 
• Dane dotyczące transportu – m. in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia transportu,
• Dane w zakresie płatności – m. in. informację, czy dana płatność została uiszczona, datę i formę płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.

Powyższe nie wynika jednak z treści nowelizacji, a ze schematu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Rozszerzony zakres informacji nie ma oparcia w art. 106e VAT, który pozostaje niezmieniony. Nasuwają się wątpliwości, czy nowy zakres informacyjny ma charakter fakultatywny, czy też art. 106e VAT również zostanie zmieniony. 

Kogo i od kiedy dotyczą nowe obowiązki?

Fakultatywność systemu KSeF

Nowelizacja ustawy o VAT zakłada, że wystawienie faktur ustrukturyzowanych w początkowym okresie będzie mieć charakter fakultatywny. Od początku funkcjonowania system KSeF będzie dostępny dla każdego podatnika VAT. Z takim wnioskiem należy zwrócić się do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. 

We wniosku podatnik powinien wskazać: 

1. Rachunek, z którego mają być uwolnione środki, 
2. Rachunek rozliczeniowy, na który mają być przekazane środki (przekazanie środków może być dokonane w ramach jednej instytucji finansowej czyli środki mogą zostać przekazane na rachunek rozliczeniowy, dla którego jest prowadzony rachunek VAT), 
3. Wysokość środków zgromadzonych na rachunku VAT, jaka ma zostać przekazana. 

Podatnik będzie wskazywał górną granicę kwoty do uwolnienia, gdyż rachunek VAT nadal  będzie aktywny i będzie można korzystać ze środków zgromadzonych na nim. 

Zgodnie z art. 108b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik wskazuje we wniosku wysokość środków zgromadzonych na rachunku VAT, jaka ma zostać przekazana. Należy więc przyjąć, że we wniosku nie można wskazać kwoty wyższej niż wysokość środków na rachunku VAT. 

Złożenie wniosku wszczyna postępowanie o uzyskanie zgody na uwolnienie środków. W przypadku wyrażenia zgody przez naczelnika wydaje on stosowne postanowienie, które doręcza się podatnikowi, a za pomocą systemu teleinformatycznego naczelnik informuje bank, który następnie przekazuje środki na wskazany rachunek. 

Ponieważ złożenie przez podatnika wniosku o uwolnienie środków nie blokuje możliwości dokonywania zapłaty kontrahentom z rachunku VAT w czasie, w którym naczelnik urzędu skarbowego będzie rozpatrywał ten wniosek, w praktyce występować będą sytuacje, w których kwota wskazana przez podatnika we wniosku (a w konsekwencji wskazana w postanowieniu) będzie wyższa, niż wysokość środków zgromadzonych na rachunku VAT, na dzień realizacji tego postanowienia. W takiej sytuacji bank przekaże na rachunek rozliczeniowy środki do wysokości salda na rachunku VAT. Przekazanie przez bank/SKOK środków w niższej wysokości, niż wskazana w postanowieniu uznawane jest jako wykonanie postanowienia w całości. Nie ma zatem możliwości aby bank uzupełnił brakującą kwotę ze środków „przyszłych” czyli tych, które wpłynęły już po dokonaniu uwolnienia.

Planowana data wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2022 r., natomiast od 2023 roku planowane jest wdrożenie modelu obowiązkowego. Stosowanie preferencyjnego terminu zwrotu VAT możliwe będzie w stosunku do okresów po dniu wejścia w życie KSeF. Faktura wystawiona przed dniem wejścia w życie KSeF nie będzie mogła być skorygowana w postaci faktury ustandaryzowanej (nie będzie posiadała nr identyfikującego w KSeF, który jest obowiązkowy dla faktur korygujących w KSeF). Źródło -> https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/ w „Etapy wprowadzania”.

Dostawy towarów lub usług dokonane przed wejściem w życie KSeF będą mogły być udokumentowane fakturą ustrukturyzowaną (o ile nie upłynął termin na wystawienie faktury).

Szczegółowy opis oprogramowania wraz odnośnikami do jego poszczególnych modułów umieszczony został na dedykowanej stronie MF, w zakładce „Strefa testowa KSeF”.

Tymczasem firma Hogart udostępnia już platformę e-Faktury umożliwiającą zarządzanie procesem wysyłki i odbioru faktur z/do KSeF MF.

Hogart eFaktury do KSeF to wygodne rozwiązanie pozwalające na integrację dowolnego systemu ERP z krajowym systemem e-Faktur. Program pozwala na pobieranie danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzanie, pełną kontrolę i weryfikację poprawności kolejnych kroków, podgląd danych, export do Ms Excel, ostateczne generowanie w oczekiwanym formacie XML i wysyłkę na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO. Platforma rejestruje każdy krok procesu przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia pełną archiwizację danych wraz z historią zmian.

Hogart eFaktury do KSeF to:

• pobranie danych z dowolnego źródła lub wielu źródeł,
• odpowiednie okodowanie danych,
• przejrzysta kontrola procesu wymiany danych,
• weryfikację danych, ich edycja i przygotowanie przed wysyłką na określony portal,
• wysyłka danych w dowolnym formacie, w tym XML na bramkę z pobraniem UPO i archiwizacją każdej przesłanej paczki danych,
• archiwizacja całego procesu pobierania, przygotowania, edycji i wysyłki danych.