Hogart KSeF to zaawansowane oprogramowanie, które zostało zaprojektowane w celu ułatwienia współpracy z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). Jego głównym zadaniem jest automatyzacja procesów związanych z wystawianiem, wysyłaniem, odbieraniem oraz zarządzaniem fakturami ustrukturyzowanymi. Program idealnie wpisuje się w potrzeby firm pragnących uprościć obsługę faktur i zapewnić ich zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Jak wygląda praca z opisywanym narzędziem? Jaką rolę pełni sam system KSeF oraz faktury ustrukturyzowane? Czy Hogart KSeF sprawdzi się w przypadku małych przedsiębiorstw? Odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań dotyczących pracy z aplikacją Hogart KSeF, znajdziesz w poniższym artykule.
Krajowy System eFaktur – definicja i rola
KSeF to centralny system teleinformatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który stanowi krok w kierunku pełnej digitalizacji i standaryzacji obiegu dokumentów finansowych w Polsce. Został on stworzony po to, aby:
- Zwiększyć transparentność rozliczeń podatkowych
- Usprawnić procesy księgowe w firmach
- Ułatwić kontrolę i nadzór ze strony administracji skarbowej
Kluczowe funkcje KSeF:
- Wystawianie faktur ustrukturyzowanych – każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który pozwala na jej łatwe śledzenie i weryfikację.
- Powiadomienia o statusie faktury:
- Informacja o dacie i czasie wystawienia faktury.
- Powiadomienia o ewentualnych błędach w fakturach oraz o ich odrzuceniu.
- Informacja o niedostępności systemu w wyjątkowych sytuacjach.
- Przechowywanie i analiza:
- System umożliwia długoterminowe przechowywanie dokumentów, co ułatwia późniejszy dostęp do historii transakcji.
- Zawartość faktur jest analizowana pod kątem poprawności formalnej i zgodności z przepisami.
- Zarządzanie uprawnieniami – KSeF pozwala na nadawanie, modyfikowanie i odbieranie uprawnień dostępu do systemu. Podmioty nieuprawnione są automatycznie informowane o braku dostępu.
Faktury ustrukturyzowane
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony i przetworzony w KSeF, zgodny z określonym standardem. Jej wprowadzenie zostało umożliwione dzięki ustawie z 29 października 2021 r., która zaktualizowała przepisy dotyczące podatku od towarów i usług. Jest to obecnie jeden z trzech dopuszczalnych rodzajów faktur, obok faktur papierowych i tradycyjnych elektronicznych.
Korzyści z używania faktur ustrukturyzowanych:
- Standaryzacja – wszystkie faktury mają jednolity format, co ułatwia ich przetwarzanie i weryfikację.
- Bezpieczeństwo – dokumenty są przechowywane w zabezpieczonym systemie, co eliminuje ryzyko ich zgubienia czy sfałszowania.
- Szybszy obieg informacji – dzięki automatyzacji procesów faktury szybciej trafiają do odbiorców i są natychmiast dostępne dla administracji skarbowej.
Aplikacja Hogart KSeF
Hogart KSeF (https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/) to dedykowane oprogramowanie, którego zadaniem jest wspieranie przedsiębiorców w zarządzaniu fakturami sprzedażowymi. Kluczowym elementem działania aplikacji jest przekazywanie tych faktur do KSeF oraz zapewnienie użytkownikowi wglądu w status każdej przesłanej faktury. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich dokumenty spełniają wszystkie wymogi prawne, a sam proces staje się bardziej zautomatyzowany i przejrzysty.
Funkcjonalności aplikacji Hogart KSeF
- Przekazywanie faktur sprzedażowych:
- Faktury są automatycznie przesyłane do KSeF w formacie zgodnym z wymaganym standardem.
- Po przesłaniu użytkownik otrzymuje informację zwrotną na temat statusu faktury, co eliminuje wątpliwości co do jej prawidłowego zatwierdzenia.
- Status faktury:
- Po przyjęciu przez KSeF faktura uzyskuje status ustrukturyzowanej, co oznacza, że jest uznawana prawnie w obrocie gospodarczym.
- W przypadku błędów w fakturze użytkownik zostaje o tym poinformowany, co umożliwia szybką reakcję i poprawki.
- Import faktur zakupowych:
- Aplikacja pozwala również zaimportować faktury zakupowe z KSeF Ministerstwa Finansów. Ułatwia to rozliczenia i integrację z systemami księgowymi firmy.
- Zgodność z obowiązującymi przepisami:
- Aplikacja działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, co jest szczególnie istotne w kontekście zmieniających się regulacji dotyczących fakturowania.
Jak pracować z aplikacją Hogart KSeF?
Rozpoczęcie i zakończenie pracy
Korzystanie z aplikacji zaczyna się od logowania, które może odbywać się za pomocą loginu i hasła lub logowania domenowego (Windows). Jeśli użytkownik używa hasła, ma możliwość jego zmiany, podając token wygenerowany przez administratora. Aplikacja stosuje politykę haseł, wymagając silnych zabezpieczeń (min. 8 znaków, małe/duże litery, cyfry, znaki specjalne). Po zalogowaniu użytkownik wybiera Podmiot z listy, jeśli ma uprawnienia do więcej, niż jednego Podmiotu. W trakcie pracy możliwe jest przelogowanie na inny Podmiot przez okno „Wybierz podmiot”. Następnie użytkownik przechodzi do wybranych funkcji programu, dostępnych w lewym panelu (w ramach licencji i przypisanych uprawnień). Z kolei zakończenie pracy z programem może odbywać się w jeden z następujących sposobów: poprzez kliknięcie przycisku „zamknij” w prawym głównym rogu lub poprzez jednoczesne naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt +F4.
Uprawnienia administratora i moduł administracyjny
Administrator pełni kluczową rolę w zarządzaniu aplikacją. Dzięki swoim uprawnieniom może wprowadzać i modyfikować ustawienia aplikacji w ramach modułu administracyjnego. Moduł ten uruchamiany jest za pomocą specjalnej ikony umieszczonej w pasku menu. Sama administracja została podzielona na dwa główne podmenu:
- Administracja-System – to obszar, który dotyczy zarządzania organizacją, konfiguracją oraz raportami i powiadomieniami.
- Administracja-Środowisko – skupia się na zagadnieniach związanych z KSeF, procesami i słownikami.
Dostęp do tych funkcji zależy od posiadanych licencji oraz indywidualnej konfiguracji systemu.
Tokeny i konfiguracja współpracy z KSeF
Tokeny odgrywają kluczową rolę w procesie wysyłania faktur do KSeF. Są to unikalne numery, które służą do podpisywania dokumentów w trakcie ich przesyłania. Generacja tokenów odbywa się dla konkretnych podmiotów, a ich ważność nie wygasa – są bezterminowe i nieograniczone. Po wygenerowaniu token automatycznie zostaje przypisany do użytkownika, który go utworzył.
W przypadku, gdy token musi być współdzielony z innym użytkownikiem, aplikacja oferuje intuicyjną opcję. Wystarczy skorzystać z przycisku „Współdziel token”, wybrać odpowiedniego użytkownika i potwierdzić operację. Daje to możliwość łatwego przekazania uprawnień bez potrzeby tworzenia nowego tokena. Tokeny można także importować, korzystając z wcześniej wygenerowanych danych w aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF
Zarządzanie uprawnieniami w systemie KSeF jest możliwe zarówno z poziomu aplikacji, jak i środowiska KSeF udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Aby rozpocząć zarządzanie, użytkownik musi najpierw zalogować się na odpowiednie środowisko KSeF, które może być produkcyjne, testowe lub demonstracyjne.
W sytuacji, gdy użytkownik nie posiada odpowiedniego tokena, aplikacja informuje go o braku uprawnień. Zarządzanie uprawnieniami obejmuje m.in. dodawanie, modyfikację oraz usuwanie nadanych ról i uprawnień. Proces ten może być realizowany w aplikacji lub bezpośrednio w przeglądarce internetowej.
Logowanie do KSeF
Logowanie do KSeF można przeprowadzić na dwa główne sposoby:
- Za pomocą certyfikatu – wymaga to podpisu kwalifikowanego, który należy zarejestrować w systemie Windows. Logowanie odbywa się poprzez wybranie certyfikatu w odpowiednim środowisku aplikacji.
- Za pomocą tokena – użytkownik wybiera z listy dostępny token i potwierdza operację. Token umożliwia wysyłanie i odbieranie dokumentów oraz zarządzanie uprawnieniami.
Oba sposoby logowania zapewniają bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi standardami.
Generowanie tokenów i nadawanie uprawnień
Generowanie tokenów wymaga wcześniejszego zalogowania się do wybranego środowiska KSeF, co można zrobić przy użyciu certyfikatu. Po zalogowaniu, w sekcji „Zarządzanie uprawnieniami w KSeF”, użytkownik wybiera opcję „Wygeneruj token”. Następnie określa role przypisane do tokena, a system automatycznie zapisuje nowy wpis w bazie. Dzięki temu token jest od razu dostępny do użycia.
Nadawanie uprawnień przebiega równie intuicyjnie. Wybierając odpowiedni identyfikator, jak np. numer PESEL, administrator może przypisać role, które są od razu przesyłane do środowiska KSeF. Proces zarządzania tokenami oraz uprawnieniami wspiera zarówno administratorów, jak i użytkowników w płynnym dostępie do funkcji systemu.
Organizacja w module administracyjnym
Menu „Administracja – System Organizacja” umożliwia zarządzanie podstawowymi aspektami organizacyjnymi, zapewniając elastyczność oraz łatwość obsługi w pracy z KSeF. Moduł ten został podzielony na trzy główne kategorie funkcjonalności:
Zarządzanie podmiotami
Podmioty w kontekście aplikacji są definiowane jako jednostki organizacyjne, które mogą korzystać z funkcji wysyłania i odbierania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Moduł umożliwia efektywne zarządzanie wieloma podmiotami, co jest szczególnie przydatne w przypadku firm o rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Dzięki tej funkcjonalności każdy podmiot może być odpowiednio skonfigurowany pod względem przepływu dokumentów w KSeF.
Definiowanie użytkowników
Aplikacja wspiera zarządzanie użytkownikami, co pozwala na przypisanie różnych osób do określonych podmiotów. Dzięki tej funkcji można w prosty sposób zdefiniować wielu użytkowników, którzy będą mieli dostęp do poszczególnych jednostek organizacyjnych. To z kolei umożliwia lepszą kontrolę nad procesami oraz podział obowiązków pomiędzy członkami zespołu.
Role użytkowników
Każdemu użytkownikowi w systemie można przypisać określoną rolę lub zestaw ról. Rola użytkownika określa jego uprawnienia w obrębie programu, co przekłada się na dostęp do wybranych funkcji i zakres działań, jakie może realizować. Dzięki elastycznemu modelowi ról, aplikacja może być dostosowana do potrzeb zarówno małych zespołów, jak i większych organizacji, zapewniając przejrzystość i bezpieczeństwo pracy.
Funkcjonalności w menu Administracja – System Raporty/powiadomienia
Menu „Raporty/powiadomienia” oferuje zestaw funkcji wspierających zarządzanie raportami, notyfikacjami oraz wiadomościami e-mail. Jest to istotna część aplikacji, umożliwiająca zarówno efektywną komunikację, jak i lepszą organizację pracy użytkowników. W ramach tego modułu dostępne są cztery kluczowe sekcje: Skrzynka nadawcza, Szablony wiadomości, Raporty użytkowników i Konfiguracja notyfikacji.
Skrzynka nadawcza
W tej sekcji aplikacja pozwala zdefiniować wiele kont e-mailowych. Każde konto może być przypisane do wybranego podmiotu, co umożliwia wysyłanie wiadomości zawierających raporty, powiadomienia oraz faktury. Dzięki tej funkcji użytkownicy mają możliwość korzystania z dedykowanych skrzynek do obsługi różnych typów komunikacji, co znacząco usprawnia przepływ informacji i dokumentów.
Szablony wiadomości
Sekcja ta jest przeznaczona do konfiguracji szablonów e-maili wysyłanych do klientów. Aplikacja umożliwia np. przygotowanie wiadomości do klientów, których faktury zostały pomyślnie przesłane i przetworzone przez KSeF. Domyślnie, po instalacji, w aplikacji dostępne są przykładowe wzory szablonów. W zależności od potrzeb organizacji, podczas wdrożenia można stworzyć nowe, spersonalizowane szablony wiadomości. Zarządzanie tą sekcją leży w gestii administratora odpowiedzialnego za konfigurację systemu.
Raporty użytkowników
Ta funkcjonalność umożliwia dodawanie raportów przygotowanych na etapie wdrożenia aplikacji, które są dostosowane do potrzeb użytkowników. Użytkownicy mają możliwość korzystania ze zdefiniowanych raportów za pośrednictwem funkcji „Raporty”. Dodatkowo, w zależności od projektu, istnieje możliwość przygotowania dedykowanych raportów, które będą wspierać realizację specyficznych procesów. Zarządzanie raportami również wymaga zaangażowania administratora.
Konfiguracja notyfikacji
Konfiguracja notyfikacji pozwala na zarządzanie powiadomieniami generowanymi automatycznie przez aplikację. Notyfikacje są wysyłane w oparciu o ustalony harmonogram, jako część niezależnego procesu działającego w tle aplikacji. Funkcja ta umożliwia wysyłkę mailowych powiadomień związanych z określonymi zdarzeniami w systemie. Dzięki tej opcji notyfikacje mogą być wysyłane z określoną częstotliwością, zapewniając, że użytkownicy zawsze będą na bieżąco z ważnymi informacjami.
Faktury
Zarządzanie fakturami sprzedaży
Moduł zarządzania fakturami sprzedaży oferuje szeroki zestaw funkcji umożliwiających efektywne przetwarzanie i obsługę faktur w aplikacji. Jest to szczególnie istotne w kontekście współpracy z Krajowym Systemem eFaktur, gdzie kluczową rolę odgrywa standaryzacja i automatyzacja procesów.
Zarządzanie fakturami zakupu
Moduł zarządzania fakturami zakupu został zaprojektowany z myślą o ułatwieniu przeglądania, organizowania i eksportowania dokumentów zakupu w kontekście współpracy z Krajowym Systemem eFaktur. Oferuje on kluczowe funkcje, które wspierają codzienną obsługę faktur i pozwalają na pełną kontrolę nad dokumentami.
Menu eFaktury KSeF
Menu eFaktury KSeF w aplikacji zostało stworzone w celu ułatwienia dostępu do faktur przechowywanych na serwerach ministerialnych Krajowego Systemu eFaktur. Umożliwia ono zarówno podgląd faktur sprzedażowych, jak i przeglądanie dokumentów związanych z podmiotami trzecimi czy uzyskiwanie dostępu anonimowego do określonych faktur. Jest to kluczowy moduł wspierający użytkowników w efektywnym zarządzaniu dokumentami w ekosystemie KSeF.
Hogart KSeFcio – idealne rozwiązanie dla małych przedsiębiorstw
Hogart KSeFcio to jednostanowiskowy program stworzony specjalnie z myślą o małych firmach. Jego konstrukcja pozwala na skuteczne wysyłanie faktur do Krajowego Systemu eFaktur, nawet w przypadku przedsiębiorstw korzystających z ręcznego wystawiania faktur lub starszych wersji programów księgowych, które nie wspierają współpracy z KSeF.
Co więcej, KSeFcio jest elastyczny – w miarę rozwoju przedsiębiorstwa można rozszerzyć go do pełnej wersji oprogramowania Hogart KSeF, która oferuje zautomatyzowaną współpracę z każdym systemem ERP. Dzięki temu program ten może rosnąć wraz z Twoją firmą, dostosowując się do zwiększonych potrzeb.
Łatwa instalacja i konfiguracja
Instalacja
Po zakupie oprogramowania użytkownik otrzymuje plik instalacyjny, który można zainstalować samodzielnie na swoim komputerze. Program jest wyposażony w menadżera konfiguracji, który prowadzi krok po kroku przez proces instalacji. Pomocne wskazówki i filmiki instruktażowe ułatwiają całą operację, nawet dla osób o mniejszym doświadczeniu technicznym.
Konfiguracja
Podczas konfiguracji użytkownik wprowadza podstawowe dane swojej firmy oraz inne niezbędne informacje, takie jak lokalizacja folderów do przechowywania plików z danymi czy adresy e-mail, na które mają trafiać powiadomienia. Wszystko zostało zaprojektowane w sposób intuicyjny, aby maksymalnie uprościć proces konfiguracji.
Przygotowanie i wysyłka danych
Przygotowanie danych
Dane mogą być eksportowane z używanego programu księgowego lub przygotowywane w formacie Excel albo XML. Następnie umieszcza się je w katalogu transferowym, który został wskazany podczas konfiguracji.
Wysyłka
Po umieszczeniu plików w katalogu resztą zajmuje się program KSeFcio. System automatycznie weryfikuje dane, wysyła je do KSeF oraz generuje raport, który jest wysyłany na e-mail użytkownika. Powiadomienie zawiera informacje o statusie działań, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem.
Archiwizacja faktur
System oferuje rozbudowane możliwości archiwizacji dokumentów. Wszystkie wysłane i odebrane faktury są umieszczane w archiwum, co ułatwia późniejszy dostęp do wspomnianych dokumentów, umożliwiając zarazem ich przeglądanie. Dodatkowo program tworzy kopie zapasowe w formacie MS Excel, które są przechowywane w określonej lokalizacji. Archiwizacja odbywa się automatycznie, eliminując ryzyko przypadkowej utraty danych.
Dla kogo jest Hogart KSeFcio?
Hogart KseFcio to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które szukają prostego narzędzia do wysyłania faktur do KSeF. Jego prostota obsługi, wsparcie techniczne w postaci instrukcji oraz możliwość integracji z różnymi formatami danych sprawiają, że program jest przyjazny nawet dla mało zaawansowanych użytkowników. Więcej informacji o programie znajdziesz na stronie: https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite/.
Jak – w praktyce – działa Hogart KSeF i KseFcio?
Jeśli chcesz przekonać się jak – w praktyce – wygląda praca z programami Hogart KSeF i KseFcio, to zapraszamy do odwiedzenia naszego kanału na You Tube dostępnego pod adresem https://www.youtube.com/@Prawo_Podatki_IT. Warto dodać, że na kanale znajdziesz także tutoriale o innych programach Hogart, cykliczne webinaria tematyczne, a także wiele innych, ciekawych materiałów na tematy związane z biznesem, księgowością, obiegiem dokumentacji, aplikacjami dla firm czy procesem wdrażania ERP.
