Sygnaliści to osoby, które zgłaszają nieprawidłowości, naruszenia prawa lub inne nieetyczne działania, które zauważyły w miejscu pracy lub w organizacji. Ich rola jest kluczowa w zapewnieniu transparentności i uczciwości w różnych instytucjach, zarówno publicznych, jak i prywatnych.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która decyduje się zgłosić naruszenie prawa, o którym dowiedziała się w związku z wykonywaną pracą lub inną działalnością zawodową. W praktyce może to być każda osoba, która zauważyła nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji i zdecydowała się je zgłosić. Nie musi to być wyłącznie pracownik danej firmy. Sygnalistą może być w szczególności:
- Pracownik – osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, wykonująca swoje obowiązki w ramach stosunku pracy.
- Pracownik tymczasowy – osoba zatrudniona przez agencję pracy tymczasowej, wykonująca pracę na rzecz pracodawcy użytkownika.
- Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – w tym osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło.
- Przedsiębiorca – osoba prowadząca działalność gospodarczą, niezależnie od formy prawnej tej działalności.
- Prokurent – osoba upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy w zakresie czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
- Akcjonariusz lub wspólnik – osoba posiadająca udziały lub akcje w spółce, mająca wpływ na jej funkcjonowanie.
- Członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej – osoba pełniąca funkcje w zarządzie, radzie nadzorczej lub innym organie decyzyjnym.
- Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy – osoby zatrudnione przez podmioty realizujące usługi lub dostawy na rzecz innego przedsiębiorstwa.
- Stażysta – osoba odbywająca staż zawodowy, zdobywająca doświadczenie i umiejętności w danej dziedzinie.
- Wolontariusz – osoba świadcząca pracę na rzecz organizacji lub instytucji bez wynagrodzenia, z własnej woli.
- Praktykant – osoba odbywająca praktyki zawodowe, zazwyczaj w ramach programu edukacyjnego.
Sygnaliści mogą zgłaszać lub ujawniać publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem lub po ustaniu:
- Stosunku pracy – obejmującego zarówno umowy o pracę, jak i inne formy zatrudnienia.
- Innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy lub usług – w tym umowy cywilnoprawne, kontrakty menedżerskie, czy inne formy współpracy.
- Pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu – dotyczy to zarówno członków zarządów, rad nadzorczych, jak i innych organów decyzyjnych.
Dlaczego sygnaliści są ważni?
Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu i zapobieganiu nieprawidłowościom. Dzięki ich zgłoszeniom możliwe jest szybkie reagowanie na naruszenia prawa, co przyczynia się do poprawy funkcjonowania organizacji i zwiększenia zaufania publicznego. W wielu krajach, w tym w Polsce, wprowadzono specjalne przepisy mające na celu ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi.
Ochrona sygnalistów
W Polsce, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, osoby zgłaszające nieprawidłowości są chronione przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia czy inne formy dyskryminacji. Pracodawcy są zobowiązani do wdrożenia procedur umożliwiających bezpieczne zgłaszanie naruszeń oraz do zapewnienia ochrony danych osobowych sygnalistów.
Od kiedy sygnalista może liczyć na ochronę?
Dodatkowa ochrona przysługuje sygnaliście od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą zgłasza lub publicznie ujawnia, jest:
- Prawdziwa w momencie zgłoszenia lub ujawnienia – Sygnalista musi być przekonany, że informacje, które przekazuje, są zgodne z rzeczywistością. Nie oznacza to, że musi mieć absolutną pewność, ale powinien działać w dobrej wierze, opierając się na dostępnych mu dowodach. Przykładowo, jeśli pracownik zauważy nieprawidłowości finansowe w firmie i zgłosi je, wierząc, że są one prawdziwe, będzie chroniony, nawet jeśli późniejsze dochodzenie wykaże, że nie doszło do naruszenia.
Informacją o naruszeniu prawa – Zgłoszenie musi dotyczyć rzeczywistego naruszenia przepisów prawa. Może to obejmować różne dziedziny, takie jak korupcja, oszustwa finansowe, naruszenia praw pracowniczych, czy zagrożenia dla zdrowia publicznego. Na przykład, sygnalista może zgłosić przypadki łamania przepisów BHP, które mogą zagrażać zdrowiu pracowników.
Co grozi za zgłaszanie naruszeń, do których nie doszło?
Sygnalista może liczyć na ochronę pod warunkiem, że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach. Oznacza to, że powinien mieć racjonalne przesłanki do sądzenia, że zgłaszane przez niego informacje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa. Przykładowo, jeśli pracownik zgłasza przypadki mobbingu, opierając się na relacjach świadków i własnych obserwacjach, będzie chroniony.
Jednakże osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega surowym sankcjom. W takim przypadku może zostać ukarana:
- Grzywną – kara finansowa, której wysokość zależy od decyzji sądu. Może to być dotkliwa kara, mająca na celu zniechęcenie do składania fałszywych zgłoszeń.
- Karą ograniczenia wolności – polegającą na wykonywaniu określonych prac społecznych lub innych obowiązków nałożonych przez sąd. Na przykład, osoba może zostać zobowiązana do pracy na rzecz społeczności lokalnej przez określony czas.
- Karą pozbawienia wolności do lat 2 – w najpoważniejszych przypadkach, gdy fałszywe zgłoszenie miało na celu zaszkodzenie innej osobie lub instytucji. Taka kara może być nałożona, jeśli fałszywe zgłoszenie spowodowało poważne konsekwencje, takie jak utrata pracy przez niewinną osobę.
Dodatkowe aspekty ochrony sygnalistów
Ochrona sygnalistów obejmuje również zakaz działań odwetowych ze strony pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca nie może zwolnić, zdegradować ani w inny sposób ukarać pracownika za zgłoszenie naruszenia. Sygnalista ma prawo do zachowania anonimowości, co dodatkowo chroni go przed ewentualnymi represjami.
Ponadto, sygnalista może liczyć na wsparcie prawne i psychologiczne. W wielu krajach istnieją organizacje, które oferują pomoc prawną i doradztwo dla osób zgłaszających naruszenia. Dzięki temu sygnalista nie jest pozostawiony sam sobie i może liczyć na profesjonalne wsparcie w trudnych sytuacjach.
Jak zgłosić naruszenie?
Sygnalista może zgłosić naruszenie prawa na kilka sposobów:
- Zgłoszenie wewnętrzne – bezpośrednio do pracodawcy lub odpowiedniej komórki w organizacji.
- Zgłoszenie zewnętrzne – do odpowiednich organów nadzoru lub instytucji publicznych.
- Ujawnienie publiczne – w sytuacjach, gdy inne formy zgłoszenia nie przyniosły efektu lub gdy istnieje bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia.
Przykłady sytuacji, w których działają sygnaliści
Sygnaliści mogą zgłaszać różnorodne nieprawidłowości, w tym:
- Korupcja – przypadki łapówkarstwa, nadużycia władzy czy nielegalne działania finansowe.
- Naruszenia praw pracowniczych – mobbing, dyskryminacja, nieprzestrzeganie przepisów BHP.
- Oszustwa finansowe – fałszowanie dokumentów, nieprawidłowości w księgowości.
- Naruszenia ochrony środowiska – nielegalne składowanie odpadów, zanieczyszczanie środowiska.
- Naruszenia praw konsumentów – wprowadzanie w błąd klientów, nieuczciwe praktyki handlowe.
Wyzwania i ryzyko związane z byciem sygnalistą
Bycie sygnalistą wiąże się z pewnymi wyzwaniami i ryzykiem. Osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą spotkać się z:
- Działaniami odwetowymi – zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia, mobbing.
- Izolacją społeczną – wykluczenie z grupy pracowniczej, utrata wsparcia ze strony współpracowników.
- Stresem i presją – obawa przed konsekwencjami zgłoszenia, konieczność stawienia czoła trudnym sytuacjom.
Jak wspierać sygnalistów?
Aby wspierać sygnalistów i zachęcać do zgłaszania nieprawidłowości, organizacje powinny:
- Wdrażać jasne procedury zgłaszania – tworzyć łatwo dostępne i bezpieczne kanały zgłaszania naruszeń.
- Zapewniać ochronę danych osobowych – dbać o anonimowość i poufność zgłoszeń.
- Edukować pracowników – informować o prawach i obowiązkach sygnalistów oraz o procedurach zgłaszania.
- Tworzyć kulturę otwartości – promować wartości takie jak uczciwość, transparentność i odpowiedzialność.
Sygnaliści pełnią niezwykle ważną rolę w społeczeństwie, przyczyniając się do poprawy transparentności i etyki w miejscach pracy. Dzięki ich odwadze możliwe jest skuteczne przeciwdziałanie nieprawidłowościom i budowanie bardziej uczciwego środowiska zawodowego.
Zakaz stosowania środków odwetowych względem sygnalistów
W celu zwiększenia poziomu ochrony sygnalistów, ustawa o ochronie sygnalistów przyznaje takim osobom dodatkowe środki bezpieczeństwa. Zakaz stosowania środków odwetowych ma na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające naruszenia prawa nie będą narażone na negatywne konsekwencje ze strony pracodawców lub innych podmiotów.
Pracownicy
Wobec pracownika-sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, które mogą obejmować:
- Odmowę nawiązania stosunku pracy – Pracodawca nie może odmówić zatrudnienia osoby tylko dlatego, że zgłosiła ona naruszenie prawa.
- Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy – Sygnalista nie może zostać zwolniony z pracy z powodu zgłoszenia naruszenia.
- Niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony – Pracodawca nie może odmówić przedłużenia umowy o pracę, jeśli sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że taka umowa zostanie zawarta.
- Obniżenie wynagrodzenia za pracę – Sygnalista nie może być karany finansowo za zgłoszenie naruszenia.
- Wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu – Pracodawca nie może blokować awansu sygnalisty.
- Pominięcie przy przyznawaniu świadczeń związanych z pracą – Sygnalista nie może być pomijany przy przyznawaniu premii, nagród czy innych świadczeń.
- Przeniesienie na niższe stanowisko pracy – Pracodawca nie może zdegradować sygnalisty.
- Zawieszenie w wykonywaniu obowiązków – Sygnalista nie może być zawieszony w swoich obowiązkach bez uzasadnionej przyczyny.
- Przekazanie innemu pracownikowi obowiązków sygnalisty – Pracodawca nie może odebrać sygnaliście jego obowiązków.
- Niekorzystna zmiana miejsca pracy lub rozkładu czasu pracy – Pracodawca nie może zmieniać warunków pracy sygnalisty na gorsze.
- Negatywna ocena wyników pracy – Sygnalista nie może być niesprawiedliwie oceniany.
- Nałożenie środka dyscyplinarnego – Sygnalista nie może być karany dyscyplinarnie za zgłoszenie naruszenia.
- Przymus, zastraszanie lub wykluczenie – Sygnalista nie może być zastraszany ani wykluczany z zespołu.
- Mobbing – Sygnalista nie może być ofiarą mobbingu.
- Dyskryminacja – Sygnalista nie może być dyskryminowany.
- Niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie – Sygnalista nie może być traktowany gorzej niż inni pracownicy.
- Wstrzymanie udziału w szkoleniach – Sygnalista nie może być pomijany przy typowaniu do szkoleń.
- Nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie – Sygnalista nie może być bezpodstawnie kierowany na badania lekarskie, w tym psychiatryczne.
- Utrudnienie znalezienia pracy w przyszłości – Pracodawca nie może utrudniać sygnaliście znalezienia pracy w przyszłości.
- Spowodowanie straty finansowej – Sygnalista nie może ponosić strat finansowych z powodu zgłoszenia naruszenia.
- Wyrządzenie innej szkody niematerialnej – Sygnalista nie może być narażony na naruszenie dóbr osobistych, takich jak dobre imię.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca ma obowiązek udowodnić, że jego działania nie są odwetem za zgłoszenie naruszenia. Musi wskazać obiektywne przyczyny swojego postępowania, niezwiązane ze zgłoszeniem przez sygnalistę naruszenia prawa.
Osoby wykonujące pracę lub usługi na innej podstawie, niż umowa o pracę
W przypadku, gdy praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowa cywilnoprawna), dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może być przyczyną działań odwetowych. Działania te mogą obejmować:
- Wypowiedzenie umowy – Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy z sygnalistą z powodu zgłoszenia naruszenia.
- Nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania uprawnienia – Pracodawca nie może nałożyć dodatkowych obowiązków ani odmówić przyznania uprawnień sygnaliście.
Zakaz działań odwetowych wobec osób powiązanych z sygnalistą
Zakaz działań odwetowych stosuje się również do:
- Osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających sygnaliście – np. organizacji, które wspierają sygnalistów.
- Osób pomagających w zgłoszeniu – np. świadków, którzy wspierają sygnalistę.
- Osób powiązanych z sygnalistą – np. członków rodziny sygnalisty.
Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych w aspekcie sygnalistów?
Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów, która implementuje Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, nakłada na pracodawców obowiązek stworzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych. Celem tych przepisów jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa oraz zapewnienie im odpowiednich warunków do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy przed działaniami odwetowymi.
Kto jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób
Każdy pracodawca, który zatrudnia minimum 50 pracowników jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przepisowy podlegają zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne.
Podmioty publiczne
Każda jednostka sektora publicznego, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi wdrożyć odpowiednie procedury.
Gminy i powiaty
Z obowiązku wyłączonego są gminy oraz powiaty liczące poniżej 10 000 mieszkańców.
Jakie są kluczowe elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych?
- Kanały zgłoszeń
Pracodawca musi zapewnić przynajmniej jeden kanał zgłoszeń wewnętrznych umożliwiający anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości.
- Ochrona sygnalistów
Procedury muszą gwarantować sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi, a także zapewniać poufność tożsamości.
- Działania następcze
Pracodawca jest zobowiązany do weryfikacji zgłoszeń, a także podejmowania właściwych działań w razie stwierdzenia nieprawidłowości.
Zachowanie poufności informacji
Zachowanie poufności informacji jest kluczowym elementem w procesie ochrony sygnalistów. Sygnaliści muszą mieć zapewnioną ochronę swojej tożsamości, aby uniknąć działań odwetowych i innych negatywnych konsekwencji.
Ochrona tożsamości sygnalisty
Tożsamość sygnalisty powinna być chroniona od momentu dokonania zgłoszenia. Oznacza to, że wszelkie dane osobowe, które mogą prowadzić do identyfikacji sygnalisty, muszą być traktowane jako poufne. Oznacza to, że przedsiębiorca bądź inny podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń zobligowany jest do wdrożenia procedur, które zagwarantują, że wspomniane dane nie będą dostępne osobom nieupoważnionym.
Procedury wewnętrzne
Organizacje powinny opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń, które jasno określają, kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń. Osoby te muszą być odpowiednio przeszkolone i upoważnione do przetwarzania danych osobowych sygnalistów. Co istotne to fakt, że procedury te powinny być zgodne z przepisami RODO regulującymi ochronę danych osobowych.
Przetwarzanie danych osobowych
Administratorzy danych osobowych muszą jasno określić cel i zakres przetwarzania danych związanych ze zgłoszeniami.
Dokumentacja
Ważnym elementem ochrony sygnalistów jest odpowiednia dokumentacja. Powinna ona obejmować upoważnienia do przetwarzania danych, klauzule informacyjne dla osób biorących udział w procesie zgłaszania oraz rejestr zgłoszeń.
Ochrona sygnalistów, a korzyści dla organizacji
Ochrona sygnalistów przynosi organizacjom wiele korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na ich funkcjonowanie i reputację. Oto kilka kluczowych korzyści:
Poprawa kultury organizacyjnej
Chroniąc sygnalistów, organizacje promują kulturę otwartości i transparentności. Pracownicy czują się bardziej komfortowo zgłaszając nieprawidłowości, co prowadzi do bardziej etycznego i odpowiedzialnego środowiska pracy. Przykładem może być firma XYZ, która wprowadziła program ochrony sygnalistów i zauważyła znaczną poprawę w komunikacji wewnętrznej oraz wzrost zaufania wśród pracowników. Wprowadzenie regularnych szkoleń na temat etyki i procedur zgłaszania nieprawidłowości dodatkowo wzmocniło kulturę organizacyjną.
Wczesne wykrywanie problemów
Sygnaliści mogą pomóc w szybkim wykrywaniu i rozwiązywaniu problemów zanim staną się one poważniejsze. Dzięki temu organizacje mogą uniknąć kosztownych skandali, procesów sądowych i strat finansowych. Na przykład, w firmie ABC, sygnalista zgłosił nieprawidłowości finansowe, co pozwoliło na szybkie podjęcie działań naprawczych i uniknięcie poważnych konsekwencji prawnych. Wprowadzenie systemu anonimowego zgłaszania nieprawidłowości umożliwiło pracownikom bezpieczne zgłaszanie problemów bez obawy o reperkusje.
Zwiększenie zaufania publicznego
Organizacje, które chronią sygnalistów, budują swoją reputację jako uczciwe i odpowiedzialne. To z kolei zwiększa zaufanie klientów, partnerów biznesowych i inwestorów, co może prowadzić do lepszych wyników finansowych i większej stabilności na rynku. Firma DEF, która wprowadziła politykę ochrony sygnalistów, zauważyła wzrost liczby klientów oraz poprawę relacji z inwestorami. Regularne publikowanie raportów na temat działań podejmowanych w odpowiedzi na zgłoszenia sygnalistów dodatkowo wzmacniało zaufanie publiczne.
Zgodność z przepisami
W wielu krajach istnieją przepisy wymagające ochrony sygnalistów. Przestrzeganie tych przepisów pomaga organizacjom unikać kar i sankcji prawnych, a także pokazuje ich zaangażowanie w przestrzeganie prawa. Przykładem może być firma GHI, która dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur ochrony sygnalistów uniknęła wysokich kar finansowych. Wprowadzenie wewnętrznych audytów i regularnych przeglądów procedur zgłaszania nieprawidłowości zapewniało zgodność z przepisami.
Lepsze zarządzanie ryzykiem
Dzięki zgłoszeniom sygnalistów organizacje mogą lepiej zarządzać ryzykiem, identyfikując i eliminując potencjalne zagrożenia na wczesnym etapie. To pozwala na bardziej efektywne planowanie i podejmowanie decyzji. Firma JKL, dzięki zgłoszeniom sygnalistów, była w stanie zidentyfikować i zneutralizować zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych, co pozwoliło na uniknięcie poważnych incydentów. Wprowadzenie systemu monitorowania ryzyka oraz regularnych analiz zgłoszeń sygnalistów umożliwiło lepsze zarządzanie ryzykiem.
Wzmocnienie morale pracowników
Pracownicy, którzy widzą, że organizacja chroni sygnalistów, są bardziej skłonni do lojalności i zaangażowania. Wiedzą, że ich obawy są traktowane poważnie, co może prowadzić do wyższej satysfakcji z pracy i mniejszej rotacji pracowników. Firma MNO, która wprowadziła program ochrony sygnalistów, zauważyła znaczną poprawę w morale pracowników oraz spadek liczby odejść z pracy. Organizowanie regularnych spotkań informacyjnych oraz sesji feedbackowych dodatkowo wzmacniało zaangażowanie pracowników.
Zapobieganie nadużyciom
Chroniąc sygnalistów, organizacje mogą skuteczniej zapobiegać nadużyciom, takim jak korupcja, oszustwa finansowe czy naruszenia praw pracowniczych. To z kolei przyczynia się do bardziej stabilnego i zrównoważonego rozwoju firmy. Firma PQR, dzięki zgłoszeniom sygnalistów, była w stanie wykryć i zapobiec kilku przypadkom korupcji, co przyczyniło się do poprawy jej reputacji. Wprowadzenie systemu wczesnego ostrzegania oraz regularnych szkoleń na temat przeciwdziałania nadużyciom dodatkowo wzmacniało ochronę przed nadużyciami.
Poprawa relacji z interesariuszami
Ochrona sygnalistów pokazuje, że organizacja dba o interesy wszystkich swoich interesariuszy, w tym pracowników, klientów, dostawców i społeczności lokalne. To może prowadzić do lepszych relacji i większego wsparcia ze strony tych grup. Firma STU, która wprowadziła politykę ochrony sygnalistów, zauważyła poprawę relacji z lokalnymi społecznościami oraz wzrost wsparcia ze strony dostawców. Organizowanie regularnych spotkań z interesariuszami oraz publikowanie raportów na temat działań podejmowanych w odpowiedzi na zgłoszenia sygnalistów dodatkowo wzmacniało relacje z interesariuszami.
Chroniąc sygnalistów, organizacje nie tylko spełniają swoje obowiązki prawne, ale także budują silniejsze, bardziej etyczne i zrównoważone środowisko pracy. To z kolei przekłada się na długoterminowy sukces i stabilność firmy. Wprowadzenie kompleksowych programów ochrony sygnalistów, które obejmują szkolenia, systemy anonimowego zgłaszania oraz regularne audyty, może znacząco przyczynić się do poprawy funkcjonowania organizacji.
Hogart Sygnaliści – aplikacja do ochrony sygnalistów
Pracodawcy zobowiązani do zapewnienia ochrony sygnalistom powinni wdrożyć właściwe procedury zgodne z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Aby tego dokonać warto zaopatrzyć się w aplikację do ochrony sygnalistów – Hogart Sygnaliści. Więcej informacji na temat programu znajdziesz na stronie https://hba.hogart.com.pl/hogart-sygnalisci/.