Jak w 2024 roku poradzić sobie z obiegiem faktur zakupowych w firmie i w pełni zautomatyzować procesy (KSeF, OCR, narzędzia mobilne itp.)

Dla kogo:

Kierownictwo firm, Kierownicy działów odpowiedzialni za weryfikowanie, zatwierdzanie lub opisywanie dokumentów, dyrektorzy finansowi i główne księgowe, kierownicy działów odpowiedzialni za odpowiednie dekretowanie faktur, dyrektorzy IT

Czego się nauczysz/dowiesz:

Jakie są nowoczesne metody rejestracji dokumentów, jak procesy można zautomatyzować, aby faktury nie trzeba było ręcznie wprowadzać do systemu (KSeF, OCR), jak można cały proces zatwierdzania, weryfikowania i opisywania dokumentów precyzyjnie nadzorować, śledzić czasy zatwierdzania dokumentów na poszczególnych etapach przetwarzania, jak identyfikować wąskie gardła, jak sprawnie kontrolować proces spływania zobowiązań i ich sprawnej obsługi, w zakresie sprawnej rejestracji, zatwierdzania, opisywania, dekretowania, księgowania i płatności. Jak łatwo identyfikować nadchodzące płatności, czyli faktury będące w trakcie procesu akceptacji, które jeszcze nie zostały zaksięgowane.

Agenda:

1. Przywitanie i wprowadzenie kim jesteśmy 5 min
2. Ogólny zarys do czego służy moduł, jakie zadania i cele realizuje 5 min
3. Ogólna prezentacja architektury rozwiązania (instalacja i SAS, dostępy, mobilność, moduły, funkcje, dashboard’y, listy, administracja, uprawnienia)
4. Metody rejestracji faktur (OCR, KSeF, ręcznie)
5. Przykład obsługi faktury z poziomu systemu i poszczególnych użytkowników (KPI, listy, czasy akceptacji, powiadomienia)
6. Zarys dostępnych właściwości platformy (rejestracja, różne etapy obsługi i podglądu, uprawnienia, w tym do edycji, różne sposoby przeglądania, filtrowania, grupowania i raportowania danych, export do MS Excel’a)
7. Dalsze przykłady – rejestracja faktur związanych z zamówieniem, rejestracja faktury projektowej, faktury i ich alokowanie do rozliczenia delegacji i inne przykłady
8. Aplikacja mobilna do rejestracji faktur
9. Dalsze etapy przetwarzania – zatwierdzanie faktur do płatności, tworzenie dekretów księgowych
10. Integracje z innymi systemami
11. Definiowanie i redefiniowanie ścieżek obiegu faktury (typy faktur i ich różne schematy obiegów). Samodzielność i szybkość obsługi
12. Przegląd i raportowanie informacji (kto długo procesuje dokumenty, ile mamy i na jaką wartość faktur jeszcze nie zaksięgowanych – wstęp zawiązywania/rozwiązywania rezerw, jak zweryfikować koszty w skali czasu, w podziale na typy, rodzaje, działy, projekty itp.)
13. Zakończenie