Mimo że rozporządzenie funkcjonuje w polskim systemie prawnym od maja 2018 r., wielu pracodawców wciąż ma wątpliwości, w jakim zakresie należy je stosować i jakie właściwie ciążą na nich obowiązki. Co zatem należy wiedzieć o RODO w rekrutacji?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli RODO, obowiązuje w Polsce już od maja 2018 r. Akt ten zmusił wiele firm do zmiany polityki gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Na celowniku rozporządzenia znaleźli się między innymi pracodawcy, prowadzący procesy rekrutacyjne. Ochrona danych w tym przypadku polega jednak nie tylko na zawężonym zakresie zbieranych informacji, o czym pisaliśmy pod koniec października w artykule: „Sprawdzanie kandydatów do pracy na Facebooku zakazane!”, ale również na sposobie przechowywania i przetwarzania danych osobowych.
Pracodawca odpowiedzialny za zebrane dane osobowe
Pracodawca, zbierając określone dane osobowe, staje się administratorem tych danych, a zatem musi pamiętać o kilku istotnych, ciążących na nim, obowiązkach. W szczególności, pozyskując informacje, na temat kandydatów do pracy, pracodawca musi mieć na względzie art. 13 RODO. Przepis ten wskazuje przede wszystkim na obowiązek informowania kandydata o pełnej nazwie i adresie siedziby pracodawcy, a także danych kontaktowych inspektora ochrony danych (w przypadku gdy został powołany). Dodatkowo pracodawca ma obowiązek poinformowania kandydata o celu przetwarzania jego danych osobowych oraz o przysługujących mu na gruncie RODO prawach (w tym prawie do usunięcia danych, prawie do przenoszenia danych, prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), a także wskazania podstawy prawnej tego przetwarzania i okresu, przez który dane będą przechowywane u pracodawcy.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych, zawarta w CV
A czy zawarcie przez kandydata w CV klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji, zwalnia pracodawcę z niektórych obowiązków, narzuconych przez RODO? Odpowiedź brzmi – nie. Tak naprawdę kandydat do pracy nie ma obowiązku dodania do CV takiej klauzuli i nawet jeżeli znajdzie się ona w tym dokumencie, nie zwalnia pracodawcy z żadnych obowiązków, związanych z RODO. Przy czym warto zaznaczyć, że prowadzący rekrutację jest zobowiązany do uzyskania dodatkowej zgody kandydata, w formie pisemnej, jeżeli na przykład kandydat przekazuje pracodawcy dane wrażliwe (chociażby te, dotyczące stanu zdrowia).
Dodawać klauzulę w CV, czy nie?
Kandydat do pracy nie ma obowiązku zamieszczania klauzuli, wyrażającej zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ale oczywiście może to zrobić. Istotne jest jednak, aby zwrócić uwagę na to, czy powołujemy się na właściwy akt prawny. W momencie wejścia w życie RODO uchylone bowiem zostały niektóre postanowienia ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W związku z tym, klauzule, powołujące się na ten akt nie są już aktualne i nie mają żadnej mocy. Pracodawca może natomiast poprosić o sporządzenie takiej klauzuli, ale niedołączenie jej nie powinno skutkować odrzuceniem danej kandydatury.
Program Hogart RODO
Zapraszamy do zapoznania z przygotowanym przez Hogart programem Hogart RODO. Nasza aplikacja pomaga przedsiębiorcom w zarządzaniu obszarami danych osobowych, zasobami danych osobowych, czynnościami i kategoriami czynności przetwarzania, upoważnieniami pracowników do przetwarzania danych osobowych, rejestrem incydentów i naruszeń, umowami powierzenia, audytami, a także zgłoszeniami żądań usunięcia i przekazania danych osobowych.