Polska uzyskała zgodę Rady Unii Europejskiej na wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego od 1 stycznia 2024 roku. Oznacza to, że polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z faktur papierowych wyłącznie do końca 2023.
Czym jest KSeF i w jakim celu został stworzony?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to typ systemu teleinformatycznego, z którego polscy przedsiębiorcy mogą korzystać od 1 stycznia 2022 r. Celem powstania platformy jest m.in.:
- nadawanie, wprowadzanie zmian lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawianie, dostęp, otrzymywanie, przechowywanie (przez okres 10 lat) e-faktur (tj. faktur ustrukturyzowanych),
- nadawanie fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego je w systemie KSeF,
- analiza i kontrola danych znajdujących się na fakturach ustrukturyzowanych,
- informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości wystawienia faktury z powodu niedostępności KSeF.
Platforma KSeF została wprowadzona na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076), w której zawarty został schemat jej działania.
KSeF obowiązkowy od 2024
Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF) to jedna z najistotniejszych zmian prawnych dla polskich przedsiębiorców w roku 2024. Aktualnie KSeF ma charakter dobrowolny, a zatem funkcjonuje na równi z dotychczasowymi formami fakturowania (postacią elektroniczną i papierową). Taki stan rzeczy trwać będzie wyłącznie do końca 2023 roku.
2 sierpnia 2021 r. Polska złożyła do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, którego celem było uzyskanie upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego.
17 czerwca 2022 roku, na mocy wydanej decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83), Polska uzyskała zgodę na wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego od 1 stycznia 2024 roku.
Etapy wprowadzania KSeF
Przypominamy, że Krajowy System e-Faktur wprowadzany jest stopniowo od 2021 r. Wejście w życie KSeF zostało więc podzielone na trzy etapy:
Etap I – od października do grudnia 2021 roku
Od października do grudnia 2021 Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż z udziałem podatników. Co ciekawe, przedsiębiorcy mogą nadal korzystać z udostępnionego wówczas środowiska testowego KSeF (np. w celu dostosowania systemów informatycznych).
Etap II – od stycznia 2022 roku do 31 grudnia 2023 roku
Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Aktualnie przedsiębiorcy mają więc możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jednak w dalszym ciągu mogą korzystać z faktur w formie tradycyjnej tj. papierowej.
Etap III – od 1 stycznia 2024 roku
Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe od 1 stycznia 2024 roku. Treść decyzji derogacyjnej z dnia 17 czerwca 2022 roku dostępna jest w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej na stronie Ministerstwa Finansów.
Korzyści wynikające ze stosowania KSeF
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą szereg benefitów. Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie MF, do takowych zaliczyć należy m.in.:
- preferencyjny zwrot VAT w 40 dni – skrócenie czasu zwrotu podatku VAT możliwe jest od 1 stycznia 2022 r. Przedsiębiorcy wystawiający faktury ustrukturyzowane mogą ubiegać się o zwrot VAT w 40 dni (po uprzednim spełnieniu postawionych przez ustawodawcę warunków). W ich przypadku okres oczekiwania na środki skrócony jest o 1/3, a zatem wynosi 40 dni (w przypadku pozostałych przedsiębiorców zwrot dokonywany jest w terminie 60 dni),
- brak obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK_FA – informacje zawarte na e-fakturach są zbieżne z tymi udostępnianymi w ramach struktury JPK_FA składanej na żądanie organu. Dlatego też żądanie nie obejmie faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane.
- uproszczenie procesu rozliczania e-faktur korygujących in minus,
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur,
- przyspieszenie wymiany danych pomiędzy przedsiębiorcami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona e-faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,
- brak konieczności przechowywania faktur wystawionych w KSeF,
- usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu faktury (zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe; cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników),
- jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm.