Z dniem 1 stycznia 2025 roku, wybrane firmy, w tym spółki będące częścią podatkowej grupy kapitałowej, będą zobowiązane do dostosowania się do nowych przepisów, które znacząco zmieniają sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przez przedsiębiorstwa. Celem tych zmian jest pełna cyfryzacja dokumentacji księgowej związanej z podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT). Nowe przepisy mają na celu usprawnienie procesów księgowych, zwiększenie przejrzystości oraz ułatwienie kontroli podatkowej. Wprowadzenie tych regulacji ma również na celu zredukowanie ryzyka błędów oraz oszustw podatkowych, co przyczyni się do bardziej efektywnego funkcjonowania systemu podatkowego.
Kluczowe zmiany
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej
Nowe przepisy nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej. Oznacza to, że firmy będą musiały korzystać z programów komputerowych do prowadzenia swojej dokumentacji księgowej. Księgi te będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w formie plików elektronicznych, które muszą być zgodne z określoną strukturą logiczną.
Podmioty objęte obowiązkiem:
- W pierwszej kolejności (tj. za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r.) obowiązek ten obejmie firmy o przychodach powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe.
- Od 2026 roku obowiązek ten rozszerzy się na inne podmioty CIT, w tym spółki niebędące osobami prawnymi zobowiązane do składania JPK_VAT.
Struktura logiczna ksiąg rachunkowych
Struktura logiczna ksiąg rachunkowych to zestaw wymagań dotyczących formatu i zawartości plików elektronicznych, które firmy będą musiały przekazywać do urzędów skarbowych. Od 2025 roku firmy będą musiały uwzględniać w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych znaczniki identyfikujące konta ksiąg. Od 2026 roku dodatkowo będą musiały wskazywać numer identyfikacji kontrahenta, a także numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz różnice pomiędzy wynikiem bilansowym, a podatkowym.
Harmonogram wdrożenia nowych zasad cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT
Wdrożenie nowych przepisów będzie rozłożone w czasie. Wprowadzenie nowych zasad będzie miało okres przejściowy, aby umożliwić firmom dostosowanie się do nowych wymogów. Firmy będą miały czas na wdrożenie odpowiednich systemów i przeszkolenie pracowników. Pierwsze struktury logiczne JPK_KR_PD przedsiębiorcy będą musieli złożyć w marcu 2026 roku, za rok podatkowy 2025. Kolejne grupy podatników będą objęte obowiązkiem w latach 2026 i 2027. W pierwszej kolejności obowiązek ten obejmie firmy o przychodach powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe. Od 2026 roku obowiązek ten rozszerzy się na inne podmioty CIT, w tym spółki niebędące osobami prawnymi zobowiązane do składania JPK_VAT.
Warto zatem zapamiętać, że:
- Pierwsze struktury logiczne JPK_KR_PD przedsiębiorcy będą musieli złożyć w marcu 2026 roku, za rok podatkowy 2025.
- Kolejne grupy podatników będą objęte obowiązkiem w latach 2026 i 2027.
Uproszczenia i wyłączenia
Ministerstwo Finansów uwzględniło postulaty rynku, wprowadzając pewne uproszczenia. Na przykład, wyłączono obowiązek przekazywania numeru NIP dla określonych zdarzeń w przypadku banków i przedsiębiorców telekomunikacyjnych. Poza tym, zakres dodatkowych danych nie obejmuje środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku, z wyjątkiem daty ich wykreślenia z ewidencji.
Wsparcie dla przedsiębiorców
Ministerstwo opublikowało broszury dotyczące struktury logicznej księgi rachunkowej JPK_KR_PD i ewidencji środków trwałych. Wszystkie pytania dotyczące nowego obowiązku przedsiębiorcy mogą kierować na adres e-mail: helpdesk@mf.gov.pl. Dodatkowo Ministerstwo Finansów planuje uruchomienie specjalnej infolinii oraz platformy internetowej, gdzie przedsiębiorcy będą mogli uzyskać pomoc techniczną i odpowiedzi na pytania dotyczące nowych przepisów.
Znaczenie nowych przepisów
Nowe zasady cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT mają na celu uproszczenie i usprawnienie procesów księgowych, co powinno przynieść korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji skarbowej. Cyfryzacja pozwoli na bardziej efektywne zarządzanie danymi finansowymi, zwiększenie przejrzystości oraz redukcję błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Korzyści dla przedsiębiorców
Automatyzacja procesów księgowych
Jednym z głównych celów nowych przepisów jest automatyzacja procesów księgowych. Wprowadzenie programów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych pozwoli na:
- Redukcję czasu i kosztów związanych z prowadzeniem dokumentacji.
- Zwiększenie efektywności pracy działów księgowych poprzez eliminację ręcznego wprowadzania danych.
- Ułatwienie integracji z innymi systemami finansowo-księgowymi, co pozwoli na lepsze zarządzanie danymi.
Zwiększenie przejrzystości finansowej
Cyfryzacja dokumentacji księgowej umożliwi łatwiejszy dostęp do danych finansowych, co przyniesie następujące korzyści:
- Lepsza kontrola nad finansami firmy dzięki szybkiemu dostępowi do aktualnych danych.
- Zwiększenie przejrzystości w raportowaniu finansowym, co może być korzystne w kontaktach z inwestorami i instytucjami finansowymi.
- Ułatwienie audytów i kontroli podatkowych dzięki uporządkowanej i łatwo dostępnej dokumentacji.
Redukcja błędów księgowych
Automatyzacja procesów księgowych zmniejszy ryzyko popełnienia błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. To z kolei przyczyni się do:
- Poprawy jakości dokumentacji księgowej, co jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania podatków.
- Zmniejszenia ryzyka kar i sankcji ze strony urzędów skarbowych za błędne rozliczenia podatkowe.
- Zwiększenia zaufania do danych finansowych firmy, zarówno wewnętrznie, jak i w relacjach zewnętrznych.
Uproszczenie procesów administracyjnych
Nowe przepisy mają na celu uproszczenie procesów administracyjnych związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorcy mogą oczekiwać:
- Skrócenia czasu potrzebnego na przygotowanie i przekazanie dokumentacji do urzędów skarbowych.
- Zmniejszenia obciążenia administracyjnego dzięki standaryzacji i automatyzacji procesów.
- Lepszej organizacji pracy w działach księgowych, co pozwoli na skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach.
Wyzwania dla przedsiębiorców
Firmy będą musiały dostosować swoje wewnętrzne systemy finansowo-księgowe do nowych wymogów, co może wymagać znacznych nakładów pracy i czasu. Wyzwania związane z tym procesem obejmują:
- Integrację nowych systemów z istniejącymi rozwiązaniami informatycznymi.
- Przebudowę procesów księgowych, aby były zgodne z nowymi strukturami logicznymi.
- Testowanie i weryfikację poprawności działania nowych systemów przed ich pełnym wdrożeniem.
Złożoność nowych wymogów raportowania
Nowe przepisy wprowadzają dodatkowe wymogi dotyczące struktury logicznej ksiąg rachunkowych, co może być wyzwaniem dla przedsiębiorców. W szczególności:
- Wprowadzenie znaczników identyfikujących konta ksiąg od 2025 roku.
- Obowiązek wskazywania numeru identyfikacji kontrahenta, numeru faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz różnic pomiędzy wynikiem bilansowym a podatkowym od 2026 roku.
- Konieczność regularnego aktualizowania danych i dostosowywania się do ewentualnych zmian w przepisach.
Ryzyko błędów i sankcji
Wprowadzenie nowych systemów i procesów wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, które mogą prowadzić do sankcji ze strony urzędów skarbowych. Przedsiębiorcy muszą być świadomi:
- Możliwości wystąpienia błędów w wyniku nieprawidłowej konfiguracji systemów lub niewłaściwego wprowadzania danych.
- Konsekwencji finansowych związanych z ewentualnymi karami za niezgodność z nowymi przepisami.
- Potrzeby regularnych audytów i kontroli wewnętrznych, aby zapewnić zgodność z wymogami.
Kontrole i sankcje
Wprowadzenie nowych zasad będzie wiązało się z zaostrzeniem kontroli ze strony urzędów skarbowych. Firmy, które nie dostosują się do nowych wymogów, mogą być narażone na sankcje finansowe.
Nowe zasady cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT wprowadzają istotne zmiany w sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych przez przedsiębiorstwa. Choć związane są one z pewnymi korzyściami, takimi jak m.in. zwiększenie przejrzystości oraz redukcja błędów, to stanowią także spore wyzwanie dla większości przedsiębiorców. Koszty wdrożenia, dostosowanie systemów, złożoność nowych wymogów raportowania, ryzyko błędów i sankcji oraz potrzeba wsparcia technicznego i edukacyjnego to tylko niektóre z nich. Chociaż Ministerstwo Finansów, uwzględniając postulaty rynku, wprowadziło pewne uproszczenia, które mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom dostosowania się do nowych wymogów, to jednak firmy powinny zadbać o odpowiednie przygotowanie, aby sprostać wspomnianym wyzwaniom i efektywnie zarządzać swoimi finansami w nowym środowisku regulacyjnym. Jak to zrobić? Odpowiedzią na to pytanie jest program firmy Hogart – Hogart JPK CIT.
Hogart JPK CIT – Program do raportowania podatku dochodowego od osób prawnych (CIT)
Hogart JPK CIT to kompletna aplikacja pozwalająca na zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w wymaganym przez Ministerstwo Finansów formacie, wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. Hogart JPK CIT to także repozytorium wygenerowanych i przekazanych danych do kontroli wraz z możliwością ich ponownego przywołania, przeglądania, filtrowania i grupowania.
Narzędzie współpracuje z następującymi programami ERP: SAP, SunSystems, JD Edwards, Infor SyteLine, Oracle, CDN XL, Exact Globe, iSCALA, Microsoft Dynamics, Simple, SoftLab, Teta, IFS, Baan.
Cechy programu Hogart JPK CIT:
- Generowanie plików w formacie JPK,
- Próbny przebieg generowania plików JPK,
- Pobieranie danych wg zaawansowanych, zdefiniowanych kryteriów,
- Archiwizacja plików xml,
- Wyszukiwanie, grupowanie i filtrowanie danych,
- Śledzenie zmiany każdego użytkownika,
- Raport w układzie danych deklaracji VAT7,
- Web service’y dla wszystkich struktur (środowiska produkcyjne i testowe),
- Pobieranie, wydruk i archiwizowanie UPO ze strony Ministerstwa.