W sytuacji, kiedy w ocenie Urzędu Skarbowego transakcja ma charakter przestępstwa skarbowego, dochowanie należytej staranności przez podatnika VAT jest czynnikiem decydującym o odliczeniu podatku VAT naliczonego. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy nie został zapłacony naliczony podatek VAT. Urząd Skarbowy ocenia wtedy, czy dochowaliśmy jako strona transakcji należytej staranności.
Czym jest należyta staranność?
Do niedawna nie było spójnej listy wytycznych, które mogły wskazywać czy podatnik dochował należytej staranności.
Podatnik chcąc zachować należytą staranność musiał się kierować wskazówkami zawartymi w orzeczeniach Trybunału Sprawiedliwości UE oraz sądów polskich. Pomocne były ponadto publikacje Ministerstwa Finansów, skierowane do wybranych sektorów gospodarki.
Brak jednolitych wskazówek prowadził do sytuacji, w których w zbliżonych okolicznościach mogły zapadać różne rozstrzygnięcia. Nie sprzyjało to stabilności obrotu gospodarczego.
Sytuacja zmieniła się od czasu wydania przez Ministerstwo Finansów „Metodyki w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”.
Jest to skierowany do organów skarbowych dokument zawierający wskazówki pomagające urzędnikom ocenić czy podatnik dochował należytej staranności w zakresie podatku VAT.
Metodyka nie jest skierowana do przedsiębiorców, lecz do administracji skarbowej, daje jednak cenne wskazówki pozwalające przedsiębiorcy na łatwiejsze dochowanie należytej staranności.
Wyróżniła ona dwa etapy, na których jest dokonywana ocena dochowania należytej staranności:
- Etap rozpoczęcia współpracy z kontrahentem,
- Etap kontynuacji współpracy.
Oba etapy podzielono według kryteriów formalnych i transakcyjnych.
Osobno ujęto stosowanie przez podatnika Metody Podzielonej Płatności jako czynnika wskazującego jednoznacznie na dochowanie należytej staranności, przy zastrzeżeniu spełnienia przesłanek formalnych.
Metodyka należytej staranności podatnika VAT
Kryteria formalne na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem
Weryfikacja:
- rejestracji w KRS lub CEIDG;
- rejestracji jako czynny podatnik VAT;
- niefigurowania w wykazie podmiotów niezarejestrowanych jako podatnicy VAT;
- posiadania i przedstawienia wymaganych koncesji i zezwoleń;
- odpowiedniego umocowania prawnych przedstawicieli kontrahenta.
Kryteria transakcyjne na etapie rozpoczęcia współpracy
- brak ryzyka przeprowadzanych transakcji;
- płatność gotówką przy transakcjach powyżej 15 tys. zł;
- płatność na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego, lub rachunek zagraniczny;
- cena różna od rynkowej bez uzasadnienia ekonomicznego;
- nabycie towarów innych niż kontrahent sprzedaje;
- nieodpowiedni dla okoliczności transakcji kontakt z kontrahentem lub jego reprezentantem;
- brak oznak prowadzenia działalności w miejscu siedziby kontrahenta;
- termin płatności krótszy niż oferowane przez konkurentów, bez uzasadnienia ekonomicznego;
- warunki transakcji odbiegające od uznawanych w branży za bezpieczne;
- towary niezgodne z wymogami jakościowymi określonymi przepisami prawa;
- brak umowy lub innego potwierdzenia warunków transakcji;
- kapitał zakładowy kontrahenta będącego spółką jest niewspółmiernie niski w stosunku do wysokości transakcji;
- brak zaplecza organizacyjnego odpowiedniego do skali działalności;
- brak strony internetowej, mimo że to jest przyjęte w danej branży.
Kryteria formalne przy kontynuowaniu współpracy z kontrahentem
- regularna weryfikacja statusu podatnika VAT;
- regularna weryfikacja wymaganych koncesji i zezwoleń;
- kontrola ważności umocowania do działania w imieniu kontrahenta;
- sprawdzanie wykazu podmiotów wykreślonych z rejestru jako podatnicy VAT.
Kryteria transakcyjne przy kontynuowaniu współpracy z kontrahentem
- zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego;
- płatność gotówką albo obniżenie ceny w razie płatności gotówką – w przypadku gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł;
- zapłata za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny;
- cena towaru znacząco odbiega od ceny rynkowej – bez ekonomicznego uzasadnienia;
- transakcja – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotyczy towarów, które należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał;
- termin płatności podatnika za towar jest krótszy niż standardowy termin płatności – bez ekonomicznego uzasadnienia;
- transakcja została przeprowadzona na podstawie warunków znacznie odbiegających od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu;
- kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w przepisach powszechnie obowiązującego prawa;
- transakcja pomiędzy podatnikiem a kontrahentem nie została udokumentowana umową w formie pisemnej (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków transakcji;
- w dotychczasowych transakcjach kontrahent bez uzasadnienia zmienił sposób transportu towaru (np. towar miał być dostarczony z Polski, a jest przewożony z terytorium innego państwa).
Firma Hogart, wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, przygotowała aplikacje pozwalające na dochowanie należytej staranności. Aplikacja Hogart Czynny Podatnik pozwala na weryfikację kontrahenta w zakresie przesłanek formalnych, na etapie rozpoczęcia współpracy, a także po jej rozpoczęciu, w sposób ciągły zbierając dane o kontrahencie i zapisując historię oraz informując mailowo przedstawicieli firmy o zmianach statusu podatnika (na wskazane w aplikacji adresy email).
Kolejną aplikacją na liście rozwiązań Hogart pomagającą w dochowaniu należytej staranności jest Hogart Split Payment.