Dotychczas faktury mogły być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej, przy zachowaniu określonych wymogów prawnych. Jednak od 1 lipca 2024 roku nastąpi rewolucja w sposobie fakturowania, związana z wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Co to oznacza dla przedsiębiorców i jak się do tego przygotować?
Daty, które warto zapamiętać
KSeF to system teleinformatyczny, który umożliwia m.in. wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych czyli faktur elektronicznych, które mają zawsze ten sam format i zawierają określone dane. KSeF ma na celu ułatwić rozliczanie obrotu między przedsiębiorcami, przyspieszyć zwrot podatku VAT, a także zwalczać oszustwa podatkowe.
KSeF jest dostępny jako rozwiązanie fakultatywne od 1 stycznia 2022 roku. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jednak od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT, z wyjątkiem tych, którzy są zwolnieni z VAT podmiotowo lub przedmiotowo. Dla nich obowiązek ten wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 roku. Ponadto, do 31 grudnia 2024 roku będzie można wystawiać faktury z kas rejestrujących w dotychczasowej formie.
(Nie)obowiązkowy KSeF?
Jak już wspomnieliśmy, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT, z kilkoma wyjątkami. Nie muszą z niego korzystać:
- Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo, czyli np. rolnicy ryczałtowi, lekarze, prawnicy, nauczyciele, działający na podstawie umów o dzieło lub zlecenia, do 31 grudnia 2024 roku.
- Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT przedmiotowo, czyli np. sprzedający towary używane, dzieła sztuki, antyki, kolekcjonerskie, do 31 grudnia 2024 roku.
- Podatnicy, którzy wystawiają faktury uproszczone, czyli np. sprzedający towary lub usługi o wartości nieprzekraczającej 450 zł brutto (100 euro).
- Przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
W tych przypadkach wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest możliwe, ale nie jest wymagane. Jednak jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej, musi to zrobić za pośrednictwem KSeF i zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Jak używać KSeF?
Aby móc korzystać z KSeF, podatnik musi się do niego zalogować, używając jednej z następujących metod:
- Profilu Zaufanego,
- Kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Po pierwszym uwierzytelnieniu, podatnik może wygenerować token, który będzie do niego przypisany i ułatwi kolejne logowania. Podatnik musi również zawiadomić urząd skarbowy o tym, że zamierza korzystać z KSeF, wypełniając odpowiedni formularz ZAW-FA. W zawiadomieniu należy wskazać dane identyfikujące podpis lub pieczęć elektroniczną oraz osobę uprawnioną do zarządzania uprawnieniami w systemie.
Korzystanie z KSeF może odbywać się na dwa sposoby:
- Za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego, które umożliwia komunikację z systemem przez API. W tym przypadku podatnik musi posiadać odpowiednie oprogramowanie, które spełnia wymagania techniczne i prawne. Przykładem takiego oprogramowania jest program Hogart do KSeF, który pozwala na wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych z dowolnego systemu ERP.
- Za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma. W tym przypadku podatnik musi ręcznie wprowadzać dane do faktur i wysyłać je przez stronę internetową lub aplikację mobilną.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że wkrótce udostępni materiały informacyjne i szkoleniowe dotyczące korzystania z KSeF. Będą one dostępne na stronie MF oraz na kanałach YouTube i Facebook Ministerstwa.
Awaria KSeF – co robić w razie niedostępności systemu?
W razie awarii lub niedostępności systemu KSeF, podatnik nie będzie mógł wystawić faktury ustrukturyzowanej. W takiej sytuacji ma on dwie możliwości:
- Zaczekać do momentu przywrócenia działania systemu i wystawić fakturę ustrukturyzowaną z datą wystawienia zgodną z datą sprzedaży. W tym przypadku podatnik nie ponosi żadnych konsekwencji prawnych ani podatkowych.
- Wystawić fakturę w innej formie, np. papierowej lub elektronicznej, z zachowaniem dotychczasowych zasad. W tym przypadku podatnik musi poinformować odbiorcę faktury o tym, że wystawił fakturę poza systemem KSeF i uzyskać jego zgodę na taką formę dokumentu. Ponadto, podatnik musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF w ciągu 14 dni od dnia usunięcia awarii lub przywrócenia dostępności systemu. Faktura ustrukturyzowana musi zawierać informację o tym, że jest duplikatem faktury wystawionej poza systemem KSeF.
W przypadku wystawienia faktury poza systemem KSeF, podatnik nie może skorzystać z uproszczeń i ulg podatkowych, takich jak skrócony termin zwrotu VAT. Ponadto, podatnik naraża się na karę w wysokości do 100 proc. podatku VAT na fakturze, jeśli nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF w wyznaczonym terminie.
Aplikacja do KSeF
Wybór odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest niezwykle istotny, gdyż to właśnie wspomniana aplikacja może ułatwić – bądź utrudnić – korzystanie z KSeF. Oprogramowanie powinno być nie tylko zgodne z wymaganiami technicznymi i prawnymi, ale także zapewniać wygodę, bezpieczeństwo i funkcjonalność. Dobrym wyborem jest program Hogart do KSeF, który oferuje następujące możliwości:
- Integracja z dowolnym systemem ERP, dzięki czemu nie trzeba zmieniać dotychczasowego oprogramowania księgowego lub sprzedażowego.
- Automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych z systemu KSeF, bez konieczności logowania się na stronie internetowej lub aplikacji mobilnej.
- Weryfikacja poprawności danych na fakturach, zgodnie z obowiązującymi schematami i standardami.
- Szyfrowanie i podpisywanie faktur, zapewniające ich autentyczność i integralność.
- Archiwizacja i przechowywanie faktur w bezpiecznej chmurze, z możliwością ich wyszukiwania i eksportowania.
- Generowanie raportów i statystyk związanych z obrotem i podatkiem VAT.
- Dostęp do aktualnych informacji i zmian prawnych dotyczących KSeF.
- Pomoc techniczna i szkolenia z zakresu korzystania z programu i systemu KSeF.
Program Hogart do KSeF jest dostępny w różnych wersjach, w zależności od potrzeb i wielkości firmy.
KSeF to nowy sposób fakturowania, który będzie obowiązywał wszystkich podatników VAT od 1 lipca 2024 roku. KSeF ma na celu ułatwić rozliczanie obrotu między przedsiębiorcami, przyspieszyć zwrot podatku VAT, a także pomóc w eliminacji oszustw podatkowych. Aby korzystać z KSeF podatnik musi się zalogować do systemu, używając Profilu Zaufanego, podpisu lub pieczęci elektronicznej. Następnie może wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, za pomocą zintegrowanego oprogramowania lub bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. W razie awarii lub niedostępności systemu KSeF, podatnik ma możliwość wystawienia faktury w innej formie, ale musi później wystawić duplikat w systemie KSeF. Wybór odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest kluczowy dla sprawnej i bezpiecznej obsługi KSeF.