Krajowy System e-Faktur – charakterystyka

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rodzaj systemu teleinformatycznego, który został stworzony z myślą o:

• nadawaniu, zmianie lub odbieraniu uprawnień do korzystania z KSeF, a także informowaniu o tych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
• wystawianiu, dostępie, otrzymywaniu, przechowywaniu (przez 10 lat) faktur ustrukturyzowanych,
• nadawaniu fakturom ustrukturyzowanych numeru identyfikującego je w systemie KSeF,
• analizie i kontroli informacji zawartych na fakturach ustrukturyzowanych,
• powiadamianiu o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości wystawienia opisywanego dokumentu z powodu niedostępności KSeF.

Krajowy System e-Faktur zaczął obowiązywać 1 stycznia 2022 r. Podstawą prawną, na której został on wprowadzony jest Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która opisuje schemat działania platformy KSeF. 

Etapy wprowadzania KSeF

• Etap I: charakter fakultatywny

Obecnie platforma ma charakter fakultatywny, niemniej jednak – według zapowiedzi Ministerstwa Finansów – etap ten ma być okresem testowym. 

• Etap II: charakter obligatoryjny

Po zakończeniu etapu I użytkowanie systemu KSeF stanie się obligatoryjne, by finalnie stać się powszechnie dostępną platformą wymiany faktur VAT w obrocie gospodarczym. 

Biorąc pod uwagę poprzednie kroki ustawodawcy zmierzające w stronę cyfryzacji można stwierdzić, że platforma KSeF stanowi kolejny przejaw tendencji MF do elektronizacji procesu raportowania informacji podatkowych.

2 sierpnia 2021 r. Polska złożyła do KE wniosek o derogację w celu uzyskania upoważnienia do stosowania odstępstwa od art. 218, 226 i 232 Dyrektywy VAT, którego celem jest uzyskanie upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego.

Głównym założeniem związanym z funkcjonowaniem KSeF jest standaryzacja faktur VAT obejmująca zarówno sam format dokumentu, jak i  zakres danych udostępnianych w opisywanym systemie. Udostępniona przez Ministerstwo Finansów struktura zawiera dane, które uprzednio przekazywane były za pomocą JPK_V7 i JPK_FA, a także dodatkowe informacje takie jak m.in. termin płatności, data zapłaty, GTU jak również procedury szczególnego rozliczenia VAT na poziomie pozycji.

Z punktu widzenia Państwa platforma KSeF umożliwi sprawniejszą i skuteczniejszą kontrolę faktur, a tym samym bardziej efektowne zwalczanie oszustw podatkowych. 

Z kolei z punktu widzenia podatnika wdrożenie firmy w model fakultatywny związane jest z możliwością uzyskania pewnych korzyści, takich jak chociażby szybszy zwrot VAT. Niemniej jednak obligatoryjny charakter systemu KSeF jest równoznaczny z koniecznością dostosowania się do opisywanej platformy, co w praktyce oznacza zakup właściwego oprogramowania oraz powiązania takowego z istniejącą w przedsiębiorstwie infrastrukturą IT.

Cechy faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana to typ faktury elektronicznej, która:

• Została wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), 
• Posiada przydzielony numer identyfikujący ją w systemie KSeF,
• Stanowi szczególny rodzaj faktury elektronicznej,
• Mają do niej zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych (z zastrzeżeniem odmienności przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych).

Warunki stosowania faktury ustrukturyzowanej

Korzystanie z e-faktury będzie możliwe po spełnieniu wyznaczonych przez ustawodawcę warunków. Wśród takowych wymienić należy:

• Uzyskanie akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF,
• Uzyskanie oddzielnej zgody na otrzymywania faktury ustrukturyzowanej poprzez KSeF (brak uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF oznaczać będzie wysyłkę faktury bezpośrednio przez sprzedającego, a nie platformę KSeF),

Warto dodać, że brak uzyskania akceptacji ze strony nabywcy na otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF nie jest równoznaczny z faktem, że sprzedawca nie może wystawić faktury w KSeF. W praktyce więc wystawienie faktury w KSeF i jej otrzymanie w KSeF to dwie osobne kwestie. 

Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana elektronicznie zgodnie z szablonem udostępnionym przez MF. Opisywany dokument uznaje się za wystawiony w dniu przesłania faktury do KSeF, zaś za otrzymany w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego ją w KSeF. Czynności takie jak anulowanie, wystawienie duplikatu, odesłanie faktury, wystawienie faktury pro forma lub FV RR nie jest możliwe. Noty korygujące mają zastosowanie na zasadach ogólnych, nie są jednak dostępne za pośrednictwem KSeF.

Benefity wynikające ze stosowania platformy KSeF

• System KSeF – podobnie jak faktura opatrzona podpisem kwalifikowanym – zapewnia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej. Tym samym wspomniane elementy nie będą już podlegały ocenie organu podatkowego, gdyż będą one wynikać bezpośrednio z obowiązujących przepisów.
• Korzystanie z KSeF i faktur ustrukturyzowanych oznacza brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Mowa o sytuacji, w której okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat czyli czas, przez który faktury strukturyzowane są przechowywane przez system KSeF. Jak łatwo zauważyć, opisywana korzyść wpłynie na ograniczenia kosztów wynikających z konieczności archiwizacji w/w dokumentów. 
• Informacje znajdujące się na e-fakturach będą zbieżne z tym, czego organ może wymagać w ramach struktury JPK_FA składanej na żądanie organu. Z tego względu wspomniane żądanie nie obejmie swoim zakresem faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to równoznaczne z brakiem obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA).

Zasada działa systemu KSeF zakłada, że zgoda – lub też jej brak – kontrahenta na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie będzie warunkowała możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez sprzedawcę. Niemniej jednak będzie ona miała na zasady, na jakich nabywca rozliczy fakturę korygującą. W sytuacji, gdy sprzedawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną, a następnie skoryguje ją (pod warunkiem wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej w odniesieniu do faktury pierwotnej wystawionej jako faktura ustrukturyzowana) sprzedawca rozliczy taki dokument w dacie wystawienia. Tym samym nabywca otrzymujący fakturę korygującą jako fakturę ustrukturyzowaną, także będzie miał możliwość rozliczyć ją w dniu otrzymania. Z kolei w przypadku, gdy nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktury w ramach KSeF, rozliczenie faktury korygującej nastąpi na zasadach ogólnych. 

Preferencyjny zwrot VAT w 40 dni

Przedsiębiorcy ubiegający się o zwrot podatku VAT w przyspieszonym terminie (tj. w ciągu 40 dni) będą musieli spełnić postawione przez ustawodawcę warunki. Należy jednak zaznaczyć, że nadmienione warunki muszą zostać spełnione łącznie. 

Warunki ubiegania się o zwrot VAT w 40 dni: 

• Wystawianie jedynie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego przedsiębiorca występuje o zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet jeśli wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub w przypadku faktur uproszczonych sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
• Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który przedsiębiorca ubiega się o zwrot, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście.
• Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

Stosowanie skróconego czasu zwrotu podatku VAT możliwe jest od 1 stycznia 2022 r. Tym samym pierwszym miesiącem, w odniesieniu do którego  przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot VAT w ciągu 40 dni, jest styczeń. W praktyce więc stosowanie preferencyjnego terminu zwrotu VAT możliwe jest w stosunku do okresów po dniu wejścia w życie KSeF. 

Dane uwzględnione na fakturze ustrukturyzowanej

Faktury ustrukturyzowane zawierają zarówno standardowe dane, jak i dodatkowe informacje takie jak m.in.: 

• Rodzaju faktury (zwykła, korekta, zaliczka, rozliczająca zaliczkę, uproszczona), 

• Rachunku bankowego, 
• Oznaczenia GTU, oznaczenia procedury,
• Warunków transakcji – m.in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
• Wartości akcyzy w cenie, 
• Transportu – m.in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu
• Płatności – m.in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.

Zakres dodatkowych informacji, jakie zostały zawarte na fakturach ustrukturyzowanych nie jest jednak efektem treści nowelizacji, a tylko schematu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Nie ma on zatem oparcia w treści art. 106e VAT, gdyż ten pozostaje niezmieniony. Taka sytuacja rodzi wątpliwości, czy nowy zakres informacyjny ma charakter fakultatywny, czy też art. 106e VAT również ulegnie zmianie. 

Narzędzia do obsługi KSeF

Korzystanie z platformy KSeF wymaga od przedsiębiorców zaopatrzenia się w odpowiednie programy. Aktualnie Ministerstwo Finansów udostępnia darmową aplikację umożliwiającą zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie, wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur, niemniej jednak wspomniany program będzie odpowiedni jedynie dla firm wystawiających nieznaczną ilość faktur. W przypadku generowania większych ilości faktur warto natomiast zaopatrzyć się w rozwiązanie, które zautomatyzuje proces łączenia, przekształcania i przesyłania danych. Tego rodzaju programami są aplikacja Hogart e-Faktura do KSeF (czyli program do wysyłki i odbioru faktur z/do KSeF MF), jak również aplikacja Hogart Elektroniczna Ewidencja Akcyzowa  (będąca programem do elektronicznej ewidencji produktów podlegających obowiązkowi akcyzowemu). Co istotne to to, że zarówno Hogart e-Faktura do KSeF, jak i Hogart Elektroniczna Ewidencja Akcyzowa powstały w oparciu o PPD Hogart – czyli Platforma Przetwarzania Danych Hogart – jest natomiast uniwersalnym narzędziem raportowym zintegrowane z każdym systemem ERP, które pozwala na dedykowane raportowanie do dowolnej centrali lub instytucji wymagających określonych formatów danych (takich jak XML, XBRL, Us_Gaap, MSR itp.).