Szukaj
Close this search box.

Jak długo można przechowywać CV od kandydata?

4_featured_image

Ministerstwo Cyfryzacji wydało objaśnienia dotyczące zasad przechowywania dokumentów rekrutacyjnych, po zakończeniu rekrutacji. Objaśnienia dotyczą dokumentów rekrutacyjnych osób, które nie zostały zatrudnione. Objaśnienia zostały wydane na podstawie Kodeksu Pracy i RODO.

Celem objaśnień jest wyjaśnienie wątpliwości w zakresie możliwości gromadzenia przez pracodawców dokumentów rekrutacyjnych już po zakończeniu procesu rekrutacji w stosunku do osób, które nie zostały zatrudnione. Objaśnienia opisują sytuację, gdy kandydat wysłał dokumenty na przyszłe rekrutacje lub na konkretną rekrutację.

 

Dokumenty rekrutacyjne wysłane mimo braku ogłoszenia na konkretne stanowisko.

Warunkiem wykorzystania takich dokumentów, jest zgoda na wykorzystanie w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez firmę. Zgoda musi zostać wyrażona w sposób niebudzący wątpliwości. Jeśli zgoda na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji wyrażona jest jedynie ustnie, może powstać problem dowodowy, tj. pracodawca może nie mieć możliwości wykazania, że faktycznie kandydat taką zgodę wyraził.

Przekazanie dokumentów rekrutacyjnych do zakładu pracy wraz z informacją, że przyzwala się na ich wykorzystanie w rekrutacjach, prowadzonych w przyszłości. W takim przypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała. Nie oznacza to jednak, że dane będą przetwarzane bezterminowo. Czas ich przechowywania wyznacza okres obowiązywania zgody, a więc do momentu jej odwołania.

W sytuacji, gdy pracodawca nie postanowi takich danych przetwarzać, czyli uzna, że kandydat nie spełnia jego oczekiwań, powinien takie dane usunąć lub odesłać.

Kandydaci, którzy przekazali swoje dokumenty rekrutacyjne celem udziału w konkretnej rekrutacji.

Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją.

W tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes niedoszłego pracodawcy, czyli ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona w wyniku rekrutacji, która nie została zatrudniona.

Okres przechowywania CV powinien być jednak jak najkrótszy. Jeżeli w praktyce działania przedsiębiorcy nie zdarzyła się sytuacja, by ewentualne roszczenia z tytułu prowadzonej rekrutacji pojawiły się w okresie późniejszym niż kilka miesięcy po jej zakończeniu, wewnętrzne procedury powinny przewidywać racjonalny kilkumiesięczny okres retencji takich dokumentów. Obowiązkiem administratora danych będzie też dokonanie oceny ryzyka i ustalenie okresu przetwarzania danych, który odpowiada rzeczywistym zagrożeniom, uwzględniając doświadczenia z pojawiających się roszczeń.

Jeśli jednak pracodawca poprzez ocenę stanu faktycznego może żywić uzasadnione przekonanie, że ryzyko roszczeń jest wysokie, to może przetwarzać dane osobowe kandydatów przez pełny trzyletni okres przedawnienia. Powyższe może mieć miejsce np. w przypadku bardzo porównywalnych kandydatur.

Dotychczasowa praktyka obserwowana w Polsce dowodzi, że statystycznie największe ryzyko dyskryminacji podczas rekrutacji dotyczy kryterium płci oraz stosunku do związków zawodowych. Dlatego ocena ryzyka może uwzględnić to, czy w kontekście konkretnego procesu rekrutacji mamy do czynienia z porównywalnymi kandydaturami, a zarazem z takimi cechami jak płeć lub danymi dotyczącymi wyborów społecznych (np. ujawniony przez kandydata stosunek do związków zawodowych) i w przypadku wystąpienia wysokiego ryzyka stosować najdłuższy okres retencji.

Audyt RODO

Program Hogart RODO