Hogart Sales Invoices

Moduł sprzedaży, do generowania i wystawiania faktur oraz tworzenia dekretów księgowych. Automatyzacja wystawiania faktur na podstawie kontraktów, importu danych lub ręcznie.

Hogart Sales Invoices automatyzacja procesu wystawiania faktur

Nowoczesny, webowy, intuicyjny w obsłudze, w pełni samodzielny moduł sprzedaży, zapewniający pełną integrację wraz z dekretacją do modułu finansowego (elastyczna administracja i konfiguracja). Umożliwia automatyzację wysyłki faktur w formacie PDF – za pomocą poczty elektronicznej.

Cechy aplikacji Hogart Sales Invoices

• możliwość integracji z innymi systemami FK (w pełni zintegrowany z SunSystems)
• możliwość programowania dodatkowych modułów/funkcjonalności
• pełna obsługa procesu fakturowania (edycja zamówienia, generowanie próbne, zatwierdzenie, wydruk masowy i automatyczna dekretacja)
• możliwość generowania faktur cyklicznychw oparciu o kontrakty (szablony faktur)
• skalowalny (użytkownicy, uprawnienia, role, dodatkowe moduły np. not odsetkowych, kasy, Windykacje i inne)
• możliwość integracji z modułem windykacji i spraw sądowych
• system powiadomień i raportowania (tj. wysłane dokumenty, zablokowane zlecenia, błędy wysyłki)
• obsługa blokad kredytowych dla kontrahentów
• walidacja formularzy (w tym walidacja NIP i rachunków bankowych IBAN)

Szczegółowy opis modułu fakturowania

Fakturowanie od A do Z

Moduł fakturowania (Hogart Invoice Module) to aplikacja oparta na przeglądarce internetowej, zaprojektowana jako samodzielny moduł integrowalny z dowolnym systemem ERP lub finansowo-księgowym. Zadaniem tego nowoczesnego rozwiązania jest ujednolicenie i optymalizacja procesów generowania i rejestrowania różnych typów zleceń i zamówień. Moduł fakturowania ma wbudowany mechanizm work-flow (obiegu dokumentów), który daje możliwość przechowywania skanów dokumentów, co pozwala na wprowadzenie wieloetapowego procesu akceptacji zleceń i zamówień. System zapewnia także automatyzację generowania wydruków faktur w formacie PDF oraz automatyczne rozsyłanie tych dokumentów e-mailem, jak również generowanie dekretacji księgowych do modułu księgowego.

Elastyczność architektury

Założeniem podstawowym modułu fakturowania jest jego elastyczność względem źródeł danych zewnętrznych. Jest on pełnoprawnym i samowystarczalnym systemem, który nie musi być połączony z systemem zewnętrznym. Z drugiej strony – poprzez odpowiednie skonfigurowanie – pozwala na pobieranie danych zgromadzonych w innych systemach informatycznych oraz umożliwia tworzenie dekretów, zasilających zewnętrzny system finansowo-księgowy.
Aplikacja umożliwia integrację z systemami zewnętrznymi umieszczonymi na różnych rozwiązaniach bazodanowych (MS SQL Server i ORACLE). Możliwe jest także rozwiązanie oparte na usługach sieciowych (WebService, SSC). Głównym kierunkiem rozwoju modułu jest jednak webowa warstwa prezentacyjna (klient w przeglądarce). Jedynie elementy administracyjne, które łatwiej i efektywniej można wykonać w wersji desktopowej, a które nie wymagają dostępu przez WWW, realizowane są w warstwie prezentacyjnej WinForm.
Warstwa administracyjna i systemowa pozwala na dołączanie w sposób naturalny i spójny kolejnych modułów i produktów (np. użytkownicy, uprawnienia, role, moduły not odsetkowych, kasy, windykacje, itp.)

Pełna obsługa procesu fakturowania

Proces fakturowania za pomocą modułu Hogart Invoice Module zawiera następujące etapy:

Edycja zamówienia (opcjonalnie)
Wystawienie faktury może być (ale nie musi) poprzedzone procesem zamówienia towaru/usługi. Decyduje o tym konfiguracja szablonu faktury. Czynnikiem inicjującym jest potrzeba wystawienia zamówienia towaru lub usługi. Użytkownik Edytor zamówienia uruchamia proces edycji zamówienia. Jeżeli system fakturujący obsługuje więcej niż jedną firmę własną (jednostkę organizacyjną), należy wskazać tę, w imieniu której wystawiane jest zamówienie, oraz typ dokumentu zamówienia (jeżeli dla danego użytkownika dostępnych jest kilka zdefiniowanych typów).

Etapy edycji zamówienia:
Zdefiniowanie nagłówka zamówienia – wybór kontrahenta/dokonanie nowego wpisu kontrahenta.
Edycja linii zamówienia – wybór odpowiednich danych do zamówienia.
Zatwierdzenie zamówienia – w celu uzyskania potwierdzenia zamiaru zakupu towarów lub usług. Może być podstawą do wystawienia faktury. Proces zatwierdzania może zostać uzależniony od podpisania przez klienta dokumentu zamówienia.

Edycja faktury

Czynnikiem inicjującym ten proces jest potrzeba wystawienia faktury sprzedaży towaru lub usługi. Użytkownik Edytor faktury uruchamia proces tworzenia propozycji faktury. Jeżeli faktura tworzona jest na podstawie zamówienia, wszystkie dane z zamówienia są wykorzystane na fakturze. Do uzupełnienia zostają tylko te informacje, których nie ma na zamówieniu.

Dla faktur, które nie są tworzone na podstawie faktury, konieczne jest skompletowanie wszystkich potrzebnych danych. Moduł fakturujący umożliwia wystawianie faktur w imieniu jednej z kilku firm własnych, do obsługi których został skonfigurowany (możliwość wystawienia z jednej instancji programu faktury dla wielu firm). Każdy z użytkowników jest przypisany do listy firm, do których ma uprawnienia w zakresie operacji na fakturach. Użytkownik tworzący propozycję faktury rozpoczyna od wyboru firmy, wystawiającej fakturę (Sprzedający). Z wybraną firmą własną związany jest jeden lub kilka numerów rachunku bankowego. Do faktury należy wskazać jeden, zgodny z walutą faktury. W następnym kroku wybierany jest typ dokumentu, który ma być utworzony. Jeżeli wybrany typ dokumentu wymaga podania kursu waluty, konieczne jest wybranie waluty ze słownika walut oraz podanie daty kursu waluty (dla brutto i VAT – domyślnie ta sama data) lub – jeżeli nie ma właściwych zapisów w tabeli kursowej – wprowadzenie kursów „z ręki”. W czasie tworzenia faktury status dokumentu ustawiony jest na Propozycja. Jeżeli faktura jest skompletowana, edytor faktury zmienia jej status na Do zatwierdzenia.

Etapy edycji faktury:
Edycja nagłówka faktury – wybór kontrahenta lub nowy wpis kontrahenta. Określenie daty sprzedaży (domyślnie jako data bieżąca, z możliwością modyfikacji.). Termin płatności – określany hierarchicznie.
Dodanie/edycja linii faktury – wybór odpowiednich danych do faktury.

Zatwierdzanie faktury

Wszystkie faktury ze statusem Do zatwierdzenia, do których ma uprawnienia Zatwierdzający, podlegają procesowi zatwierdzenia. Jeżeli Zatwierdzający stwierdzi jakieś nieprawidłowości w przygotowanym dokumencie, może je sam poprawić (o ile ma uprawnienia Edytora faktury) lub zmienić status na Propozycja i odesłać z powrotem do poprawki. Dokument, który został sprawdzony i nie zawiera nieprawidłowości, może zostać zaakceptowany. W czasie tego procesu dokumentowi nadany zostanie unikalny numer, zbudowany na podstawie szablonu numeracji dokumentów. Szablon numeracji dokumentów działa w obrębie typu dokumentu podlegającego zatwierdzeniu.

Bezpośrednio po zatwierdzeniu dokumentu następuje proces generowania dokumentów. Przebiega on w oparciu o listę szablonów wydruków, zdefiniowanych dla danego typu dokumentu. Liczba tworzonych dokumentów nie jest ograniczona. Efektem działania tego etapu są pliki w formacie PDF, zapisane na dysku lub w bazie danych, które w następnych etapach mogą być drukowane lub wysyłane mailem. Fakturze zostaje nadany status Wygenerowane.

Każdy z wygenerowanych i zapisanych dokumentów faktury w formie pliku PDF może zostać skierowany do wydruku na drukarce.

Funkcjonalność wysyłania dokumentów mailem realizowana jest przez oddzielny moduł. Zadaniem modułu fakturowania jest przygotowanie plików do wysłania mailem w formie załączników oraz dostarczenie informacji o adresacie (adres e-mail). Moduł wysyłki mailowej zajmie się przygotowaniem wiadomości i skompletowaniem załączników. Zapisze też dla każdego wysłanego dokumentu datę i godzinę wysyłki oraz jej status.

Dekretowanie faktury

Dekretowanie faktury jest procesem związanym bezpośrednio z interfejsowaniem modułu fakturowania z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym. Dla samego modułu fakturowania nie ma żadnego znaczenia.

Zadaniem etapu dekretowania jest przygotowanie, na podstawie danych z faktury, takich dekretów, które będą mogły zostać zaimportowane do innego systemu. Do procesu ma dostęp użytkownik z uprawnieniami Dekretacja faktur.

Ponieważ dane potrzebne do utworzenia faktury mogą być niewystarczające do dekretacji w innym systemie, potrzebne będą dodatkowe mechanizmy pozwalające na uzupełnienie brakujących informacji:
Reguły dekretowania – pozwolą na uzupełnienie danych wymaganych przez system FK. Przykładem reguły może być np. mapowanie daty sprzedaży na okres księgowy lub ustalenie konta księgowego dla kontrahentów doraźnych. Regułami sterowana będzie też ilość linii dekretów oraz przypisanie danych z faktury do pól w poszczególnych liniach.
Walidatory – będą sprawdzały, czy wszystkie pola są wypełnione zgodnie z wymagalnością pól w dekretach. W tym miejscu będzie można np. wybrać kod analityczny, który nie został przypisany w regułach, a jest wymagany w dekrecie.

Sam proces dekretowania może być uruchamiany w dwóch trybach:
Dla każdej faktury oddzielnie, bezpośrednio po wygenerowaniu dokumentów.
Zbiorczo, dla wszystkich faktur z dowolnego okresu (dnia, tygodnia, miesiąca…).