Pobieranie e-faktur z Krajowego Systemu e-Faktur to tylko początek procesu. Dla działów księgowości prawdziwym wyzwaniem jest sprawne przetworzenie dużej liczby dokumentów kosztowych. Hogart KSeF przekształca dane faktur ustrukturyzowanych w czytelne zestawienia gotowe do dalszej pracy.
Masowy import dokumentów z KSeF MF
Program umożliwia bezpośrednie pobieranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur do lokalnego archiwum aplikacji. Użytkownik może precyzyjnie określić zakres czasu, za który dane mają zostać pobrane. W tabeli system automatycznie oznacza dokumenty, które zostały już wcześniej zaimportowane, co pomaga uniknąć duplikatów.
Widok analityczny – koniec z „szukaniem w XML-u”
Największą barierą faktur ustrukturyzowanych jest ich format techniczny. Hogart KSeF oferuje widok analityczny, który:
- Automatycznie wyświetla dane faktury w formie przejrzystej siatki danych.
- Pozwala na hierarchiczne grupowanie danych – wystarczy przeciągnąć nagłówek kolumny (np. NIP sprzedawcy lub datę), aby błyskawicznie uporządkować widok.
- Umożliwia podgląd dokumentu w stylu ministerialnym lub jako wydruk PDF.
Eksport danych i integracja z księgowością
Po zaimportowaniu faktur z KSeF Hogart KSeF pozwala na ich eksport do zewnętrznych formatów. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest eksport danych do arkusza Excel, co umożliwia szybką analizę i weryfikację kosztów bez konieczności ręcznego przepisywania danych z portalu KSeF.
Dokumentacja i historia operacji
Dla każdej faktury zakupowej system pozwala na:
- Przeglądanie szczegółowych informacji o pobranym dokumencie oraz historii operacji wykonanych w aplikacji.
- Przeglądanie załączników i logów związanych z procesem pobierania danych.
Podsumowanie
Hogart KSeF to nie tylko narzędzie do wysyłki, ale również rozbudowany moduł odbiorczy. Dzięki automatycznemu pobieraniu faktur zakupowych, ich archiwizacji oraz możliwości analitycznego grupowania danych, księgowość może sprawniej zarządzać dużą liczbą dokumentów kosztowych i ograniczyć czas poświęcany na ręczną analizę danych.
FAQ: Zarządzanie zakupami w Hogart KSeF
Czy mogę zbiorczo pobrać faktury zakupowe z całego miesiąca?
Tak. Aplikacja umożliwia wskazanie dowolnego zakresu dat (np. ostatnich 30 dni) i masowe pobieranie faktur zakupowych z KSeF do lokalnej bazy danych.
Jak poradzić sobie z dużą liczbą faktur na jednej liście?
Aplikacja pozwala na nawigację między stronami, pobierając jednorazowo do 250 rekordów, a także korzystanie z wyszukiwania zaawansowanego według NIP, waluty, numeru faktury czy zakresu kwot.
W jakim formacie mogę wyeksportować zestawienie faktur kosztowych?
Standardową funkcjonalnością jest eksport do formatu Excel. Program umożliwia również konfigurację dedykowanych procedur eksportujących dane do innych baz lub formatów wykorzystywanych w organizacji.
Czy program przechowuje historię zmian w fakturach zakupowych?
Tak. Funkcja Audyt KSeF rejestruje działania wykonywane w aplikacji, zapewniając ścieżkę kontrolną i możliwość weryfikacji historii operacji związanych z dokumentami.