Najpierw tworzymy definicję nowej deklaracji za wskazany okres VAT i pobieramy dane z ERP.
Pobrane dane można edytować w zakresie na jaki pozwalają zasady przygotowania deklaracji.
W przypadku deklaracji UE mamy 3 dodatkowe wiersze: Dostawy, Nabycia i Usługi, które nie mają jednej wartości, ale stanowią zbiór transakcji.
Po zatwierdzeniu deklaracji jest ona kierowana do „Przygotowanych”. Aplikacja kontroluje, czy istnieje już w „Przygotowanych” zaakceptowana deklaracja z danego okresu i nie pozwoli na utworzenie duplikatu (roboczych deklaracji można mieć wiele, ale tylko jedną ostatecznie zaakceptowaną do wysyłki).
W Przygotowanych można uruchomić podgląd transakcji i samej deklaracji (tu już nie ma możliwości edycji danych).
W konfiguracji aplikacji należy wprowadzić definicję pól deklaracji i wskazać które księgowania w SunSystems podlegają pod konkretne pola deklaracji. Podobnie jak w aplikacji Hogart JPK warunek pobierania danych oparty jest na wskazaniu rejestrów VAT, dzienników oraz stawek VAT.
Na etapie wdrożenia można zastosować indywidualne wyjątki na poziomie procedury SQL, która pobiera dane z SunSystems do e-Deklaracji.
Wysyłka jest możliwa na bramkę testową lub produkcyjną Ministerstwa Finansów.
Wysyłka na bramkę testową nie przenosi deklaracji do Archiwum i jest dostępna w Przygotowanych aż operator prześle ją na bramkę produkcyjną (i wówczas przejdzie do Archiwum) lub usunie.
Poszczególne czynności wykonywane w aplikacji powiązane mogą być z rolami użytkowników, tzn. mogą oni mieć dostęp tylko do tych czynności, do których zostaną im nadane uprawnienia (odpowiednia rola).
Wszystkie deklaracje wysłane na bramkę produkcyjną Ministerstwa Finansów dostępne są w sekcji Archiwum skąd można pobrać UPO, podejrzeć deklarację w formacie PDF lub ponownie je wydrukować .
Do Archiwum można zaimportować pliki XML z deklaracjami (dla VAT-7 od wersji 17) już wysłanymi na bramkę Ministerstwa Finansów zanim została wdrożona aplikacja Hogart E-Deklaracje.
Sporządzenie korekty polega na pobraniu danych źródłowej deklaracji i automatycznym utworzeniu deklaracji korygującej, która jest widoczna w „Roboczych”. Dla VAT-7 można dopisać przyczynę korekty i dodać załącznik ORD-ZU.
