Wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jeden z najważniejszych etapów cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Wraz z jego wdrożeniem konieczne stało się dostosowanie struktury JPK_VAT do nowych realiów obiegu dokumentów. Efektem tych prac jest nowa wersja pliku JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3), która zaczyna obowiązywać dla transakcji realizowanych od 1 lutego 2026 r. Pierwsze raportowanie w tym formacie – za luty 2026 r. – przypada na 25 marca 2026 r.
Podstawą prawną zmian są dwa akty wykonawcze: rozporządzenie Ministra Finansów z 29 grudnia 2023 r. oraz jego nowelizacja z 12 grudnia 2025 r., która nadała ostateczny kształt przepisom. Aktualnie (stan na 21 stycznia 2026 r.) to właśnie te dokumenty stanowią fundament obowiązujących regulacji.
Nowa struktura JPK nie tylko modyfikuje sposób raportowania danych, lecz także wprowadza zupełnie nowe obowiązki po stronie podatników. Najważniejsze z nich dotyczą integracji ewidencji z numeracją KSeF, stosowania nowych kodów dokumentów oraz raportowania rozliczeń systemu kaucyjnego. Zmiany te mają charakter systemowy – wpływają na procesy księgowe, techniczne, organizacyjne, a nawet na relacje z kontrahentami.
Co pozostaje bez zmian w JPK V7?
Podstawowa konstrukcja JPK V7 opiera się na trzech grupach oznaczeń: GTU, kodach rodzajów transakcji oraz kodach dokumentów. Dwie pierwsze grupy pozostają nienaruszone. GTU – trzynaście grup towarowo-usługowych – funkcjonują w dotychczasowym kształcie. Podobnie jest z kodami rodzajów transakcji, obejmującymi m.in. import towarów, transakcje między podmiotami powiązanymi, procedury trójstronne czy bony jednego przeznaczenia. W tych obszarach ustawodawca nie przewidział żadnych zmian.
Zmiany dotyczą natomiast kodów dokumentów – to właśnie ta część struktury została gruntownie przebudowana i rozszerzona o oznaczenia związane z KSeF.
Dotychczasowe kody dokumentów
W obecnej strukturze podatnicy stosują m.in.:
- WEW – dokumenty wewnętrzne,
- RO – raporty z kas fiskalnych,
- FP – faktury do paragonów,
- VATR – faktury dla rolników ryczałtowych,
- MK – dokumenty podatników rozliczających VAT metodą kasową.
Te oznaczenia pozostają w użyciu, ale od lutego 2026 r. zostają uzupełnione o nowe kody, które mają odzwierciedlać sposób wystawiania faktur w środowisku KSeF. Co istotne, nowe kody nie zastępują dotychczasowych – funkcjonują równolegle i mogą być z nimi łączone, o ile charakter dokumentu tego wymaga.
Integracja ewidencji z numeracją KSeF
Najważniejszym celem nowej struktury JPK jest powiązanie ewidencji VAT z danymi w systemie KSeF. W tym celu wprowadzono dedykowany węzeł danych, który umożliwia raportowanie numeru identyfikującego fakturę nadanego przez KSeF (NrKSeF). Jest to kluczowy element nowej struktury, ponieważ numer KSeF ID staje się podstawowym identyfikatorem faktury w obrocie gospodarczym.
Obowiązki dotyczące numerów KSeF ID
W przypadku faktur sprzedaży podatnik musi wykazać numer KSeF ID, jeżeli posiada go w momencie składania JPK. Nowelizacja z grudnia 2025 r. wprowadziła również obowiązek podawania numeru KSeF ID dla faktur zakupowych – o ile faktura taki numer posiada. Oznacza to, że podatnik musi zsynchronizować dane z systemów sprzedażowych, zakupowych i księgowych, aby zapewnić kompletność informacji.
Obowiązek podania numeru dotyczy stanu na moment składania JPK – jeżeli podatnik otrzyma numer później, musi dokonać korekty. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia procedur monitorowania statusu faktur w KSeF, zwłaszcza w przypadku dokumentów wystawionych w trybie offline.
Nowe znaczniki dokumentów zastępujące KSeF ID
Jeżeli faktura nie posiada numeru KSeF w dniu składania ewidencji, podatnik musi zastosować jeden z trzech nowych kodów dokumentów. Każdy z nich pełni inną funkcję i odnosi się do innego sposobu wystawienia faktury.
OFF – faktura wystawiona w trybie awaryjnym
Kod OFF stosuje się w przypadku faktur wystawionych w okresie awarii KSeF, zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT. Jeżeli awaria uniemożliwiła nadanie numeru przed wysyłką JPK, podatnik oznacza dokument kodem OFF. Faktura offline musi zostać przesłana do KSeF w ciągu 7 dni od ustania awarii. Kod ten pełni funkcję sygnału dla organów podatkowych, że dokument powstał w trybie awaryjnym i może wymagać weryfikacji pod kątem terminowości przesłania.
BFK – faktura papierowa lub elektroniczna wystawiona poza KSeF
Kod BFK dotyczy faktur papierowych lub elektronicznych wystawionych zgodnie z wyłączeniami, np. dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) lub podmiotów zagranicznych. Obejmuje również faktury PDF wysyłane e-mailem. W praktyce oznacza to, że podatnik może nadal wystawiać faktury w formie tradycyjnej, o ile przepisy dopuszczają taki model.
DI – dowód inny
Kod DI stosuje się dla faktur offline 24, dokumentów wewnętrznych oraz faktur wystawionych w okresie niedostępności systemu, które nie kwalifikują się do kodu OFF. Jeżeli podatnik otrzyma numer KSeF ID po złożeniu JPK, musi skorygować ewidencję i dopisać numer identyfikacyjny. Brak korekty może skutkować nałożeniem kary w wysokości 500 zł.
Raportowanie systemu kaucyjnego – nowe pola K_360 i P_360
Nowa struktura JPK została rozbudowana o pola dedykowane rozliczaniu VAT od niezwróconych kaucji za opakowania. System kaucyjny opiera się na dwóch rolach: podmiocie wprowadzającym oraz podmiocie reprezentującym (operatorze).
Podmiot wprowadzający odpowiada za rozliczenie podatku od kaucji, która nie została zwrócona w danym roku. Kwoty netto i VAT od kaucji wykazuje się w pozycjach K_15 do K_20, w zależności od stawki podatku. Zbiorczą kwotę podatku od kaucji wpisuje się w pole K_360 (ewidencja) oraz P_360 (deklaracja).
Kwota z pola P_360 pomniejsza sumę podatku do wpłaty przez podatnika, ponieważ fizycznie podatek ten odprowadza do urzędu operator systemu. Zapis kaucyjny raportuje się z kodem WEW i opisem „system kaucyjny”.
Wyzwania systemowe i techniczne
Przejście na nową strukturę JPK wymaga synchronizacji danych między modułami sprzedaży, zakupów i księgi głównej. W praktyce numery KSeF ID często pozostają w systemach fakturowania lub w zewnętrznych platformach, podczas gdy JPK generowany jest na podstawie danych z księgi głównej.
W przypadku braku gotowości systemu ERP dopuszczalne jest stosowanie rozwiązań przejściowych, takich jak mapy w Excelu, które parują wewnętrzne numery faktur z numerami KSeF ID pobranymi z platformy rządowej. Choć nie jest to rozwiązanie docelowe, może stanowić skuteczny sposób na zapewnienie zgodności danych w okresie przejściowym.
Nowe znaczniki dokumentów można łączyć z dotychczasowymi. Przykładowo faktura do paragonu może posiadać jednocześnie kod FP i BFK, a faktura wystawiona w okresie awarii – FP i OFF. Jedynym wyjątkiem jest kod RO, który nie łączy się z nowymi oznaczeniami.
Sankcje i okres przejściowy w 2026 roku
Rok 2026 jest traktowany jako okres rozbiegowy, w którym nacisk położony jest na edukację, a nie restrykcje. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w tym okresie nie będą wszczynane postępowania karne skarbowe za błędy w wystawianiu faktur w KSeF, w tym za nieterminowość.
Utrzymane zostają natomiast kary administracyjne w wysokości 500 zł za błędy w ewidencji JPK, nakładane wyłącznie wtedy, gdy podatnik nie skoryguje błędu po wezwaniu urzędu skarbowego. Pełny system sankcji związanych z KSeF zacznie obowiązywać dopiero od 2027 roku.
Nowa struktura JPK_VAT w wersji 3 wprowadza szereg zmian, które mają na celu pełną integrację ewidencji VAT z KSeF oraz dostosowanie raportowania do systemu kaucyjnego. Największym wyzwaniem dla podatników będzie obowiązek oznaczania faktur zakupowych numerem KSeF ID, prawidłowe stosowanie nowych kodów dokumentów oraz zapewnienie spójności danych między systemami księgowymi a KSeF.
Zmiany te – choć znaczące – przy odpowiednim przygotowaniu mogą zostać wdrożone w sposób uporządkowany i bez większych komplikacji. Kluczowe będzie jednak zrozumienie nowych obowiązków, dostosowanie procesów wewnętrznych oraz zapewnienie odpowiedniego wsparcia technicznego.