Cyfryzacja procesów podatkowych w Polsce wchodzi w decydującą fazę. Po latach zapowiedzi i konsultacji Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się narzędziem obowiązkowym dla większości podatników. Nowelizacja ustawy o VAT z 9 maja 2024 r. oraz ustawa z 5 sierpnia 2025 r. precyzują harmonogram wdrożenia, zakres obowiązków oraz zasady funkcjonowania systemu. Do wejścia w życie KSeF w wersji obligatoryjnej pozostało mniej, niż dwa miesiące. Firmy informatyczne podkreślają, że przygotowanie do zmian to projekt na tygodnie i miesiące, nie na dni. Jak przygotować się do nadchodzącej rewolucji w podatkach?
KSeF 2.0 – system, który rozwija się szybciej niż przepisy
Od 2022 r. funkcjonuje fakultatywny KSeF, ale równolegle powstaje jego nowa wersja — KSeF 2.0. System rozwija się tak dynamicznie, że regulacje prawne nie zawsze nadążają za zmianami technicznymi. Polska uzyskała zgodę UE na obowiązkowe wdrożenie systemu do końca 2026 r., choć wiele wskazuje na to, że termin ten może być jeszcze przesuwany.
Kluczowe daty wdrożenia – fazowanie obowiązku
1 lutego 2026 r. – start obowiązkowego KSeF dla największych podatników
Od tego dnia najwięksi przedsiębiorcy muszą:
- wystawiać faktury sprzedażowe wyłącznie w KSeF,
- odbierać faktury zakupowe w KSeF.
To także data, od której mniejsze firmy muszą być gotowe na odbiór faktur od dużych dostawców.
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur dla firm < 200 mln zł obrotu
Podatnicy, których obroty w 2024 r. nie przekroczyły 200 mln zł brutto, wchodzą do systemu w zakresie wystawiania faktur sprzedażowych dopiero od kwietnia. Jednak już od 1 lutego muszą odbierać faktury zakupowe w KSeF, jeśli ich kontrahentami są duże podmioty.
31 grudnia 2026 r. – koniec faktur z kas i paragonów z NIP
Do tego dnia można jeszcze:
- wystawiać faktury z kas rejestrujących,
- traktować paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone.
Od 2027 r. paragony z NIP nie będą już uznawane za faktury.
Koniec 2026 r. – wejście najmniejszych firm do KSeF
Najmniejsze podmioty, które wystawiają poniżej 10 tys. zł brutto faktur miesięcznie, mają najdłuższy okres przejściowy. Do systemu muszą wejść najpóźniej z końcem 2026 r.
1 lutego 2027 r. – kary pieniężne i obowiązek numeru KSeF w przelewach
Od tego dnia zaczynają obowiązywać:
- kary pieniężne za naruszenia związane z KSeF,
- obowiązek podawania numeru KSeF ID w tytułach przelewów między podatnikami VAT czynnymi.
To moment, w którym system staje się w pełni egzekwowalny.
Funkcjonalności KSeF – więcej, niż tylko faktury
KSeF to nie tylko kanał przesyłania faktur. System umożliwia nadawanie i odbieranie uprawnień, przechowywanie faktur przez 10 lat, analizę i kontrolę danych, informowanie o odrzuceniu dokumentu czy przydzielanie identyfikatorów zbiorczych. Kluczową zmianą jest wprowadzenie numeru KSeF ID, który staje się podstawowym identyfikatorem faktury i będzie obowiązkowy przy płatnościach od 2027 r.
Zakres danych faktury ustrukturyzowanej
Schema KSeF zawiera znacznie więcej pól, niż tradycyjna faktura VAT. Wyróżnia się pola obowiązkowe, opcjonalne oraz fakultatywne, co pozwala na automatyzację procesów księgowych i bardziej precyzyjne raportowanie.
Nowe zasady fakturowania
System uniemożliwia tradycyjne anulowanie faktur — po nadaniu numeru KSeF ID jedyną formą korekty jest faktura korygująca. Znikają również noty korygujące wystawiane przez nabywców. KSeF nie obsługuje załączników w formie PDF czy Excel — zamiast nich pojawią się tabele strukturalne, szczególnie istotne dla branż bilingowych, takich jak energetyka.
Nadawanie uprawnień – jak rozpocząć pracę w systemie?
Aby rozpocząć pracę w systemie, konieczne jest nadanie uprawnień. Podstawowym sposobem jest wykorzystanie API lub Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, gdzie można wyznaczyć osoby lub podmioty odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur. Podmioty nieposiadające kwalifikowanej pieczęci elektronicznej muszą złożyć formularz ZAW-FA i wyznaczyć osobę zarządzającą uprawnieniami.
Nadawanie uprawnień – dwa tryby:
- API / Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
- podstawowy sposób nadawania uprawnień,
- umożliwia wyznaczenie osoby fizycznej lub podmiotu,
- pozwala zarządzać wystawianiem, odbieraniem i przeglądaniem faktur.
- ZAW-FA
Dla podmiotów, które:
- nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- nie mogą uwierzytelnić się elektronicznie.
W takim przypadku:
- składa się formularz ZAW-FA (papierowo lub elektronicznie),
- wyznacza się jedną osobę fizyczną do zarządzania uprawnieniami.
Awaria lub niedostępność KSeF – jak działać zgodnie z przepisami?
Nowe regulacje przewidują różne scenariusze awaryjne. W przypadku awarii po stronie KSeF podatnik wystawia fakturę ustrukturyzowaną, doręcza ją kontrahentowi poza systemem, a następnie przesyła do KSeF w ciągu 7 dni od przywrócenia działania. W sytuacjach nadzwyczajnych, ogłaszanych publicznie, nie ma obowiązku późniejszego przesyłania faktur do systemu — można wystawiać zwykłe faktury elektroniczne lub papierowe.
Jeśli problem techniczny występuje po stronie podatnika, fakturę należy przesłać do KSeF w najbliższym dniu roboczym.
Tryb offline24
Tryb offline24 pozwala wystawiać faktury zgodnie ze schemą KSeF bez połączenia z systemem i przesłać je najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb ten można stosować bezterminowo, niezależnie od awarii. Datą wystawienia faktury jest data z pola P1, natomiast datą otrzymania — moment nadania numeru KSeF ID lub faktyczne doręczenie poza systemem. Jeśli faktura trafi do KSeF później niż w dniu z pola P1, system automatycznie uzna ją za wystawioną w trybie offline24.
Kary pieniężne – od 2027 roku
Od 2027 r. zaczną obowiązywać kary pieniężne, które mogą wynieść nawet do 100% kwoty VAT z faktury — również w przypadku dokumentów bez VAT. Co istotne, niewystawienie faktury ustrukturyzowanej lub brak terminowego uploadu po awarii, niedostępności czy pracy w trybie offline24 nie będzie karany na gruncie KKS, co pokazuje, że ustawodawca rozróżnia błędy techniczne od świadomego omijania systemu.
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale pełna transformacja procesów fakturowania. Najbliższe miesiące będą kluczowe dla przedsiębiorców, którzy muszą przygotować systemy IT, przeszkolić pracowników, wdrożyć procedury awaryjne i dostosować obieg dokumentów oraz płatności do nowych wymogów.