Aktualizacja
Zgodnie z aktualnym stanem prawnym (12.08.2023 r.), obligatoryjne elektroniczne ewidencje akcyzowe nie zostaną wdrożone 1 lutego 2024 r. Tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o VAT i niektórych innych ustaw. Trwające obecnie prace zakładają wdrożenie nowego systemu teleinformatycznego – Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych. Zgodnie z zapowiedzią MF, CEWA zacznie obowiązywać już od 1 lutego 2024 r. – najprawdopodobniej przy zachowaniu 18 miesięcznego okresu przejściowego dla wszystkich podmiotów.
Oznacza to, że do 1 lutego 2024 r. przedsiębiorcy będą prowadzić ewidencję akcyzową w postaci elektronicznej bądź też papierowej, natomiast przez kolejnych 18 miesięcy (począwszy od 1 lutego 2024 r.) – w formie papierowej, elektronicznej bądź też przy użyciu systemu CEWA. Po zakończeniu 18-miesięcznego okresu przejściowego – wyłącznie za pomocą CEWA.
Więcej informacji na temat systemu CEWA znajdziesz na stronie https://hba.hogart.com.pl/projekt-ustawy-o-podatku-akcyzowym-a-system-cewa/.
Jak poinformowało Ministerstwo Finansów na oficjalnym portalu PUESC, podjęto decyzję o przesunięciu wdrożenia obowiązku prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych wyłącznie w postaci elektronicznej na dzień 1 lutego 2024 roku.
Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych – w jakim celu powstała i kto może z niej korzystać?
Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych (tzw. e-ewidencja akcyzowa) to rozwiązanie opracowane i stworzone w celu ewidencjonowania informacji dotyczących wyrobów akcyzowych oraz powiązanych z takowymi zdarzeń gospodarczych, w tym głównie ustalania informacji dotyczących ilości, typu czy też miejsca magazynowania produktów akcyzowych. Wbrew pozorom elektroniczna ewidencja akcyzowa nie dotyczy wyłącznie wyrobów od których został pobrany podatek akcyzowy. W praktyce obejmuje ona także wyroby zwolnione z podatku akcyzowego oraz takie, co do których akcyza została zawieszona.
Ewidencja akcyzowa – kto musi ją prowadzić?
Prowadzenie ewidencji akcyzowej to obowiązek spoczywający na podmiotach, które:
- Korzystają z energii elektrycznej wytworzonej samodzielnie za pomocą instalacji fotowoltaicznej;
- Został im nadany status podmiotu zużywającego, tzn. w ramach działalności korzystają z wyrobów zwolnionych ze względu na ich przeznaczenie np. oleje smarowe (różnego rodzaju podmioty produkcyjne, np. do smarowania maszyn);
- Posiadają status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- Posiadają status pośredniczącego podmiotu węglowego lub pośredniczącego podmiotu gazowego;
- Nabywają wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- Prowadzą skład podatkowy;
- Posiadają status zarejestrowanego wysyłającego;
- Posiadają status podmiotu pośredniczącego.
Elektroniczna ewidencja akcyzowa – od kiedy?
Obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej to rozwiązanie powstałe na mocy ustawy z 30.03.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 694). Zgodnie z początkowymi ustaleniami, obligatoryjne prowadzenie ewidencji wyrobów akcyzowych miało zostać wprowadzone 1 stycznia 2022 roku. Na drodze do realizacji tego celu stanęła jednak trudna sytuacja epidemiologiczna związana z pandemią koronawirusa SARS-CoV-2. W związku z powyższym podjęto decyzję o przesunięciu nadmienionego terminu na dzień 1.01.2023 r. (na podstawie ustawy z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2313).
Wraz z początkiem marca 2023 roku, na stronie Ministerstwa Finansów opublikowana została informacja zgodnie z którą: „1 grudnia 2022 r. Sejm RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2707), w której przesuwa się wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy wyłącznie w postaci elektronicznej na 1 lutego 2024 roku. Do tego czasu ewidencje i inne dokumentacje będą mogły być prowadzone nadal na dotychczasowych zasadach (w tym w postaci papierowej)”.
Aplikacje do prowadzenia elektronicznych ewidencji wyrobów akcyzowych w 2023
Prowadzenie ewidencji akcyzowych wymaga wyposażenia się w odpowiedni program finansowo – księgowy. Aplikacje tego rodzaju muszą spełniać postawione przez ustawodawcę wymogi. Wspomniane wymogi zawarte zostały w § 7 Rozporządzenia, zgodnie z którym sposób prowadzenia ewidencji akcyzowej powinien odpowiadać pisemnej instrukcji obsługi programu komputerowego służącego do prowadzenia w/w dokumentacji w taki sposób, aby program:
- Umożliwiał wgląd w treść dokonywanych wpisów;
- Zapewniał ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- Umożliwiał dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz datę jej dokonania;
- Umożliwiał wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:
- wpisów do dokumentacji, zestawień danych oraz podsumowań;
- raportów we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania przez właściwego naczelnika UCS lub US;
- Uniemożliwiał usuwanie wpisów.
Poza tym przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej zobowiązani są do przechowywania kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą lub też w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.
Wewnątrzwspólnotowy obrót wyrobami akcyzowymi, a obowiązki przedsiębiorców
Postanowienia dyrektywy UE 2020/262 z 19 grudnia 2019 r. ustanawiającej ogólne zasady dotyczące podatku akcyzowego zaowocowały powstaniem nowego katalogu obowiązków dla podmiotów nabywających lub dostarczających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą (dopuszczone do konsumpcji na terenie Unii Europejskiej). Zgodnie z treścią nadmienionych przepisów, przedsiębiorcy zostaną obarczeni obowiązkiem rejestracji w Systemie EMCS. Umożliwi to wykorzystywanie elektronicznych uproszczonych dokumentów towarzyszących e-SAD (użytkowanie e-SAD będzie obligatoryjne dla całej UE).
Od 2 stycznia 2023 roku, przy pomocy portalu PUESC, możliwe jest składanie wniosków o uzyskanie:
- numeru akcyzowego uprawnionego odbiorcy,
- numeru akcyzowego uprawnionego wysyłającego.
Poza tym przedsiębiorcy mają możliwość uzyskania numeru akcyzowego na potrzeby jednorazowego nabycia wewnątrzwspólnotowego lub jednorazowej dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ważność numeru akcyzowego nadanego na potrzeby jednorazowego nabycia lub dostawy wewnątrzwspólnotowej będzie wynosić będzie 3 miesiące. Wszystkie numery akcyzowe nadane od 2 stycznia do 12 lutego 2023 roku będą ważne od 13 lutego 2023 roku.
Zarówno uzyskanie numeru akcyzowego, jak i rejestracja w Centralnym Rejestrze Podmiotów Akcyzowych (CRPA) uznawane jest za czynność o charakterze materialno-technicznym. Złożenie przez podmiot kompletnego wniosku na PUESC równoznaczne jest z automatycznym nadaniem numeru akcyzowego. Dodatkowo przedsiębiorcy mają obowiązek raportowania danych do Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych (CEWA).
Ewidencje akcyzowe – nowy zakres raportowanych danych
W treści nowego Rozporządzenia zawarte zostały zmiany w zakresie raportowanych informacji. Dotyczą one:
- Ewidencji podatkowych znaków akcyzy;
- Dokumentacji kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego;
- Dokumentacji czynności przy produkcji piwa, wina, napojów fermentowanych lub wyrobów pośrednich;
- Dokumentacji wybicia brzeczki;
- Dokumentacji kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego;
- Dokumentacji wyrobów winiarskich;
- Protokołu w sprawie utraty, zniszczenia, uszkodzenia, zdjęcia, zniszczenia uszkodzonych banderol podatkowych;
- Protokołu ustalenia ilości alkoholu etylowego podczas jego wydania z gorzelni.
Prowadzenie ewidencji akcyzowych od lutego 2024 r.
Sposób, w jaki prowadzone powinny być ewidencje akcyzowe został określony w Rozporządzeniu MFFiPR z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. 2021, poz. 1150).
Tym samym, zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy. Oznacza to, że podmioty prowadzące działalność gospodarczą w więcej, niż jednej lokalizacji zobowiązane są do powiązania dokumentacji zarówno z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, jak i z miejscem jej prowadzenia.
W § 2 ust. 3 Rozporządzenia określono porządek zamieszania wpisów. Tym samym wpisów do dokumentacji należy dokonywać w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.
W § 7 Rozporządzenia ustawodawca określił wymogi dla programów tworzonych w celu wypełniania ewidencji akcyzowych (wymienione we wcześniejszych akapitach). Co istotne to fakt, że tworzenie samej ewidencji akcyzowej nie musi ograniczać się do wykorzystania wyłącznie jednego programu.