fbpx
Szukaj
Close this search box.

Przesunięty termin obowiązkowego KSeF

10_featured_image

KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – to rozwiązanie wprowadzone w 1 stycznia 2022 r. na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Aktualnie KSeF jest rozwiązaniem fakultatywnym, niemniej od dawna mówi się o zmianie jego charakteru z dobrowolnego, na obligatoryjny. Takowy miał zostać wprowadzony 1 stycznia 2024, jednak – zgodnie z najnowszymi informacjami udostępnionymi na stronie ustawodawcy – Ministerstwo Finansów planuje zarówno wydłużenie nadmienionego terminu, jak i wprowadzenie dodatkowych zmian w zakresie działania platformy. 

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma stanowiąca rodzaj systemu teleinformatycznego. KSeF został stworzony z myślą o wystawianiu oraz udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych, a także:

  • Nadawaniu, zmianie lub odbieraniu uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowaniu o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
  • Wystawianiu, otrzymywaniu oraz przechowywaniu przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
  • Oznaczaniu faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
  • Dokonywaniu analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
  • Informowaniu o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.

Od stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Należy jednak mieć na uwadze fakt, iż charakter fakultatywny stanowi jedynie okres przejściowy. Zgodnie z założeniem KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym, tym samym stając się narzędziem wymiany faktur VAT w obrocie gospodarczym. 

2 sierpnia 2021 r. Polska skierowała do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w celu otrzymania dokumentu upoważniającego do wprowadzenia i stosowania obligatoryjnego fakturowania elektronicznego, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku.

17 czerwca 2022 roku, na mocy wydanej decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83), udało się uzyskać zgodę na wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego począwszy od dnia 1 stycznia 2024 roku. Niemniej po konsultacjach publicznych ustawodawca podjął decyzję o zmianie przepisów regulujących termin wprowadzenia opisywanej platformy z 1 stycznia na 1 lipca 2024 r. Powodem przesunięcia pierwotnie ustalonego termin – poza nadmienionymi konsultacjami – był fakt, iż zakończenie procesu legislacyjnego szacowane jest na przełom czerwca i lipca bieżącego roku. W praktyce więc przedsiębiorcy dostaliby jedynie 6 miesięcy na wdrożenie zmian, stanowiących absolutną podstawę funkcjonowania prowadzonych działalności gospodarczej. 

Obligatoryjny KSeF od 1 lipca 2024 r. 

Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, obowiązek korzystania z platformy KSeF zostanie wprowadzony 1 lipca 2024 r. Wyjątek stanowią podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT. W przypadku tych ostatnich termin wejścia w życie platformy został ustalony na 1 stycznia 2025 r. Na tym jednak nie koniec zmian związanych z funkcjonowaniem opisywanego rozwiązania. Chociaż finalny obraz projektu MF przedstawiony zostanie w okolicach lutego/marca bieżącego roku, to jednak już dziś mówi się o planach związanych z usunięciem z KSeF faktur dokumentujących transakcje zawierane na linii biznes – konsument. W takim przypadku obligatoryjne korzystanie z KSeF dotyczyłoby wyłącznie transakcji zawieranych między przedsiębiorcami. Wśród innych, planowanych zmian wymienia się między innymi:

  • Zwolnienie z KSeF paragonów dokumentujących przejazd autostradą, biletów kolejowe oraz lotniczych;
  • Ustalenie kursu dla faktur w walutach obcych na podstawie daty wskazanej przez podatnika na fakturze;
  • Opracowanie procedur celnych w sposób umożliwiający pominięcie wystawiania faktur korygujących, które dokumentują informacje nie mające wpływu na kwotę podatku.

Poza tym MF zapowiada modyfikację schematu faktury ustrukturyzowanej. Do tej pory na każde e-fakturze widniały zarówno danej dane podstawowe (obecne na fv w postaci papierowej), jak informacje dotyczące m.in.: 

  • Jej rodzaju (np. faktura zwykła, korekta, zaliczka, faktura rozliczająca zaliczkę, faktura uproszczona), 
  • Rachunku bankowego, 
  • Oznaczenia GTU, oznaczenia procedury,
  • Warunków transakcji – m.in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
  • Wartości akcyzy w cenie, 
  • Transportu – m.in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu,
  • Płatności – m.in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.

Bez zmian pozostanie natomiast kwestia obligatoryjnego korzystania z KSeF podmiotów, które wskazują Polskę jako stałe miejsce prowadzenia działalności, a także przyjęcia jako datę wystawienia, datę przesłania faktury na platformę KSeF. 

Kary za awarię techniczną?

Spore wątpliwości wśród przedsiębiorców budziła kwestia wystąpienia ewentualnych awarii technicznych oraz konsekwencji stanowiących następstwo w/w problemów. W odpowiedzi na zgłaszane obawy, MF planuje wprowadzenie rozwiązania, które pozwalałoby  na późniejsze dosłanie faktury w razie nastąpienia awarii systemu wykorzystywanego przez podatnika bądź niemożności połączenia się z platformą KSeF. Tym samym podatnik korzystający z programu dotkniętego awarią miałby możliwość wystawienia faktury w trybie offline. Warunkiem skorzystania z tej możliwości byłoby dostarczenie nadmienionej faktury w ciągu 24 godzin. W takim przypadku data wystawienia dokumentu zaczerpnięta zostałaby z pola P_1 (prawdopodobnie rozwiązanie będzie posiadać osobne API).

Niebywale istotną rolę w kwestii rozliczeń odegrać też mogą plany MF odnośnie złagodzenia, a nawet odroczenia sankcji za niekorzystanie z KSeF (indywidualizacja kar). W praktyce oznacza to odejście od minimalnych kwot nakładanych kar finansowych oraz wdrożenie mechanizmu, który – przed wyznaczeniem kwoty sankcji – brałby pod uwagę indywidualną sytuację materialną podatnika. 

Przedłużenie terminu wejścia w życie KSeF, a wdrożenie programów księgowych 

Jak zauważa dr Andrzej Pałys z Uniwersytetu Warszawskiego – Odroczenie wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF ma swoje mocne jasne i delikatnie ciemne strony. Jest to na pewno dobry ruch dla podatników o złożonych systemach księgowych i billingowych. Wdrożenie KSeF w takich organizacjach szacuje się na ok. 8 miesięcy, więc biorąc pod uwagę, że same postępowania zakupowe mogą trwać kilka tygodni, dodatkowy czas na pewno pozwoli lepiej się przygotować.

Pałys zwraca jednak uwagę na znaczącą kwestię dynamiki dużych przedsiębiorstw  – Bezwarunkowe odroczenie daty obowiązkowości KSeF może doprowadzić do obniżenia priorytetu tego zadania (czy nawet wiary w kolejne odroczenia). Tym samym czasu na realizację wdrożenia będzie tyle samo, a w skrajnych przypadkach nawet mniej. To wielka odpowiedzialność Ministerstwa Finansów, aby przeciwdziałać takim scenariuszom poprzez mądrą politykę informacyjną, transparentną komunikację i poszukiwanie dodatkowych zachęt dla podatników do wcześniejszego dołączania do systemu.

Z tego też względu najkorzystniejszym – z punktu widzenia przedsiębiorców – rozwiązaniem jest jak najszybsze wdrożenie odpowiednich programów umożliwiających integrację z platformą KSeF. 

Korzyści użytkowania systemu KSeF

Wdrożenie programu przystosowanego do obsługi KSeF oraz samo użytkowanie opisywanej platformy niesie za sobą szereg zalet, takich jak m.in. 

  • Gwarancja autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury – nadmienione elementy nie podlegają ocenie organu podatkowego (gdyż wynikają one z obowiązujących przepisów).
  • Brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur – wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy której okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat (gdyż tyle wynosi okres przechowywania przez system KSeF faktur strukturyzowanych).
  • Brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA) – dane przekazywane na fakturach ustrukturyzowanych są zbieżne z tymi, których organ finansowy może oczekiwać w ramach struktury JPK_FA (składanej na żądanie). Z tego względu JPK_FA nie obejmie swoim zakresem faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane. 

Zwrot VAT w 40 dni 

Każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na wystawianie e-faktur, otrzyma możliwość ubiegania się o szybszy zwrot podatku VAT. Mowa o skróceniu czasu oczekiwania na środki o 1/3, co oznacza, że środki zostaną mu wypłacone w ciągu 40 dni (w przypadku pozostałych przedsiębiorców zwrot dokonywany jest w terminie 60 dni). 

Niemniej aby ubiegać się o szybszy zwrot VAT konieczne jest spełnienie wszystkich, poniższych warunków:

  • Wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego podatnik ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet jeśli wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub w przypadku faktur uproszczonych sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
  • Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście.
  • Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.