Pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 wywołującego Covid-19 sprawiła, że zdecydowana większość firm musiała działać zdalnie. Szybko okazało się, że efektywna praca w trybie zdalnym nie jest możliwa bez odpowiednich systemów służących do sprawnego zarządzania obiegiem dokumentów. Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, firma Hogart stworzyła Hogart Workflow SimpleMobile+ czyli platformę stworzoną z myślą o wdrażaniu i tworzeniu dowolnych procesów obiegu dokumentów w firmie.
Do czego służy Hogart SimpleMobile+?
Nie znasz statusu prac nad zleconymi zadaniami? Tracisz czas na rozsyłanie maili do współpracowników? Gubisz się w kolejnych wersjach dokumentu? A może czas manualnej rejestracji faktur jest nieakceptowalny? Jeśli tak, to sięgnij po Hogart SimpleMobile+.
Hogart SimpleMobile+ to rozwiązanie służące do zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne oraz kontroli ich obiegu w firmie. Aplikacja umożliwia automatyczne odczytywanie i rozpoznawanie w/w.
Jak działa Hogart SimpleMobile+?
Hogart SimpleMobile+ jest narzędziem łatwym do integracji i samodzielnego zarządzania. Osoby decyzyjne otrzymują przejrzysty pulpit, na którym widzą informacje zbiorcze o ilościach i statusach przetwarzanych dokumentów. Dzięki temu z łatwością zidentyfikują niezatwierdzone dokumenty i ustalą przez kogo powinny zostać potwierdzone oraz ile czasu zajmuje wspomniane zadanie. Zarówno zmiana statusu danego dokumentów, jak i dodanie notatki czy też zatwierdzenie przez pracownika powoduje wysyłkę maila (do wskazanych osób) informującego o podjętym działaniu. Co więcej, zdecydowana większość prac z dokumentem odbywa się bez udziału użytkownika! Według opinii klientów Hogart, rozwiązania tego rodzaju to nawet 20% mniej czasu poświęcanego na pracę z dokumentami w firmie! To ważne, bowiem spóźniona akceptacja dokumentów może powodować późne księgowania, a zagubione dokumenty rodzą ryzyko utraty możliwości odliczenia VAT. Mówiąc wprost, Hogart SimpleMobile+ wspomagający kontrolę nad procesami obiegu i akceptacji dokumentów to nie tylko porządek i większy spokój ale szansa na realne oszczędności.
Moduły Hogart SimpleMobile+
Standardowa konfiguracja Hogart SimpleMobile+ pozwala na uruchomienie następujących modułów:
- Administracja Work-Flow
- Projekty
- Faktury (w tym również skanowanie i OCR)
- Zamówienia
- Magazyn
- Pracownicy
- Infrastruktura
- Praca
- Planowanie
- Mobile (dostęp przez Smartfony)
- Raporty
Zakres funkcjonalny wymienionych powyżej modułów oraz zastosowane mechanizmy mogą zostać dopasowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to, że – niezależnie od podstawowych modułów systemu – w ramach realizacji indywidualnych projektów istnieje możliwość uruchomienia dedykowanej funkcjonalności opartej na dostępnych komponentach, których funkcjonalność będzie w pełni dostosowana do potrzeb twojej firmy. Na bazie takiej formuły współpracy powstały dodatkowe moduły, takie jak: Inwentaryzacja inicjalna, OCR, Obchody zmianowe, Zlecenia produkcyjne, Andon.
Funkcjonalność Hogart SimpleMobile+
Co zatem – konkretnie – potrafi system Hogart SimpleMobile+? Wśród najważniejszych funkcjonalności opisywanego programu wymienić należy:
- OCR-owanie dokumentów tj. inteligentne skanowanie i automatyczne rozpoznawanie dokumentów (w tym np. faktur zakupowych)
- Zarządzanie procesem elektronicznego obiegu zdigitalizowanych dokumentów w firmie:
- dokumentów zakupowych (OCR, faktury, automatyczne dekretacje do FK),
- zaliczek i wyjazdów służbowych,
- HR-owych (urlopy),
- sprzedażowych (oferty i zamówienia),
- projektowych (etapy, alokacje i deadliny),
- zarządzania serwisami i załogą,
- inwentaryzacji sprzętu i maszyn.
- Digitalizacja zasobów
- Wersjonowanie
- Archiwizacja dokumentów (umowy, upoważnienia, zamówienia itp.)
- Hogart SimpleMobile+ na twoim smartfonie
Zarówno budowa Hogart SimpleMobile+, jak i użyte technologie zostały stworzone w sposób umożliwiający dostosowanie systemu do pracy na różnego rodzaju urządzeniach; począwszy od standardowych stacji roboczych (np. laptop), a skończywszy na urządzeniach mobilnych (np. tablet czy też smartfon). Zaimplementowane mechanizmy definiowania nowych rekordów „dokumentów” gwarantują sprawną obsługę systemu przez każdego z użytkowników.
Pełna skalowalność systemu umożliwia dostosowanie ekranu roboczego do urządzenia, na którym obsługiwany jest Hogart SimpleMobile+. Dodatkowo zastosowanie dedykowanych modułów instalowanych ze sklepu na urządzeniach typu smartfon, pozwala usprawnić pracę na systemie poprzez wykorzystanie takich technologii jak RFID/NFC.
