Czy wiesz, że obieg dokumentów w danej firmie w znaczący sposób wpływa na uzyskiwane przez nią efekty biznesowe? Co więcej, przyczynia się on zarówno do szybszej i sprawniejszej realizacji powierzonych projektów, jak i lepszej komunikacji w zespole. Jak zatem usprawnić organizację w zarządzaniu procesami? Odpowiedzią jest właściwie dobrany program workflow.
System workflow – czym jest i do czego służy?
System workflow (lub system zarządzania procesami biznesowymi) to narzędzie, które pomaga w organizacji i zarządzaniu procesami biznesowymi. Pozwala na zdefiniowanie i monitorowanie kolejnych etapów danego procesu, przypisywanie zadań do konkretnych osób oraz kontrolowanie postępu prac. Dzięki systemowi workflow można zautomatyzować wiele rutynowych czynności, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy. Dodatkowo narzędzia tego typu umożliwiają analizowanie danych dotyczących procesów biznesowych, co pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji. W rezultacie odpowiednio dobrany system workflow przyczynia się do usprawnienia działania firmy oraz zwiększenia konkurencyjności na rynku.
Krótka historia systemów workflow
Choć może się to wydawać nieprawdopodobne, to jednak faktem jest, że historia systemów workflow sięga początków zarządzania przedsiębiorstwem, a więc lat 80. XX wieku. To właśnie wtedy pojawiły się pierwsze próby zautomatyzowania procesów biznesowych poprzez wykorzystanie oprogramowania. Jednak dopiero w latach 90. zaczęto rozwijać bardziej zaawansowane systemy workflow, które umożliwiały zarządzanie i kontrolę nad procesami w sposób bardziej efektywny.
Wraz z rozwojem technologii internetowej i komunikacyjnej, systemy workflow zyskały na popularności i stały się nieodłącznym elementem wielu organizacji. Aktualnie opisywane narzędzia oferują wiele zaawansowanych funkcji, takich jak integracja z innymi systemami, analiza danych, notyfikacje i raportowanie. Dzięki nim możliwe jest optymalizowanie procesów, eliminowanie zbędnych działań i skracanie czasu realizacji zadań.
W ostatnich latach, wraz z rozwojem sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, narzędzia typu workflow stają się coraz bardziej inteligentne. Co to znaczy? Oznacza to, że są one w stanie automatycznie rozpoznawać wzorce i sugestie optymalizacji procesów, co przekłada się na jeszcze większą efektywność i oszczędność czasu. Mówiąc wprost; systemy workflow odgrywają kluczową rolę w poprawie efektywności i kontroli nad procesami biznesowymi.
Jak działają narzędzia typu workflow?
Systemy zarządzania procesami biznesowymi są narzędziami, które pomagają organizować i automatyzować procesy biznesowe w sposób efektywny. Działają one na zasadzie określonych reguł i procedur, które są zaprogramowane w systemie. Głównym celem systemów workflow jest usprawnienie pracy, eliminacja zbędnych działań i minimalizacja ryzyka popełnienia błędów. Z tego względu umożliwiają one śledzenie postępu w realizacji zadań, przypisywanie ich do odpowiednich osób, monitorowanie terminów i generowanie raportów.
Działanie tego rodzaju programów opiera się na przepływie informacji i zadań między uczestnikami procesu. Systemy te często wykorzystują narzędzia takie jak automatyzacja, powiadomienia, reguły logiczne i integracje z innymi systemami. Duży wpływ na ostateczny sposób działania opisywanego typu systemów odgrywa odpowiednie zaplanowanie i skonfigurowanie narzędzia w taki sposób, aby najlepiej odpowiadało na potrzeby danej organizacji. Dobre zrozumienie procesów biznesowych i współpraca z zespołem IT są kluczowe dla sukcesu wdrożenia systemu workflow.
Przykładowy system workflow może zawierać funkcjonalności takie, jak między innymi:
- Modelowanie procesów – umożliwia tworzenie graficznych lub tekstowych modeli procesów biznesowych, w których określa się sekwencję kroków, role odpowiedzialnych osób, zależności oraz warunki.
- Automatyzacja – systemy workflow umożliwiają automatyzację przepływu pracy. To oznacza, że wiele czynności, takich jak przekazywanie dokumentów, generowanie powiadomień czy obliczenia, może być wykonywanych automatycznie, zgodnie z zdefiniowanymi regułami.
- Monitorowanie i raportowanie – narzędzia tego rodzaju umożliwiają śledzenie bieżącego stanu procesów, zbieranie danych na temat czasów wykonywania poszczególnych etapów oraz identyfikację ewentualnych opóźnień.
- Decyzje i warunki – systemy workflow pozwalają na wprowadzanie mechanizmów decyzyjnych w procesach. W zależności od pewnych warunków, proces może kierować się w różne gałęzie.
- Integracja – systemy zarządzania procesami biznesowymi mogą integrować się z innymi systemami i narzędziami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak systemy zarządzania dokumentami, systemy HR czy systemy księgowe.
- Kontrola dostępu – narzędzia tego typu pozwalają na kontrolę dostępu do dokumentów i informacji na różnych etapach procesu, co zwiększa bezpieczeństwo.
- Powiadomienia – systemy workflow automatycznie generują powiadomienia dla odpowiednich osób lub zespołów, informując o ich zadaniach lub decyzjach do podjęcia.
- Audyt i historia – rozwiązania w rodzaju workflow rejestrują historię działań podczas procesu, co pozwala na dokładne śledzenie, kto, kiedy i co zrobił w ramach dokumentu lub zadania.
- Skalowalność – opisywane programy mogą obsługiwać zarówno proste procesy, jak i bardziej skomplikowane, wieloetapowe procedury.
- Optymalizacja – dzięki analizie zebranych danych, systemy workflow mogą pomóc w identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji lub usprawnień.
Co zyskasz decydując się na system workflow?
Decydując się na wdrożenie systemu workflow w swojej firmie możesz uzyskać wiele korzyści i usprawnień. Jakich konkretnie?
- Zwiększenie efektywności – automatyzacja procesów workflow eliminuje konieczność wykonywania wielu rutynowych i powtarzalnych czynności ręcznie. To pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, poprawiając ogólną efektywność pracy.
- Redukcja błędów – systemy workflow pomagają w minimalizacji błędów ludzkich poprzez standaryzację procesów i automatyczne wykonywanie czynności. To przekłada się na większą dokładność i jakość wykonywanej pracy.
- Skrócenie czasu realizacji – automatyzacja pozwala na szybsze przemieszczanie się dokumentów i informacji między etapami procesu. To skraca czas potrzebny na przeprowadzenie całego procesu.
- Ścisła kontrola- system workflow umożliwia ścisłą kontrolę nad procesem. Przypisanie ról, uprawnień oraz monitorowanie etapów pozwala na zachowanie porządku i zgodności z określonymi procedurami.
- Transparentność – dzięki systemowi workflow wszyscy uczestnicy procesu mają dostęp do aktualnych informacji i stanu zadania. To zwiększa przejrzystość działań i ułatwia współpracę.
- Monitorowanie i analiza – systemy workflow rejestrują dane dotyczące przebiegu procesów, czasów trwania poszczególnych etapów i inne wskaźniki. To pozwala na analizę procesów i identyfikację obszarów do poprawy.
- Skalowalność – systemy workflow mogą być dostosowane do różnych rodzajów procesów i potrzeb firmy, dzięki czemu są skalowalne w zależności od zmieniających się wymagań.
- Zgodność z regulacjami – w wielu branżach obowiązują ścisłe przepisy i regulacje dotyczące przetwarzania danych i prowadzenia procesów. Systemy workflow pomagają w spełnianiu tych wymogów i zapewnianiu zgodności.
- Lepsza współpraca – systemy workflow ułatwiają komunikację i współpracę między różnymi działami i osobami w firmie poprzez automatyczne przekazywanie informacji i zadań.
- Śledzenie historii – dzięki rejestrowaniu działań w systemie, można dokładnie śledzić historię zmian i decyzji w ramach procesu, co jest przydatne do celów audytowych czy analizy procesów.
- Optymalizacja procesów – analiza danych zebranych w systemie workflow może pomóc w identyfikacji obszarów, które mogą być zoptymalizowane, prowadząc do ciągłego doskonalenia procesów.
Jak widać na powyższych przykładach, wdrożenie systemu workflow może przynieść firmie wiele korzyści, w tym zwiększoną efektywność, dokładność, kontrolę i możliwość lepszej analizy oraz optymalizacji procesów biznesowych. Pozostaje tylko jedno pytanie, a mianowicie, jaki – konkretnie – system workflow wybrać?
Hogart SimplyMobile+ – system workflow dopasowany do indywidualnych potrzeb Twojego biznesu
Hogart SimpleMobile+ to gotowa platforma do wdrażania i tworzenia dowolnych procesów obiegu dokumentów w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy branżę, w jakiej funkcjonuje. Jak to możliwe? Otóż Hogart SimpleMobile+ posiada szereg gotowych modułów do zarządzania obiegiem dokumentów, w tym między innymi dokumenty kosztowe, zamówienia i faktura sprzedaży, zarządzanie zleceniami dla zespołu, serwisowanie maszyn, projekty czy magazyn. Narzędzie zostało wyposażone w OCR do automatyzacji procesów skanowania i rozpoznawania dokumentów. Hogart SimpleMobile+ to w pełni responsywne narzędzie, dzięki czemu umożliwia ono dowolny dostęp do aplikacji z poziomu komputera, tabletu czy nawet smartfona.
Hogart SimplyMobile+ – system typu smartfon friendly
Czasy, w których jedynym urządzeniem pozwalającym na kontrolowanie procesów w przedsiębiorstwie był komputer stacjonarny, mamy już dawno za sobą. Obecnie wykonywanie zadań tego rodzaju możliwe jest nie tylko za pomocą laptopa, ale nawet urządzeń mobilnych takich jak notebook, tablet czy nawet smartphone bądź iphone.
Budowa Hogart SimplyMobile+ oraz zastosowana technologia sprawiają, że wszystkie elementy systemu są dostosowane zarówno do pracy na standardowych stacjach roboczych, takich jak wspomniany laptop, jak i na urządzeniach mobilnych takich jak tablet czy też smartfon. Zaimplementowane mechanizmy definiowania nowych rekordów „dokumentów” gwarantują sprawną obsługę systemu przez każdego z użytkowników.
Dzięki pełnej skalowalności, system dostosowuje ekran roboczy do urządzenia, na którym jest obsługiwany. Warto nadmienić, że zastosowanie dedykowanych modułów instalowanych ze sklepu na urządzeniach typu smartfon, pozwoli usprawnić pracę na systemie poprzez wykorzystanie takich technologii jak RFID/NFC.