5 lat temu – 25 maja 2018 r. – rozpoczęto bezpośrednie stosowanie w obiegu prawnym RODO czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
RODO – zakres wprowadzonych zmian
Szablon regulacji ochrony danych osobowych na świecie – w ciągu minionych 5 lat RODO wywarło istotny wpływ na tworzenie oraz modyfikacje wielu międzynarodowych legislacji z zakresu ochrony danych osobowych. Mimo, iż wspomniane regulacje posiadają różne zapisy, zachowane zostają standardy wyznaczone przez RODO.
Jednolite prawo dla wszystkich państw Unii Europejskiej – jako rozporządzenie unijne, RODO obowiązuje we wszystkich Państwach Członkowskich Unii Europejskiej. Tym samym RODO, jako kluczowa regulacja prawna określająca zasady przetwarzania danych, neutralność technologiczną przepisów czy prawa podmiotów danych, wpływa na zwiększoną ochronę danych osobowych wszystkich obywateli i mieszkańców UE.
Współpraca organów nadzorczych – RODO ustanawia mechanizmy organizacji krajowych organów nadzorczych oraz ich współpracy (w tym tej transgranicznej). Nadmienione organy współpracują ze sobą także w ramach Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD). EROD ustanawia wytyczne, zalecenia oraz opinie zwiększające jednolitą linię orzeczniczą na terenie Unii Europejskiej.
Zwiększona świadomość społeczna – RODO w znaczący sposób wpłynęło na zwiększenie świadomości obywateli UE w zakresie danych osobowych. Dzięki temu obywatele Unii Europejskiej otrzymali narzędzie umożliwiające im podejmowanie decyzji odnośnie tego, co dzieje się z ich danymi osobowymi, w tym prawo prawo dostępu, sprostowania, czy żądania usunięcia danych, jak również prawo do sprzeciwu oraz do przenoszenia danych. Ponadto mogą oni zgłaszać skargi na nieprawidłowe przetwarzanie ich danych osobowych do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zwiększona świadomość administratorów danych – RODO wywarło wpływ na zwiększenie świadomości podmiotów gospodarczych oraz publicznych w zakresie porządkowania obiegu danych w organizacji. Poza tym RODO ustanawia mechanizmy (m.in. uwzględnienie ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych) skutkujące efektywniejszą i bezpieczniejszą gospodarką danymi osobowymi.
Programy do RODO
Jak wspominaliśmy, wprowadzenie RODO zaowocowało licznymi zmianami zarówno w życiu obywateli UE, jak i podmiotów gospodarczych. Z myślą o tych wsparciu podmiotów podlegających obowiązkowi ochrony danych osobowych, powstały aplikacje do samodzielnej obsługi i instalacji na potrzeby kontroli procedur RODO w organizacji. Programem tego rodzaju jest Hogart RODO.
Hogart RODO
Hogart RODO to samodzielne narzędzie instalowane na stacji roboczej lub serwerze. Program zapewnia wsparcie wszystkich procesów wymaganych przez RODO, umożliwiając przy tym zarządzanie użytkownikami, grupami, rolami, w tym nadawanie uprawnień dostępu do poszczególnych podmiotów.
Hogart RODO zapewnia:
- Gromadzenie wszystkich dane w infrastrukturze Klienta,
- Wsparcie wszystkich procesów wymaganych przez RODO,
- Formularze, raporty zgodne z wymogami RODO,
- Przykładowe dane m.in słowniki,
- Rejestry – z możliwością dostosowania do własnej organizacji,
- Możliwość skorzystania z autentykacji domenowej dla użytkowników – integracja z Microsoft Active Directory,
- Eksport danych do formatu PDF, Excel,
- Wbudowany importer danych osobowych z zewnętrznego źródła danych: csv, txt, MS Excel oraz inne,
- Wbudowany mechanizm do powiadomień mailowych – możliwość wysyłania upoważnień,
- Filmy instruktarzowe (instalacja, kreator podmiotu, rejestry etc.),
- Łatwa i szybka instalacja,
- Stały rozwój funkcjonalności.
Audyt RODO
Audyt RODO to usługa polegająca na wykonaniu kompleksowego audytu dokumentacji zawierającej dane osobowe pod kątem zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz zmian wprowadzanych od maja 2018 roku, a także wdrożenia zasad RODO. Polega ona na dokonaniu weryfikacji dokumentów oraz praktyk leżących u podstaw polityki bezpieczeństwa organizacji. Usługa przeprowadzana jest przez ekspertów firmy Hogart oraz kancelarii prawniczej BDO, jednej z pierwszych na polskim rynku firm audytorsko-doradczych.
Audyt RODO obejmuje:
- Opracowanie lub aktualizacja oraz wdrożenie dokumentacji przetwarzania danych osobowych,
- Audyt bezpieczeństwa informacji zgodnie z ISO 27001 oraz opracowanie procedur ochrony danych osobowych oraz zasobów informacyjnych,
- Zgłoszenie zbiorów danych do rejestrów GIODO w każdym przypadku tego wymagającym
- Szkolenie pracowników (w dniu audytu),
- Weryfikację i kontrolę poprawności dokumentacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji,
- Analizę ryzyka w procesach przetwarzania danych osobowych,
- Dostosowanie dokumentacji (polityk, procedur, klauzul i umów),
- 2 miesięczne bezpłatne wsparcie merytoryczne z zakresu wdrożenia i eksploatacji RODO.