Sprawdzanie kandydatów do pracy i pracowników na portalach społecznościowych, takich jak GoldenLine, LinkedIn oraz Facebook jest powszechną praktyką wśród pracodawców. Pozyskują oni w ten sposób różne dane – informacje o poglądach politycznych, religijnych, orientacji seksualnej sprawdzanych osób. Należy się jednak zastanowić – czy te wiadomości są rzeczywiście niezbędne w procesie rekrutacji? Z pewnością nie. Co więcej, UODO w wydanym niedawno poradniku wskazuje, że takie zachowanie pracodawcy jest wręcz niezgodne z prawem.
Dane, potrzebne w procesie rekrutacji
Zgodnie z art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych, obejmujących imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, PESEL, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, wykształcenie, a także przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo pracodawca może żądać innych danych osobowych, jeżeli ich uzyskanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Mowa tutaj między innymi o świadczeniach uzyskiwanych przez pracownika dla członków jego rodziny – środkach na leczenie, dofinansowań wakacji dla dzieci i tak dalej. Możliwe jest również zapytanie o numer rachunku bankowego przy bezgotówkowej formie wypłaty wynagrodzenia.
Nie ma jasnego zakazu, ale…
Katalog, zawarty w art. 221 Kodeksu pracy, nie ma charakteru zamkniętego. W polskim systemie prawnym nie ma również jasnego, oczywistego zakazu pozyskiwania danych osobowych poprzez korzystanie z portali społecznościowych. Trzeba jednak pamiętać o tym, że przeglądając informacje o pracowniku lub kandydacie do pracy, zamieszczone na Facebooku, możliwe jest pozyskanie danych znacznie szerszych, niż wymagałaby tego rekrutacja. W efekcie pracodawca przetwarzałby dane osobowe bez podstawy prawnej. Co więcej, nie zatrudnienie danej osoby z uwagi na wiadomości pozyskane z Facebooka, stanowią przejaw dyskryminacji i mogą narazić pracodawcę na odpowiedzialność odszkodowawczą względem pracownika. UODO w wydanym poradniku podkreśla, że „co prawda rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na „budowanie” przez potencjalnych kandydatów do pracy swojego wizerunku w sieci (…) ale nie oznacza to, że informacje mogą zostać wykorzystane w procesie rekrutacyjnym”.
A co z portalami branżowymi?
Warto jednak wspomnieć o tym, że istnieją portale branżowe, których podstawowym zadaniem jest prezentacja profilu zawodowego osób oraz możliwość znalezienia kandydatów do pracy przez pracodawców. Taka jest chociażby idea portali LinkedIn i GoldenLine. Czy pracodawca może z nich skorzystać? UODO stwierdził, że jest to dopuszczalne, pod warunkiem, że możliwość korzystania z takich portali będzie wiązała się z obowiązkiem podania danych. Chodzi zatem o przejrzystość, transparentność zbierania danych osobowych. Zgoda osoby, której dane dotyczą lub też potrzeba wykonania umowy, będzie podstawą do pozyskiwania, gromadzenia i udostępniania jej danych przez potencjalnego pracodawcę.
Poradnik UODO – w trosce o bezpieczeństwo danych osobowych
Poradnik, wydany przez UODO, wyjaśnia również inne wątpliwości, związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach zatrudnienia pracownika. Między innymi to, czy pracodawca może zachować dane osobowe pracownika, jeżeli CV wpłynęło do pracodawcy, który w danym momencie nie prowadził rekrutacji, jak długo można przetwarzać dane kandydatów do pracy, czy potencjalny pracodawca może zwrócić się do uczelni wyższej z prośbą o potwierdzenie, czy kandydat do pracy uzyskał w niej dyplom, a także czy można skontaktować się z poprzednim pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji na jego temat.