Od 1 października 2018 roku, podmioty zobowiązane do składania sprawozdań finansowych, muszą to robić w formie elektronicznej. Sprawozdania powinny być wysłane w odpowiedniej strukturze logicznej i formacie. Na stronie Ministerstwa Finansów, w Biuletynie Informacji Publicznej, została udostępniona struktura logiczna i format e-sprawozdań.
Postać nieustrukturyzowana e-sprawozdań finansowych
Nie wszystkie podmioty muszą składać e-sprawozdania w strukturze logicznej i formacie udostępnianym przez Ministerstwo. Niektóre jednostki mogą składać e-sprawozdania w formie nieustrukturyzowana. Nadal jednak muszą składać je w formie pliku elektronicznego, możliwego do odczytania na komputerze. Może być to plik tekstowy, graficzny lub mieszany.
Dotyczy to jednostek zobowiązanych do wysyłania sprawozdań finansowych, a nie wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. W takiej formie e-sprawozdania finansowe składają m.in. stowarzyszenia, fundacje, Samodzielne Publiczne Zakłady Opieki Zdrowotnej (SPZOZ).
Inne podmioty mogące wysyłać e-sprawozdania w postaci nieustrukturyzowanej, to jednostki sporządzające sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Ministerstwo Finansów zapowiedziało opublikowanie struktur logicznych oraz formatów, w jakich mają te podmioty sporządzać e-sprawozdania. Do momentu udostępnienia tych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, podmioty te wysyłają e-sprawozdania w postaci elektronicznej według wybranych przez siebie struktury logicznej i formatów lub w formie nieustrukturyzowanej.
Mimo wysyłania e-sprawozdań w odpowiedniej strukturze logicznej i formatach, to część tych sprawozdań będzie miała formą nieustrukturyzowaną. Dotyczy to elementu „Dodatkowe informacje i objaśnienia”. Również inne części e-sprawozdań będą w formie nieustrukturyzowanej np. noty czy uchwały zatwierdzające sprawozdanie. Nie ma dla nich wyznaczonego specjalnego wzorca, dlatego przyjąć należy, że mogą być załączone w formie pliku graficznego.
Osoby podpisujące e-sprawozdania.
E-sprawozdanie finansowe, powinno być podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe i przez kierownika jednostki. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, każdy członek tego organu musi podpisać e-sprawozdanie. Można tego dokonać wyłącznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Podpis kwalifikowany wydany za granicą, użyty do podpisania e-sprawozdań, musi być zgodny z algorytmem XadES.
Dowiedz się więcej na temat aplikacji do wysyłania e-sprawozdań finansowych – Hogart e-Sprawozdania Finansowe.