Elektroniczne Sprawozdania Finansowe (e-Sprawozdania) to nowoczesny format raportowania finansowego, który zastępuje tradycyjne papierowe dokumenty. Kto jest zobligowany do ich sporządzania, jak złożyć e-sprawozdanie finansowe i jakie sankcje grożą za niewysłanie go w terminie? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań dotyczących e-Sprawozdań Finansowych znajdziesz w poniższym artykule.
Czym są e-Sprawozdania Finansowe?
E-Sprawozdania Finansowe to elektroniczne dokumenty zawierające informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Zastępują one tradycyjne – czyli papierowe – sprawozdania. E-Sprawozdania są bardziej efektywne, umożliwiają szybsze przetwarzanie danych i zwiększają transparentność działalności firm. Każde e-Sprawozdanie Finansowe musi zostać sporządzone w odpowiedniej strukturze logicznej i formacie. Struktury logiczne dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, który obowiązuje od 1 października 2018 r. – dalej ustawa o rachunkowości).
Kto jest zobligowany do sporządzania e-Sprawozdań Finansowych?
Obowiązek sporządzania e-Sprawozdań Finansowych dotyczy:
- Firm prowadzących księgi rachunkowe: Firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. To może obejmować spółki kapitałowe (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowe (np. spółki jawne) oraz osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
- Firm prowadzących księgi rachunkowe dobrowolnie: Firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
W praktyce więc obowiązek ten dotyczy podatników podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Wyjątkiem są jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR).
W jaki sposób sporządzić E-Sprawozdanie Finansowe?
E-Sprawozdanie Finansowe to dokument w postaci elektronicznej zapisany w formie pliku w oparciu o zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247). W niniejszych zapisach rozporządzenia wskazane zostały dopuszczalne formaty plików, które spełniają wymogi wskazane dla postaci elektronicznej. Mowa między innymi o formatach takich jak XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, XHTML, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.
To jaki format i strukturę pliku powinien zastosować podmiot sporządzający sprawozdanie finansowe, uzależnione jest między innymi od tego czy:
- podmiot figuruje w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;
- podmiot jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzącym księgi rachunkowe, zobligowanym do sporządzania sprawozdania finansowego;
- podmiot jest emitentem, którego papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym;
- podmiot sporządza sprawozdania finansowe zgodne z MSR.
Jak złożyć e-Sprawozdanie Finansowe?
- Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z MSR zobligowane są do przesyłania sprawozdań jedynie do Krajowego Rejestru Sądowego. Należy tego dokonać w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (zgodnie z art. 69 ustawy o rachunkowości). Zgłoszenia należy dokonać przy wykorzystania systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości.
- Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe i mający obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, zobligowani są do przesyłania sprawozdań jedynie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w terminie złożenia zeznania. Należy tego dokonać przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a zatem za pomocą aplikacji Ministerstwa Finansów bądź też przy użyciu interfejsu webAPI (np. z pomocą dostępnych na rynku aplikacji komercyjnych).
- Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS, zobligowani są do sporządzania sprawozdań finansowych, które przekazują jedynie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Opisywane podmioty powinny tego dokonać w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Do tego celu należy użyć środków komunikacji elektronicznej takich jak wspomniana już aplikacja finansów lub też dedykowany interfejs webAPI (np. przy użyciu programów komercyjnych).
- Spółki cywilne nie muszą przekazywać sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS.
E-Sprawozdanie Finansowe w postaci papierowej – czy jest dopuszczalne?
Począwszy od 01 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP bądź też podpisem osobistym przez osobę wyznaczoną do prowadzenia ksiąg rachunkowych,a także przez kierownika danej jednostki (mowa o całym zarządzie, przy czym możliwe jest zastosowanie oświadczeń przez niektórych członków wspomnianego zarządu). Tym samym nie ma możliwości sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci papierowej (takowe będzie bowiem uznane za kopię opisywanego dokumentu, nie zaś wymagany oryginał). Powyższa zasada odnosi się również do korekt sprawozdań dokonywanych po dniu 01 października 2018 r. One także muszą zostać sporządzone w postaci elektronicznej, nawet pomimo faktu, iż pierwsza wersja opisywanego dokumentu posiadała postać papierową.
E-Sprawozdanie Finansowe w postaci XML – jak je podpisać?
Sprawozdanie finansowe posiadające format XML musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym bądź też podpisem osobistym. Wspomniany podpis musi złożyć osoba, której zlecone zostało prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także kierownik danej jednostki. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, dokument musi zostać opatrzony podpisem każdego z członków tego organu. W wypadku organów wieloosobowych część osób wchodzących w skład kierownika jednostki ma możliwość złożenia (zamiast podpisu) odpowiedniego oświadczenia (w tym przypadku w grę wchodzi również oświadczenie w postaci papierowej). Należy dodać, że w sytuacji gdy oświadczenia posiadają postać papierową, konieczne jest sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Jest to niezbędne, gdyż w innym przypadku oświadczenia nie będą stanowić całości (wraz z E-Sprawozdaniem finansowym), a tym samym nie będą mogły funkcjonować w obrocie gospodarczym.
Jak postąpić w wypadku wygaśnięcia certyfikatu podpisu kwalifikowanego po jego złożeniu, ale przed wysłaniem E-Sprawozdania Finansowego?
Niekiedy ma miejsce sytuacja, w której pomiędzy datą złożenia podpisu kwalifikowanego, a datą wysłania sprawozdania do szefa KAS, certyfikat podpisu wygasa. Jak postąpić w takim wypadku? W opisanej powyżej sytuacji nawet odnowienie podpisu powoduje, że nie ma możliwości zidentyfikowania go jako poprawnego. Wysłanie sprawozdania finansowego za pomocą aplikacji Ministerstwa Finansów skutkować będzie odrzuceniem dokumentu za statusem „weryfikacja podpisów – błąd”. W takim przypadku sprawozdanie finansowe musi zostać wysłane przez ePUAP (na adres Zachodniopomorski US w Szczecinie, adres skrytki: /8xa2k23ncv/SkrytkaESP). Do wspomnianego sprawozdania dołączyć należy osobny dokument, który zawierać będzie potwierdzenie posiadacza opisywanego podpisu, że złożył ten podpis kwalifikowany we wskazanej dacie. Coś istotne to fakt, że dokument ten musi zostać opatrzony podpisem elektronicznym ważnym w dacie wysłania go przez ePUAP.
Niezłożenie E-Sprawozdania Finansowego w terminie – co dalej?
W sytuacji, gdy E-Sprawozdanie Finansowe nie zostanie złożone szefowi KAS w odpowiednim terminie, podmioty na których ciąży powyższy obowiązek, mają możliwość złożenia tak zwanego czynnego żalu (podstawę prawną stanowią przepisy ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy). Aby złożenie czynnego żalu było skuteczne, należy dochować warunków określonych w nadmienionej powyżej ustawie. Jednym z nich jest wskazanie istotnych okoliczności popełnienia czynu zabronionego. Ważna jest również, aby składając czynny żal dopełnić jednocześnie obowiązek informacyjny, a tym samym przekazać sprawozdanie finansowe szefowi KAS.
Czynny żal należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu wg miejsca zamieszkania bądź siedziby podmiotu zobowiązanego. Dokument powinien mieć formę papierową, elektroniczną (przy zachowaniu warunków określonych w Kodeksie karnym skarbowym) bądź ustną (do protokołu). W przypadku postaci elektronicznej czynny żal może zostać złożony przy użyciu platform takich jak eUrząd Skarbowy lub też ePUAP.
Hogart eSprawozdania – program do Elektronicznych Sprawozdań Finansowych
Jak widać na powyższych przykładach, zarówno samo sporządzanie, jak i wysyłka sprawozdań finansowych w formie elektronicznej do odpowiedniego organu, mogą nastręczyć sporych trudności. Aby z łatwością odnaleźć się w gąszczu zawiłości administracyjnych, warto sięgnąć po sprawdzony, godny polecenia program finansowo-księgowy. Przykładowym narzędziem tego rodzaju jest aplikacja Hogart eSprawozdania.
Hogart eSprawozdania to kompletny program umożliwiający zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w formacie (XML) wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. Opisywane narzędzie stanowi również swego rodzaju repozytorium wygenerowanych i przekazanych danych do kontroli wraz z możliwością ich ponownego przywołania, przeglądania, filtrowania i grupowania.
Program Hogart eSprawozdania zapewnia pełną obsługę każdego typu e-sprawozdań finansowych, jednostkowych i skonsolidowanych, w najnowszym schemacie :
- Jednostka mikro
- Jednostka mała
- Jednostka inna
- Bank
- Dom maklerski
- Zakład ubezpieczeń i asekuracji
- Jednostka OP
- Mała jednostka SKOK
- SKOK
Jak wygląda proces przetwarzania danych w aplikacji Hogart eSprawozdania?
Program Hogart eSprawozdania:
- Pobiera dane z widoków MS SQL lub plików XLS oraz zaczytuje je do repozytorium wraz z załącznikami PDF
- Przetwarza dane, waliduje względem schematów XSD i przygotowuje komunikaty XML odpowiadające specyfikacji Ministerstwa Finansów
- Umożliwia podgląd danych
- Podpisuje pliki certyfikatem (program posiada wbudowaną obsługa podpisu elektronicznego każdego dostawcy certyfikatów kwalifikowanych uwzględnionego w wykazie Narodowego Centrum Certyfikacji (http://www.nccert.pl/), w tym także najnowsze wydania podpisów kwalifikowanych KIR Szafir Graphite oraz Simply Sign Certum.
- Przygotowuje pliki XML, odpowiadające wymogon formalnym Ministerstwa Finansów
- Rejestruje i pozwala na przegląd wygenerowanych sprawozdań
- Archiwizuje wysłane dane i umożliwia ich podgląd
- Rejestruje zdarzenia w logach
Więcej informacji na temat programu Hogart eSprawozdania znajdziesz na stronie https://hba.hogart.com.pl/hogart-esprawozdania/.
Hogart Asystent eSprawozdań
Program Hogart eSprawozdania to rozbudowane narzędzie, odpowiednie świetnie sprawdzające się w przypadku firm dużych i średnich. A co z małymi przedsiębiorstwami? Z myślą o potrzebach małych biznesów, firma Hogart stworzyła Astystenta eSprawozdań czyli program w wersji lite do sprawozdań finansowych zgodnych z wymogami Ministerstwa Finansów w dedykowanej strukturze XML.
Program Asystent eSprawozdań to narzędzie umożliwiające zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w formacie XML wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. Asystent eSprawozdań – podobnie jak Hogart eSprawozdania – również jest typem repozytorium wygenerowanych i przekazanych danych do kontroli wraz z możliwością ich ponownego przywołania, przeglądania, filtrowania i grupowania. Warto dodać, że Asystent eSprawozdań umożliwia bezpośrednie importowanie przygotowywanych sprawozdań smsl przy użyciu intuicyjnej metody drag & drop czyli przeciągnij i upuść.
Hogart Asystent eSprawozdań, a Hogart eSprawozdania – na czym polega różnica?
Różnice w programie Hogart Asystent eSprawozdań w stosunku do wersji Hogart eSprawozdania przedstawiają się następująco:
- wersja jednostanowiskowa
- ograniczona ilość wersji e-sprawozdań
- brak serwera baz danych
- brak możliwości interfejsowania do systemu ERP
Więcej informacji na temat programu finansowo-księgowego Hogart Asystent eSprawozdań znajdziesz na stronie https://hba.hogart.com.pl/esprawozdania-lite/.