E-faktury to faktury w formie elektronicznej, wysyłane i odbierane na ustandaryzowanym formularzu poprzez system elektroniczny Ministerstwa Finansów. Rozwiązanie stanowi kolejny krok na drodze do pełnej cyfryzacji kontroli rozliczeń podatkowych.
Od kiedy e-faktury?
5 lutego br. rozpoczęte zostały konsultacje publiczne projektu ustawy nowelizującej przepisy ustawy o VAT, które wprowadzać będą e-faktury. Samo wejście w życie nowych przepisów planowane jest na 1 października 2021 r. Czas na zgłaszanie uwag do wspomnianego projektu upłynął 23 lutego 2021 r. Aktualnie są one na etapie analizy.
Cel wprowadzenia e-faktur
Wdrożenie e-faktur pozwoli fiskusowi na szybsze dotarcie do informacji dotyczących transakcji, jakie dokonywane są przez podatników. Umożliwi to szybsze i sprawniejsze wykrywanie oszustw i wyłudzeń podatkowych, a także efektywniejsze monitorowanie transakcji generujących znaczne straty budżetowe. Opisywany model kontroli transakcji obowiązuje obecnie także w innych krajach Unii Europejskiej m.in. we Włoszech (od 2017 r. dobrowolnie, a od 1 stycznia 2019 r. – obowiązkowo).
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, na wprowadzeniu e-faktur zyskają również sami przedsiębiorcy. Rozwiązanie uprości i przyspieszy rozliczenia pomiędzy kontrahentami (dzięki archiwizacji faktur w bazie Ministerstwa i standaryzacji rozliczeń), a przedsiębiorcy zyskają pewność, że faktura zawsze trafi do wskazanego partnera biznesowego.
Zasada działania e-faktur
Podstawą działania opisywanego rozwiązania jest tzw. model poświadczeń, który opiera się na autoryzacji danej osoby w systemie. Po przejściu uwierzytelnienia przedsiębiorca otrzyma dostęp do wystawionych i otrzymanych faktur ustandaryzowanych. Warto przy tym dodać, że e-faktura zostaje uznana za otrzymaną i wystawioną w dniu nadania numeru, który ją identyfikuje.
Aby zarejestrować podmiot posiadający uprawnienia dostępu do Krajowego Systemu e-faktur, przedsiębiorcy będą musieli złożyć zawiadomienie w urzędzie skarbowym. Poza tym MF pracuje nad umożliwieniem opcji tworzenia faktur we własnych systemach, a następnie przesyłania ich do centralnego systemu. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być korygowane w formie faktury ustrukturyzowanej, a także w formie tradycyjnej.
E-faktury – obowiązek czy wybór przedsiębiorcy?
Przygotowywany przez Ministerstwo Finansów projekt zmian przewiduje dowolność w stosowaniu opisywanego rozwiązania. E-faktury będą zatem kolejną z funkcjonujących form dokumentowania sprzedaży (obok faktur papierowych oraz faktur elektronicznych). MF zachęca jednak do korzystania z e-faktur licznymi korzyściami m.in. możliwością szybszego otrzymania zwrotu VAT (czas oczekiwania zostanie skrócony z 60 do 40 dni). Należy jednak zaznaczyć, że użycie e-faktury będzie wymagało uzyskania zgody kontrahenta, do którego kierowany jest dokument (np. przez zaakceptowanie komunikatu w aplikacji e-Mikofirma).
Wejście w życie obowiązkowych e-faktur planowane jest na rok 2023 r.
Hogart eFaktury
Chętni do korzystania z e-faktur przedsiębiorcy, którzy pracują na własnych systemy finansowo – księgowe, będą potrzebowali dokonać integracji systemów z Krajowym System e-Faktur (aby umożliwić za pomocą odpowiednio przygotowanych procesów eksportu i importu). Godnym polecenia rozwiązaniem zapewniającym osiągnięcie wspomnianego efektu jest aplikacja Hogart eFaktury do KSeF.